Wenn ein Unternehmen mehrere Lager, Filialen oder Abteilungen hat, werden Waren zwischen ihnen nicht immer mit eigenem Transport geliefert. Häufig werden dafür Post- und Logistikdienstleister beauftragt.
Jetzt lässt sich diese Lieferung in RO App direkt in der Übertragung verfolgen: Mit ihr wird eine Sendung mit Nummer, Transporteur und aktuellem Status verknüpft. Wenn der Transporteur die Verfolgung unterstützt, wird der Status der Übertragung automatisch aktualisiert.
So bleiben die Lagerübertragung und ihre tatsächliche Lieferung Teil eines Prozesses.
Sendung erstellen und verknüpfen
In den Aktionen der Übertragung können Sie über einen verbundenen Transporteur eine neue Sendung erstellen oder eine bestehende verknüpfen.
Die Aktion "Sendung erstellen" beginnt mit der Auswahl des Transporteurs – danach öffnet sich dessen gewohntes Formular, in dem ein Teil der Absender- und Empfängerdaten automatisch aus den Lagereinstellungen übernommen wird.
Wenn die Sendung im Konto des Transporteurs bereits erstellt wurde, nutzen Sie die Aktion "Sendung verknüpfen": Wählen Sie den Transporteur aus und geben Sie die Sendungsnummer ein.
Die Nummer lässt sich auch dann speichern, wenn der gewünschte Transporteur nicht unter den verbundenen Integrationen ist – dafür gibt es in der Liste die Option "Anderer Transporteur". RO App speichert eine solche Nummer in der Übertragung, die automatische Verfolgung ist dafür jedoch nicht verfügbar.
Bei einer verknüpften Sendung können Sie ihre Details ansehen oder sie von der Übertragung entkoppeln. Welche Aktionen verfügbar sind, hängt von den Möglichkeiten der jeweiligen Integration ab.
Mitarbeiter mit dem Recht, Übertragungen zu bearbeiten, können Sendungen erstellen, verknüpfen und entkoppeln.
Bitte beachten: Beim Entkoppeln wird nur die Verbindung zwischen Sendung und Übertragung in RO App entfernt. Die Sendung selbst wird im Konto des Transporteurs nicht storniert.
Kontaktdaten der Lager
In den Lagereinstellungen können Sie einen "Kontakt für Sendungen" angeben – die Kontaktperson und die Adresse, die für Sendungen verwendet werden.
Wenn für eine Übertragung eine Sendung erstellt wird, liefert das Ausgangslager die Absenderdaten und das Ziellager die Empfängerdaten.
RO App übernimmt Vorname, Nachname, Telefonnummer, Land und Adresse automatisch, sodass Sie diese Daten nicht jedes Mal eingeben müssen. Bei Bedarf können Sie sie direkt vor dem Erstellen der Sendung ändern.
Der Kontakt ist optional – ohne ihn lassen sich die erforderlichen Daten manuell eingeben.
Automatische Lieferverfolgung
Wenn ein verbundener Transporteur die Verfolgung unterstützt, lassen sich seine Status den Status der Übertragung zuordnen.
Meldet der Transporteur zum Beispiel, dass die Sendung angenommen wurde, zwischen Filialen unterwegs ist oder am Ziel angekommen ist, setzt RO App die Übertragung automatisch auf den entsprechenden Status.
Bitte beachten: Automatisch ändern sich nur Status aus der Gruppe "Lieferung". Die Annahme der Waren im Lager und der Abschluss der Übertragung bleiben Aufgabe Ihrer Mitarbeiter.
So kann die physische Lieferung den Übertragungsprozess automatisch aktualisieren, ohne in die Lagerbuchhaltung einzugreifen.
Sendungen in der Übertragungsliste
In der Übertragungsliste ist eine Spalte mit Sendungen erschienen: Logo des Transporteurs, Nummer und aktueller Lieferstatus. Die Nummer lässt sich kopieren, und per Klick öffnen sich die Sendungsdetails, wenn die Integration das unterstützt.
Bei Nummern, die über die Option "Anderer Transporteur" gespeichert wurden, wird in der Spalte nur die Nummer angezeigt.
Sendungen sind auch im Export enthalten – Transporteur und Sendungsnummer werden als separate Spalten exportiert.
Die Aktionen für Sendungen funktionieren nach demselben Prinzip wie in Aufträgen. Die Details finden Sie in der Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen und Verknüpfen einer Sendung in einer Übertragung.
Wenn Sie Fragen zur Arbeit mit Sendungen haben, schreiben Sie uns bitte im Support-Chat – wir sind immer für Sie da.