Pronto cambiará en RO App la lógica de trabajo con las órdenes en los estados del grupo “Perdido”. Esto ayudará a reflejar los procesos empresariales reales con mayor precisión y evitar acciones innecesarias al cerrar órdenes incompletas o canceladas.
Esta actualización será útil para empresas que se enfrentan a situaciones en las que una orden debe cerrarse sin que el trabajo se haya completado realmente:
El cliente rechazó la reparación
El cliente rechazó recibir el producto
La orden fue cancelada
No se recibieron las piezas necesarias
El cliente no recogió el dispositivo, equipo o activo
El trabajo no se completó por otros motivos
Actualmente, para cerrar este tipo de órdenes, los empleados a menudo tienen que realizar acciones adicionales que no reflejan la situación real, por ejemplo:
descontar productos que en realidad no se utilizaron,
aceptar un pago que en realidad no existió,
eliminar artículos o cambiar su precio a cero.
Qué cambiará
Después del lanzamiento de la actualización, las órdenes podrán moverse a un estado del grupo “Perdido” incluso si:
quedan productos no descontados en la orden;
algunos productos se han descontado y otros no;
la orden está total o parcialmente sin pagar.
Esto significa que ya no tendrá que cambiar los precios de los artículos a cero ni eliminar artículos por completo, y no perderá el historial de interacción con el cliente sobre una orden incompleta o cancelada.
Además, las órdenes cerradas como perdidas ya no se incluirán en el informe “Beneficio de órdenes”.
Recomendamos revisar con antelación sus procesos empresariales actuales para las órdenes no exitosas, modificarlos si es necesario e informar a sus empleados.
La lógica actual para los estados del grupo “Ganado” no cambiará. Como antes, el sistema no permitirá cerrar una orden correctamente sin descontar todos los productos añadidos o sin el pago completo.
Cómo funcionará
Productos no descontados
Al mover una orden a un estado del grupo “Perdido”, el sistema ya no exigirá descontar todos los productos añadidos. Esto significa que:
los productos no descontados permanecerán en la orden como parte del historial del documento;
los productos que ya se hayan descontado permanecerán descontados;
el movimiento de inventario de productos reflejará la situación real.
Como resultado, podrá conservar el historial de las órdenes canceladas con la lista completa de servicios y productos. El documento también reflejará el movimiento real de productos.
Importes sin pagar
Si queda un importe sin pagar al cerrar una orden no exitosa:
El sistema ya no abrirá la ventana de aceptación de pago.
El saldo sin pagar se cancelará automáticamente para que la orden pueda cerrarse sin deuda. Este ajuste es únicamente técnico y no se muestra como una entrada o retirada real de fondos en las cuentas financieras.
Esto significa que ya no tendrá que registrar un pago por una orden que en realidad no se completó. Esto ayudará a evitar cuentas por cobrar artificiales en órdenes en las que realmente no se realizaron pagos.
Casos de uso para diferentes negocios
1. Un cliente rechazó la reparación de un coche después del diagnóstico.
Un técnico realizó el diagnóstico y un gerente añadió piezas para la reparación futura, pero el cliente decidió no reparar el coche. Actualmente, para cerrar este tipo de orden como no exitosa, es necesario descontar productos, cambiar los precios de los servicios y realizar otras acciones adicionales.
Después de la actualización, la orden simplemente podrá moverse a un estado perdido y las piezas no utilizadas permanecerán en el inventario.
2. Un dispositivo se considera irreparable desde el punto de vista económico.
Después del diagnóstico, resultó que la reparación no era económicamente viable. Ya se habían añadido a la orden una pantalla, una batería y otros componentes para el presupuesto preliminar.
Después de la actualización, podrá cerrar este tipo de orden como no exitosa sin operaciones innecesarias de inventario o pago.
3. Una orden se cancela después de reservar un producto.
Un gerente creó una orden, añadió productos y la preparó para el envío, pero el comprador rechazó la compra o no confirmó la orden.
Después de la actualización, este tipo de orden podrá cerrarse sin crear descuentos o pagos artificiales por una venta que en realidad no ocurrió.
4. Un cliente canceló una visita in situ después de aprobar la instalación.
Una empresa de instalación preparó una orden y añadió equipos y materiales, pero el cliente cambió de opinión antes de que comenzara el trabajo.
Después de la actualización, la orden podrá cerrarse como incompleta sin descontar equipos que en realidad nunca se utilizaron y sin aceptar un pago que en realidad no existió.
Qué pasará con los informes
También nos hemos asegurado de que la nueva lógica no distorsione los informes ni la analítica.
Después del lanzamiento de la actualización, las órdenes perdido no se incluirán en el informe “Beneficio de órdenes”. Al mismo tiempo, añadiremos un nuevo informe para las órdenes cerradas como Perdido, para que pueda revisar fácilmente el beneficio perdido.
Los importes sin pagar de las órdenes no exitosas no se mostrarán como pagos reales en los informes financieros.