Wir freuen uns, Ihnen ein Update vorstellen zu können, das die Verwaltung von Arbeitsaufträgen für Dienstleistungs- und Einzelhandelsunternehmen in RO App verbessert. RO App bietet nun Kostenvoranschläge (als separates Systemdokument) und die Möglichkeit, Produkte zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, ohne sie aus dem Lagerbestand abzuziehen.
Mit diesem Update können Sie:
Erstellen Sie so viele Kostenvoranschläge wie nötig für einen Kunden, basierend auf den verschiedenen Optionen, die Sie anbieten können.
Senden Sie alle Kostenvoranschläge zur Kostenvereinbarung an den Kunden.
Verfolgen Sie die Schätzungsphasen mit spezifischen Statusangaben.
Wandeln Sie einen vereinbarten Kostenvoranschlag mit zwei Klicks in einen Arbeitsauftrag um und fahren Sie mit der Bearbeitung fort, ohne alle Daten erneut eingeben zu müssen.
Fügen Sie Artikel zu Arbeitsaufträgen hinzu, auch solche, die derzeit nicht auf Lager sind (zum Produktkatalog hinzugefügt), um sie später beim Lieferanten zu bestellen und diese Arbeitsaufträge einfach in der Tabelle zu finden, um erhaltene Artikel vom Lagerbestand abzuziehen.
Lassen Sie uns die Details des Updates genauer betrachten, damit Sie alle neuen Funktionen genau verstehen.
So aktivieren Sie Kostenvoranschläge und das Hinzufügen von Produkten zu Arbeitsaufträgen ohne Bestandsabzug
Wenn Sie sich in der Testphase befinden, können Sie standardmäßig Kostenvoranschläge erstellen und Produkte zu Arbeitsaufträgen hinzufügen, ohne dass dabei Abzüge vorgenommen werden.
Wenn Sie ein Abonnement mit einem Tarif von Hobby bis Enterprise haben, müssen Sie diese Funktion aktivieren. Sie können sowohl Kostenvoranschläge als auch die Möglichkeit, Artikel ohne Abzug zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, auf der Seite Einstellungen > Allgemein im Abschnitt Arbeitsaufträge aktivieren.
Wie man Kostenvoranschläge erstellt und bearbeitet
Kostenvoranschläge sind eng mit Arbeitsaufträgen verknüpft und werden in derselben Tabelle gespeichert. Neben der Schaltfläche zum Erstellen von Arbeitsaufträgen finden Sie eine neue Schaltfläche „+ Kostenvoranschlag“.
Die Arten und Sätze von Feldern in Kostenvoranschlägen spiegeln die Arbeitsauftragsformulare vollständig wider. Wenn Sie einen Kostenvoranschlag in einen Arbeitsauftrag umwandeln, werden alle eingegebenen Daten automatisch von einem Dokument in das andere übertragen, sodass Sie keine Kostenvoranschlagsformulare konfigurieren und Daten separat erneut eingeben müssen. Dieser Artikel enthält eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen eines neuen Kostenvoranschlags.
In der Tabelle können Sie Kostenvoranschläge und Arbeitsaufträge anhand ihres Status unterscheiden – Arbeitsaufträge haben einen ausgefüllten Status, während Kostenvoranschläge einen durchgestrichenen Status haben. Außerdem können Sie die Tabelle nach Kostenvoranschlagsstatus filtern.
Beachten Sie, dass Schätzungen und Arbeitsaufträge neben Typen und Formularen auch eine gemeinsame Nummerierung, Zugriffseinstellungen, Benachrichtigungen, Dokumentvorlagen usw. haben.
Wie sich Kostenvoranschläge von Arbeitsaufträgen unterscheiden
Trotz zahlreicher Gemeinsamkeiten weisen Schätzungen erhebliche Unterschiede zu Arbeitsaufträgen auf:
Schätzungen beinhalten keine Finanztransaktionen.
Schätzungen haben keinen Einfluss auf die Kontostände der Kunden.
Keine Vermögensübertragungen aufgrund des Status.
Separater Status-Trichter. Derzeit können Sie nur Systemstatus verwenden, aber bald werden Sie benutzerdefinierte Status für Schätzungen konfigurieren können.
Es gibt keinen Lagerbestandsabzug. Da Sie zu diesem Zeitpunkt keine Produkte verkaufen, sondern lediglich die Kosten für einen zukünftigen Arbeitsauftrag schätzen, werden Lagerbestandsabzüge nicht erwähnt.
Mitarbeiter erhalten keine Provisionen für Kostenvoranschläge, die auf den für Arbeitsaufträge konfigurierten Regeln basieren.
Wie man einem Kunden einen Kostenvoranschlag unterbreitet
Sie können Ihrem Kunden einen Kostenvoranschlag auf verschiedene Weise zukommen lassen:
Senden Sie dem Kunden ein Dokument per E-Mail.
Speichern Sie einen Kostenvoranschlag als PDF-Datei und senden Sie ihn über WhatsApp.
Drucken Sie das Dokument aus.
Außerdem wird es bald ein Online-Formular für Kostenvoranschläge geben, sodass Sie Ihren Kunden einen Link senden können, über den sie den Kostenvoranschlag digital überprüfen und akzeptieren können. Sobald die Option zum Anhängen von Dateien verfügbar ist, können Sie einen Kostenvoranschlag auch als PDF-Datei über Chats versenden.
Kostenvoranschläge verfügen nicht über separate Druckvorlageneinstellungen, aber fast alle Variablen für Arbeitsaufträge funktionieren auch für Kostenvoranschläge. Einige Ausnahmen sind Variablen wie {Paid}, {Product Warehouse} und {Product Bin Location}, die Informationen zu früheren Zahlungen oder Lagerdaten liefern. Daher können Sie eine spezielle Dokumentvorlage für die Dokumentgruppe „Arbeitsaufträge” erstellen und diese für Kostenvoranschläge verwenden.
Wie man Kostenvoranschläge in Arbeitsaufträge umwandelt
Wenn der Kunde den Kostenvoranschlag akzeptiert, ist es an der Zeit, ihn in einen Arbeitsauftrag umzuwandeln, indem Sie seinen Status auf „Auftrag erstellt” ändern. Der Arbeitsauftrag hat denselben Typ und dieselbe Form wie der Kostenvoranschlag, und alle im Kostenvoranschlag eingegebenen Daten werden übertragen. Der gesamte bisherige Zeitplan bleibt ebenfalls im Ereignis-Feed erhalten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Schließen eines Kostenvoranschlags finden Sie hier.
Beachten Sie, dass aus Kostenvoranschlägen erstellte Arbeitsaufträge als unvollständig markiert sind, da sie Produkte enthalten, für die ein Lagerbestandsabzug erforderlich ist.
Bisher führte das Hinzufügen von Produkten zu einem Arbeitsauftrag in RO App zu einer sofortigen Bestandsabnahme aus dem Lager, und Sie mussten ein bestimmtes Lager angeben. RO App weiß nicht, aus welchem Lager die einzelnen Artikel abgezogen werden sollen, wenn ein Kostenvoranschlag in einen Arbeitsauftrag umgewandelt wird. Daher werden diese Artikel mit der im Kostenvoranschlag angegebenen Menge zum Arbeitsauftrag hinzugefügt, aber die Bestandsabnahme ist in diesem Fall ein separater Schritt der Arbeitsauftragsbearbeitung.
Wie man unvollständige Arbeitsaufträge verwaltet
In der Tabelle sind unvollständige Arbeitsaufträge mit einem speziellen Symbol gekennzeichnet, das darauf hinweist, dass sie Produkte enthalten, die noch vom Lagerbestand abgezogen werden müssen. Mit dem neuen Symbol „Unvollständig“ können Sie die Arbeitsauftragstabelle ganz einfach filtern.
Bitte beachten Sie, dass unvollständige Arbeitsaufträge derzeit nicht in der RO Mobile App angezeigt werden. Diese Dokumente werden jedoch in Kürze unterstützt werden.
Beachten Sie, dass ein unvollständiger Arbeitsauftrag nicht in den Status fertig oder geschlossen überführt werden kann.
Beachten Sie, dass ein unvollständiger Arbeitsauftrag nicht in den Status „fertig“ oder „geschlossen“ überführt werden kann. Sie müssen die Menge der abgezogenen Produkte an die Werte in der Arbeitsauftragstabelle anpassen oder die Menge der hinzugefügten Artikel im Arbeitsauftrag reduzieren. Außerdem können Sie nicht mehr Artikel aus dem Lagerbestand abziehen als angegeben.
Ausführliche Anweisungen zum Abziehen zuvor hinzugefügter Positionen in Arbeitsaufträgen finden Sie in dieser Anleitung.
Bevorstehende Aktualisierungen für Kostenvoranschläge und Arbeitsaufträge
In Kürze können Sie damit rechnen, dass Sie den Status von Kostenvoranschlägen individuell anpassen und über eine API automatisch Arbeitsaufträge mit vorab ausgefüllten Listen von Produkten und Dienstleistungen erstellen können. Die folgenden Aktualisierungen werden enthalten sein:
Unterstützung für unvollständige Arbeitsaufträge und die Möglichkeit, Produkte zu Arbeitsaufträgen hinzuzufügen, ohne sie aus dem Lagerbestand in RO Mobile App abzuziehen.
Berichte über die Umwandlung von Kostenvoranschlägen in Arbeitsaufträge.
Die Möglichkeit, aus Leads Kostenvoranschläge zu erstellen.
Ein Webformular, über das Ihre Kunden Kostenvoranschläge einsehen und akzeptieren können.
Die Möglichkeit, Bestellungen für Produkte zu erstellen, die zu Kundenaufträgen hinzugefügt wurden, aber zum aktuellen Zeitpunkt nicht vorrätig sind.
Darüber hinaus erwägen wir, die Einstellungen für Benachrichtigungen, Nummerierung und Dokumentvorlagen für Arbeitsaufträge und Kostenvoranschläge zu trennen.
Wenn Sie Fragen zu diesem Update haben, wenden Sie sich bitte an das RO App-Supportteam. Wir freuen uns über Ihr Feedback und Ihre Vorschläge, da sie uns helfen, RO App zu verbessern.