Los estados se utilizan para crear un flujo de trabajo con tareas.
Puedes crear, editar y eliminar estados. Para ello, necesitas los derechos de acceso adecuados a la sección «Ajustes > Estados» del sistema RO App.
Mediante los estados de tarea, puedes crear un flujo de trabajo paso a paso para los empleados: desde la asignación de una tarea hasta su revisión y cierre.
Crear un nuevo estado
Paso 1. En la página «Ajustes > Estados > Tareas», haz clic en el botón «+ Estado».
Paso 2. Introduce el nombre del estado y configúralo. Recomendamos utilizar nombres concisos para una mejor representación visual en la tabla de tareas.
Puedes utilizar emojis en el nombre del estado. Si utilizas Windows, pulsa las teclas «Win + . (punto)» y selecciona un emoji. Si no encuentras el emoji adecuado o utilizas Mozilla Firefox o Edge, visita la página web emojipedia: solo tienes que copiar y pegar el emoji deseado.
Nota: actualmente no es posible cambiar los colores de los estados.
Exigir un «Comentario» al cambiar a este estado: marca esta casilla para que un miembro del equipo no pueda cambiar la tarea a este estado sin un comentario. El comentario se mostrará en el registro de actividad de la tarea.
El estado está disponible: utiliza las casillas de verificación para seleccionar los roles de los empleados que pueden ver las tareas en este estado y establecerlo.
Estados desde los que se puede pasar a este estado: marca los estados desde los que las tareas pueden pasar al estado que estás creando.
Por ejemplo, una tarea solo puede pasar al estado «En revisión» desde el estado «En curso».
Estados a los que se puede cambiar este estado: marca los estados a los que se pueden mover las tareas desde el estado que estás creando.
Por ejemplo, una tarea solo puede pasar del estado «En revisión» a los estados «Completado» y «En curso».
Paso 3. Haz clic en el botón «Guardar». Listo: el nuevo estado se ha añadido y aparece en la lista.
Edición y eliminación de un estado
Para editar un estado, ve a la página «Ajustes > Estados > Tareas». Haz doble clic en el estado deseado, realiza los cambios y guárdalos.
Importante: Al editar un estado, la sección para seleccionar los estados que pueden pasar a él no está disponible.
Por ejemplo, si quieres que un estado existente (A) se pueda asignar desde otro estado (B), debes editar el propio estado (B).
Para eliminar un estado, haz doble clic en el estado deseado en la página «Ajustes > Estados > Tareas» y haz clic en el botón de eliminar.
Ten en cuenta que, para eliminar un estado de tarea:
no debe haber ninguna tarea en ese estado;
debe quedar al menos otro estado en el grupo de estados.
¿Cómo se utilizan los estados de tarea en la RO App?
Utiliza los estados de tarea para crear un flujo de trabajo que permita a tu equipo completar las tareas: desde la creación hasta la verificación de los resultados.
Reglas para la transición entre estados
Al configurar reglas para la transición entre estados, puedes definir un proceso de negocio específico para las tareas. Las reglas se configuran en la ventana de edición de estados de la página «Ajustes > Estados > Tareas», en la sección «Estados a los que este estado puede pasar».
Por defecto, todos los estados — excepto los del grupo «Cerrado» — pueden pasar a cualquier otro estado.
En ocasiones, los empleados pueden pasar accidentalmente una tarea a un estado incorrecto, lo que altera todo el flujo de trabajo. Las reglas de transición ayudan a evitar este tipo de errores.
Por ejemplo, desde el estado «Nuevo», un empleado solo puede pasar a «En curso» o «Pendiente», y desde el estado «En revisión», puede pasar a «Completado» o volver a «En curso».
Esto crea una secuencia cruzada de estados: existen restricciones, pero en determinados casos, un empleado puede elegir a qué estado concreto desea mover la tarea.
Para eliminar por completo el riesgo de errores, configura las reglas de modo que se cree una secuencia de estados independiente que no esté vinculada a ninguna otra.
Para ello, crea nuevos estados en cada grupo y establece reglas para la transición de uno a otro.
Por ejemplo: «Nueva 1 > En curso 1 > En revisión 1 > Completada 1».
Para configurar esta secuencia, abre el estado «Nueva 1» y especifica que solo pueda pasar a «En curso 1». A continuación, en el estado «En curso 1», especifica que solo pueda pasar a «En revisión 1», y así sucesivamente.