Eine effektive Buchhaltung und Transparenz bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind zentrale Bestandteile der Teamführung und der Unternehmensfinanzen. Um die Analyse der bereits im System berechneten Daten zu erleichtern, wurde ein neuer „Lohn- und Gehaltsbericht“ eingeführt, der Informationen aus den Modulen „Gehaltsabrechnung Berechnung“ und „Gehaltsabrechnungsrückstellungen“ in einer einzigen Oberfläche zusammenfasst.
Der aktualisierte Bericht „Gehaltsabrechnung“ ist ein Werkzeug zur schnellen Analyse der berechneten und zurückgestellten Lohn- und Gehaltssumme des Unternehmens. Inhaber und manager erhalten sowohl eine Gesamtübersicht (Grundgehalt, Provisionen, Boni, Strafen) als auch flexible Aufschlüsselungen – bis hin zu einer bestimmten Regel, einem Beleg oder einer Position –, wobei die gewohnte Logik der Datenüberprüfung (Mitarbeiter → Regel → Beleg → Betrag) beibehalten wird. Gleichzeitig kann die Finanzabteilung problemlos zwischen „Live“-Berechnungen und einer festen historischen Ansicht für vergangene Zeiträume wechseln, und flexible Rolleneinstellungen ermöglichen lokale Einschränkungen der Datensichtbarkeit nach Mitarbeiter oder Standort.
Wichtiger Hinweis: Dieser Bericht konzentriert sich ausschließlich auf berechnete und aufgelaufene Beträge und spiegelt keine tatsächlichen Zahlungen oder Barauszahlungen wider.
In diesem Artikel werden wir uns im Detail ansehen, wie Sie Zugriffsebenen für den Bericht konfigurieren, Filter korrekt anwenden und die fertigen Daten exportieren.
So konfigurieren Sie den Zugriff auf den Bericht
Der Zugriff auf den Bericht wird für jede Rolle separat auf der Seite Einstellungen → Mitarbeiter → Rollen im Fenster der gewünschten Rolle konfiguriert.
Aktivieren Sie zunächst im Abschnitt „Berichte“ die Berechtigung „Gehaltsabrechnung“. Damit legen Sie fest, ob der Benutzer den Bericht „Gehaltsabrechnung“ öffnen darf.
Legen Sie anschließend im Abschnitt „Zugriff“ fest, welche Mitarbeiterdaten der Benutzer im Bericht einsehen darf:
Nur meine Gehaltsabrechnung — der Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Daten;
Alle Mitarbeiter — vollständiger Zugriff auf die Daten der gesamten Belegschaft;
Ausgewählte Mitarbeiter — Zugriff nur auf die Gehaltsabrechnungen aus einer bestimmten Liste von Personen.
Diese Einstellungen gelten ausschließlich für den neuen Bericht und haben keine Auswirkungen auf andere Bereiche des Systems.
So erstellen Sie einen Bericht
Der Bericht ist auf der Seite Berichte > Finanzen > Gehaltsabrechnung verfügbar.
Um die gewünschten Daten anzuzeigen, verwenden Sie die Filter:
Zeitraum (erforderlich) – definiert den Zeitbereich des Berichts. Im Modus „Berechnet“ gibt er den Zeitraum an, für den Berechnungen angezeigt werden, und im Modus „Rückgestellt“ den Zeitraum, den die erfassten Gehaltsabrechnungsrückstellungen abdecken.
Quelle (erforderlich) – gibt an, woher das System die Informationen bezieht:
Berechnet – der Bericht zeigt aktuelle Daten an, die sich ändern können, sobald die Berechnungen selbst aktualisiert werden;
Rückgestellt – der Bericht zeigt Gehaltsabrechnungsrückstellungen an, die bereits abgeschlossen sind.
Standort – ermöglicht die Auswahl bestimmter Standorte. Dieser Filter ist nur im Modus Berechnet verfügbar, da Gehaltsabrechnungsrückstellungen nicht an einen Standort gebunden sind.
Die Liste umfasst:
Unternehmen – Datensätze, die nicht an einen bestimmten Standort gebunden sind, einschließlich Grundgehalt, Strafen, Prämien und Provisionen, die auf Ereignissen oder Belegen ohne Standortangabe basieren;
Dem Benutzer verfügbare Standorte – Prämien, die auf der Grundlage von Belegen für den entsprechenden Standort berechnet wurden.
Beispiel:
Wenn Sie nur „Unternehmen“ auswählen – enthält der Bericht ausschließlich allgemeine Abrechnungsbeträge, die nicht an einen Standort gebunden sind: Grundgehalt, Strafen, Prämien und Provisionen, die nicht standortspezifisch sind.
Wenn Sie einen bestimmten Standort auswählen – zeigt der Bericht nur die Provisionen an, die auf der Grundlage von Dokumenten für diesen Standort generiert wurden.
Wenn Sie „Unternehmen“ mit mehreren Standorten kombinieren – kombiniert der Bericht allgemeine Daten mit Details für jeden ausgewählten Standort.
Wenn Sie „Alle“ auswählen – enthält der Bericht alle Daten, unabhängig vom Standort.
Mitarbeiter – hier können Sie einen, mehrere oder alle verfügbaren Mitarbeiter auswählen. Der Inhalt dieses Filters passt sich automatisch an die Zugriffsrechte der Mitarbeiterrolle an, die den Bericht erstellt:
Wenn der Zugriff auf die eigene Gehaltsabrechnung beschränkt ist, ist der Filter nicht verfügbar;
im Modus „Ausgewählte Mitarbeiter“ werden nur Mitarbeiter aus der genehmigten Liste angezeigt;
im Modus „Alle“ werden alle Mitarbeiter angezeigt, auf die der Benutzer in diesem Bericht Zugriff hat.
Position – ermöglicht es Ihnen, den Bericht auf Mitarbeiter mit einer oder mehreren ausgewählten Positionen zu beschränken. Im Filter sind nur jene Positionen verfügbar, die Mitarbeitern innerhalb der konfigurierten Berichtszugriffsberechtigungen entsprechen;
wenn mehrere Positionen ausgewählt sind, zeigt der Bericht Mitarbeiter an, die eine der ausgewählten Positionen innehaben;
wenn die Position eines Mitarbeiters nicht angegeben ist, wird dieser Mitarbeiter in die Gruppe „Nicht angegeben“ eingeordnet.
Nehmen wir beispielsweise an, ein Unternehmen hat 10 Mitarbeiter in den Positionen „Manager“, „Kassierer“ und „Verwaltungsmitarbeiter“.
Filter „Mitarbeiter“:
Wenn die Rolle eines Benutzers über die Zugriffsberechtigung „Nur meine Gehaltsabrechnung“ verfügt, ist der Filter „Mitarbeiter“ nicht verfügbar, und der Bericht zeigt sofort nur Daten für diesen Benutzer an.
Wenn die Rolle auf „Ausgewählte Mitarbeiter“ mit einer Liste von beispielsweise 4 Personen (Harrisson, Korniezhko, Milton, Miller) eingestellt ist, können Sie im Filter eine, mehrere oder alle vier davon auswählen; die übrigen 6 Mitarbeiter erscheinen nicht in der Liste.
Wenn die Rolle Zugriff auf „Alle Mitarbeiter“ hat, stehen alle 10 Mitarbeiter des Unternehmens im Filter zur Auswahl.
Filter „Position“:
Für einen Benutzer mit Zugriff auf 4 ausgewählte Mitarbeiter (2 „Manager“ und 2 „Kassierer“) erscheinen im Filter „Position“ nur die Optionen „Manager“ und „Kassierer“ – „Administrator“ wird nicht angezeigt, da keiner der verfügbaren Mitarbeiter diese Position innehat.
Wenn Sie gleichzeitig sowohl „Manager“ als auch „Kassierer“ auswählen, zeigt der Bericht alle Mitarbeiter in beiden Positionen an (d. h. alle 4 verfügbaren Mitarbeiter).
Wenn für einen der Mitarbeiter im System keine Position angegeben ist, wird er in eine separate Gruppe „Nicht angegeben“ eingeordnet, die ebenfalls im Filter zur Auswahl steht.
Klicken Sie nach der Konfiguration der Filter auf „Übernehmen“.
Was der Bericht anzeigt
Der Bericht zeigt Informationen zur Gehaltsabrechnung Berechnung oder zu den Gehaltsabrechnungsrückstellungen für die ausgewählten Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum an.
Gesamtübersicht pro Mitarbeiter
Für jeden Mitarbeiter werden die folgenden Felder angezeigt:
Position
Basisgehalt
Provisionen
Strafen
Boni
Gesamt
Berechnungsformel:
Gesamt = Basisgehalt + Provisionen + Boni − Strafen
Im Modus „Berechnet“ entspricht „Gesamt“ dem aktuellen Betrag der berechneten Lohnabrechnung für den ausgewählten Zeitraum.
Im Modus „Rückgestellt“ entspricht „Gesamt“ der Summe der bereits erfassten Gehaltsabrechnungsrückstellungen, die in den ausgewählten Zeitraum fallen.
Aufschlüsselung nach Mitarbeiter
Wenn Sie die Karte eines Mitarbeiters aufklappen, stehen zwei Abschnitte zur Verfügung:
1. Basisgehalt, Strafen und Boni. Dieser Abschnitt enthält Datensätze zu Basisgehalt, Strafen und Boni, die in den ausgewählten Berichtszeitraum fallen. Für jeden Datensatz sind Datum und Uhrzeit, Beleg sowie Betrag angegeben. Dabei kann es sich um Basisgehaltsabrechnungen, Strafen oder Boni handeln.
2. Provisionen. Dieser Abschnitt enthält alle Provisionen, die auf der Grundlage konfigurierter Regeln/Ereignisse für den ausgewählten Zeitraum berechnet wurden. Die Einträge sind nach Provisionsregel oder -ereignis gruppiert – dem Namen der Regel oder des Ereignisses, anhand dessen die Provision berechnet wurde.
Klicken Sie auf das Fragezeichen, um die für die Berechnung verwendete Regel anzuzeigen.
Innerhalb jeder Abrechnungsgruppe werden folgende Informationen angezeigt:
Datum und Uhrzeit;
Beleg – der Beleg, auf dessen Grundlage die Provision berechnet wurde; klicken Sie auf die Nummer, um ihn zu öffnen;
Produkt- oder Dienstleistungsname – der konkrete Posten (Produkt, Dienst oder Arbeit), für den die Provision berechnet wurde; dieses Feld ist leer, wenn die Provision auf Beleg- oder Ereignisebene berechnet wurde;
Betrag – der Provisionsbetrag.
Der Gesamtprovisionsbetrag für jede einzelne Gruppe wird unterhalb dieser Gruppe angezeigt.
Drucken und Exportieren
Sie können einen neuen Abrechnungsbericht bequem direkt aus dem System ausdrucken oder als PDF speichern. Die gedruckte Version zeigt oben den Titel, den Zeitraum, den Standort, die ausgewählten Mitarbeiter, die Datenquelle sowie das Datum, die Uhrzeit und den Namen der Person, die den Bericht erstellt hat.
Das Drucklayout entspricht genau der Bildschirmdarstellung: detaillierte Zahlungsblöcke für jeden Mitarbeiter, Summen pro Block und die Gesamtsumme. Das System wendet Zugriffsrechte an, sodass nur diejenigen Mitarbeiter im Ausdruck erscheinen, für deren Anzeige der Benutzer berechtigt ist.
Für eine tiefergehende Analyse oder die Bearbeitung in Excel können Sie den Bericht als Tabellenkalkulationsdatei herunterladen. Die exportierte Datei enthält umfassende Details: Mitarbeiterinformationen, Position, Zahlungsarten (Grundgehalt, Provisionen, Strafen oder Prämien), Daten, Regeln/Ereignisse, Kommentare und konkrete Beträge. Alle Daten in der Datei entsprechen genau den von Ihnen festgelegten Filtern und Ihren persönlichen Zugriffsrechten auf den Lohn- und Gehaltsbericht.
