Wir haben den Termin-Workflow in RO App aktualisiert. Sie können jetzt Termine erstellen, ohne sie sofort einem bestimmten Mitarbeiter zuzuweisen. Das ist besonders nützlich für Unternehmen, die zunächst eine Kundenanfrage annehmen und später entscheiden, wer die Arbeit ausführt.
Bisher mussten Kunden bei der Online-Terminbuchung einen Mitarbeiter auswählen, und das Feld Zuständiger war beim Erstellen eines Termins im System erforderlich. Dadurch ließen sich Workflows schwerer abbilden, bei denen Termine erst geprüft, qualifiziert oder verteilt werden, nachdem zusätzliche Informationen gesammelt wurden.
Mit diesem Update können Sie Termine ohne Zuständigen erstellen, sie sowohl im Kalender als auch in der Termintabelle anzeigen und später zuweisen, wenn Sie bereit sind.
Warum dieses Update wichtig ist
Viele Unternehmen weisen Arbeit nicht sofort nach der Terminbuchung einem bestimmten Mitarbeiter zu. Stattdessen müssen sie zuerst die Anfrage bestätigen, den Arbeitsumfang klären, die Komplexität bewerten oder die Verfügbarkeit des Teams prüfen.
Beispielsweise kann ein Kunde eine Diagnose, eine Beratung, eine Vorabprüfung oder eine allgemeine Dienstleistung buchen. Zu diesem Zeitpunkt ist möglicherweise noch nicht klar, welcher Mitarbeiter am besten geeignet ist. Sobald die Details bestätigt sind, kann ein Manager oder Administrator den Termin dem passenden Teammitglied zuweisen.
Dieses Update hilft Ihnen dabei:
Termine ohne unnötige Einschränkungen anzunehmen;
die Pflicht für Kunden zu entfernen, einen Mitarbeiter auszuwählen, wenn dies nicht erforderlich ist;
Termine später Mitarbeitern zuzuweisen;
nicht zugewiesene Termine einfach zu erkennen und zu verwalten.
Neue Einstellung für die Online-Terminbuchung
Die neue Einstellung Schritt zur Mitarbeiterauswahlschritt anzeigen ist jetzt unter Einstellungen > Öffentliche Seiten > Online-Termin verfügbar.
Standardmäßig ist diese Einstellung aktiviert, sodass Ihr bestehender Ablauf der Online-Terminbuchung unverändert bleibt: Kunden wählen einen Mitarbeiter, eine Dienstleistung und ein verfügbares Zeitfenster aus.
Wenn Sie diese Einstellung deaktivieren, wird der Schritt zur Mitarbeiterauswahl aus dem Buchungsablauf entfernt. Nach Auswahl eines Standorts und einer Dienstleistung sehen Kunden sofort verfügbare Zeitfenster basierend auf den Arbeitszeiten des Standorts. Der Termin wird dann ohne Zuständigen erstellt.
Wie die Zeitauswahl ohne Mitarbeiter funktioniert
Wenn der Schritt zur Mitarbeiterauswahl deaktiviert ist, werden verfügbare Zeitfenster auf Basis der Arbeitszeiten des Standorts und nicht anhand individueller Mitarbeiterpläne generiert.
Das bedeutet, dass Kunden die allgemeine Verfügbarkeit des Standorts sehen, nicht den Zeitplan eines bestimmten Mitarbeiters.
Dieser Ansatz eignet sich ideal für Unternehmen, die die Online-Terminbuchung als erste Anfrage oder Zeitreservierung nutzen und nicht als endgültigen Termin mit einem bestimmten Spezialisten.
Termine ohne Zuständigen erstellen
Das Feld Zuständiger ist beim manuellen Erstellen eines Termins nicht mehr erforderlich.
Lassen Sie das Feld einfach leer, um einen nicht zugewiesenen Termin zu erstellen. Sie können alle anderen Termindetails wie gewohnt ausfüllen und den Termin später zuweisen, sobald Sie festgelegt haben, wer den Auftrag bearbeiten soll.
Nicht zugewiesene Termine im Kalender finden
Damit nicht zugewiesene Termine leicht verwaltet werden können, enthält der Kalender jetzt einen eigenen Bereich Nicht zugewiesen.
Dieser Bereich erscheint oben in der Mitarbeiteransicht und enthält alle Termine, die noch keinem Mitarbeiter zugewiesen wurden. So können Manager leicht erkennen, welche Anfragen noch verteilt werden müssen.
In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht des Kalenders können Sie den Zeitplan außerdem so filtern, dass nur nicht zugewiesene Termine angezeigt werden.
Anwendungsfälle
Autowerkstätten
Ein Kunde bucht eine Fahrzeugdiagnose oder eine Vorabprüfung. Zum Zeitpunkt der Buchung ist noch nicht klar, ob ein Autoelektriker, Motorspezialist, Fahrwerkstechniker oder ein anderer Experte benötigt wird.
Mit nicht zugewiesenen Terminen kann die Werkstatt die Anfrage zunächst annehmen und sie nach der Prüfung dem richtigen Techniker zuweisen.
Medizinische und Beauty-Dienstleistungen
Ein Kunde bucht eine Erstberatung, ohne einen bestimmten Spezialisten auszuwählen. Ein Administrator weist den Termin später je nach Verfügbarkeit, Spezialisierung und Auslastung einem Arzt, Therapeuten, Kosmetiker oder Berater zu.
Dieser Workflow ist ideal für Kliniken, Beauty-Salons und Wellness-Zentren.
Außendienstunternehmen
Ein Kunde fordert eine Installation, Vor-Ort-Reparatur oder Wartung an. Bevor der Auftrag zugewiesen wird, muss das Unternehmen die Adresse bestätigen, den erforderlichen Arbeitsumfang bewerten oder bestimmen, welches Team verfügbar ist.
Manager können den Termin zunächst annehmen und ihn zuweisen, sobald die Details bestätigt sind.
Reparaturbetriebe
Ein Kunde bucht eine Diagnose für ein Smartphone, einen Laptop oder ein anderes Gerät. Der passende Techniker ist möglicherweise erst bekannt, nachdem das Gerät geprüft wurde.
Der Administrator kann den Termin annehmen, ohne ihn sofort zuzuweisen, und ihn später anhand der Reparaturanforderungen und der aktuellen Auslastung an den richtigen Spezialisten weiterleiten.
Update der Public API
Wir haben außerdem die Public API aktualisiert, um nicht zugewiesene Termine zu unterstützen. Bei Terminen ohne Zuständigen gibt das Feld assignee_id in den Methoden zum Abrufen von Terminen den Wert null zurück. Beim Erstellen eines Termins über die API ist das Feld assignee_id nicht mehr erforderlich.
Wenn Sie Fragen, Vorschläge oder Feedback zu diesem Update haben, kontaktieren Sie uns bitte über den Support-Chat.