Konfigurieren Sie die Rechnungsnummernvorlage
Um die Vorlage für die Rechnungsnummern zu konfigurieren, gehen Sie auf die Seite Einstellungen > Allgemein > Rechnungen.
Hier finden Sie das Feld „Rechnungsnummernvorlage“. Sie können sowohl Zeichen als auch verschiedene Variablen dafür festlegen:
{C} – Rechnungszähler;
{D} – aktueller Tag;
{M} – aktueller Monat;
{Y} – aktuelles Jahr.
Die Variable {C} kann angepasst werden.
Beispielsweise ist {C:3} ein dreistelliger Zähler, der links mit einer „0“ aufgefüllt wird.
Kombinieren Sie Variablen, um intuitive Vorlagen zu erstellen!
Sie können nicht nur die Rechnungsnummernvorlage anpassen, sondern auch die Rechnungsnummerierung. Klicken Sie dazu auf ein Beispiel für eine Rechnungsnummer und bearbeiten Sie den Zähler im sich öffnenden Fenster.
Einstellungen für die Erstellung von Rechnungen
1. Standardmäßige juristische Person
Auf der Seite Einstellungen > Allgemein > Rechnungen können Sie die juristische Person auswählen, die beim Erstellen einer neuen Rechnung automatisch ersetzt wird. Bei Bedarf können Sie die juristische Person beim Erstellen der Rechnung direkt in der Rechnung manuell ändern.
2. Gültigkeitsdauer der Rechnung
Geben Sie die Anzahl der Tage an, während derer die Rechnung ab dem Ausstellungsdatum gültig bleibt. Das Zahlungsziel kann bei der Rechnungserstellung manuell geändert werden. Wenn die Rechnung nicht bis zum angegebenen Datum bezahlt wird, gilt sie als überfällig.
3. Darstellung des Auftrags
Wählen Sie aus, wie die Aufträge auf der Rechnung angezeigt werden sollen:
Detailliert – Jeder Artikel und jede Dienstleistung aus dem Auftrag wird als separate Zeile in die Rechnung aufgenommen. Über der Positionsliste werden die Nummer und der Status des jeweiligen Auftrags angezeigt.
Vereinfacht – Jeder ausgewählte Auftrag wird der Rechnung in einer einzigen Zeile mit dem Gesamtbetrag des Auftrags hinzugefügt. Bei Auswahl dieser Darstellungsart werden die Auftragsnummern nur als Referenzinformation zur Identifizierung der Aufträge angezeigt, ohne dass deren Inhalt im Detail aufgeführt wird.
Eine Zeile – alle ausgewählten Aufträge werden in einer einzigen Zeile zur Rechnung hinzugefügt. Bei mehreren Aufträgen werden deren Nummern als Tags angezeigt. Bei Bedarf kann für diese Zeile eine beliebige Bezeichnung angegeben werden. Diese Option eignet sich, wenn eine Rechnung über mehrere Aufträge erstellt werden soll, die dabei kompakt und übersichtlich bleiben sollen. In diesem Fall werden die Auftragsnummern lediglich als Referenzangaben zur Identifizierung der Aufträge angezeigt, ohne dass deren Inhalt im Detail aufgeführt wird.
Die ausgewählte Option wird standardmäßig beim Hinzufügen von Aufträgen zu Rechnungen verwendet.
4. Verbot rückdatierter Rechnungen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Rückdatierung von Rechnungen verhindern“, um zu verhindern, dass die Rechnung zu einem Datum vor ihrem Erstellungsdatum geschlossen wird. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und eine genaue Abrechnung der Finanztransaktionen zu gewährleisten.
Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig aktiviert.
Klicken Sie nach dem Vornehmen von Änderungen auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Zahlung von Rechnungen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Online-Zahlungen aktivieren, um die automatische Erstellung von Zahlungslinks für Rechnungen zu aktivieren. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie eine der Integrationen mit Zahlungsdiensten verbinden: Mollie, Stripe.
Nachdem Sie dieses Kontrollkästchen aktiviert haben:
Händler – geben Sie den Händler an, der Zahlungen über Zahlungslinks erhalten soll;
Zahlungslinks im Status erstellen – wählen Sie den Status der Rechnung, für die der Zahlungslink erstellt werden soll.
Bei Zahlung Rechnung in Status übertragen: Wählen Sie den Status, in den die Rechnung übertragen werden soll, wenn die Zahlungslinks bezahlt wurden.
Nachdem Sie die Einstellungen vorgenommen haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.