Nos complace anunciar que el nuevo módulo de nóminas de RO App ha salido de la fase beta. Hemos dedicado un gran esfuerzo a resolver problemas y hemos añadido nuevas configuraciones que antes faltaban. Sin embargo, en este artículo queremos centrarnos no solo en lo que era y lo que es ahora (aunque también lo trataremos), sino en cómo utilizar estas nuevas funciones.
El nuevo módulo de nóminas es muy flexible y cuenta con numerosas opciones de configuración, lo que permite diversos escenarios de uso. Analizaremos algunos de los más comunes para que comprenda básicamente lo que puede hacer con la nueva funcionalidad.
Pero primero, compararemos brevemente el antiguo y el nuevo módulo.
Informe de nóminas frente al nuevo módulo de nóminas
El predecesor del nuevo módulo es el Informe de nóminas, una sencilla calculadora que calcula el salario cuando se pulsa el botón «Aplicar». Sin embargo, sus capacidades terminan ahí. No proporciona información sobre si se ha pagado algo a un empleado este mes, cuánto queda por pagar o si algún cambio en las órdenes de trabajo podría dar lugar a cálculos incorrectos u obsoletos. Se trata, sin duda, de una calculadora muy sencilla.
En cambio, ahora dispone del nuevo módulo de nóminas. Y «módulo» es una palabra clave, ya que funciona como un sistema independiente dentro de RO App. Este módulo le permite:
Calcule automáticamente la nómina no cuando genere el informe, sino cuando un evento desencadene el cálculo (fecha, añadir un servicio o producto a una orden de trabajo, cambiar el estado, etc.).
Implemente diferentes formas de remuneración para diferentes empleados: fija (salario base), variable (comisiones) o una combinación de ambas (salario base + comisiones).
Acumule la nómina en los saldos de los empleados, implementando así un método que sirva de base para el informe de pérdidas y ganancias.
Configure un sistema de incentivos aún más flexible que antes.
Realice un seguimiento de los cambios en los cálculos de la nómina, lo que era imposible con el antiguo informe.
Sepa con precisión cuánto ha ganado un empleado desde el último día de pago y cuánto puede pagarle en cualquier momento.
Ahora, pasemos de los conceptos generales a escenarios de uso más específicos. Pero primero, repasemos la terminología de la nómina.
Glosario
El salario base es una parte fija de la nómina del empleado. RO App lo calcula automáticamente en la fecha especificada.
La comisión es una parte variable de la nómina del empleado. RO App la calcula automáticamente según los eventos configurados.
La comisión excepcional es una parte variable de la nómina del empleado configurada para servicios, productos y categorías específicos. RO App la calcula automáticamente según los eventos configurados.
La bonificación es una parte variable de la nómina del empleado. Puede crearla manualmente para recompensar a sus empleados.
La penalización es una parte variable de la nómina del empleado. Puede crearla manualmente para reducir el salario de un empleado por cualquier motivo.
La acumulación/acumulación de nómina es la obligación de la empresa de pagar a los empleados sus salarios, lo que se refleja en los saldos de sus cuentas.
Ahora, pasemos a las nuevas funciones de RO App Payroll.
Cómo configurar el cálculo del salario base para los empleados
En RO App, puede configurar el salario base en el perfil del empleado, en la pestaña «Reglas de cálculo de nómina».
Por ejemplo, para los empleados que trabajan una semana laboral estándar de 5 días, puede establecer un salario base mensual. Para los empleados que trabajan por turnos, puede configurar una tarifa diaria o por hora.
Cómo utilizar el salario base mensual
El módulo de nóminas está estrechamente vinculado al calendario laboral. Sin embargo, el salario base mensual es una excepción, ya que puede funcionar sin él. Usted especifica una fecha en la que el sistema debe calcular el salario base y, en el día seleccionado, el importe especificado aparece en la tabla de la página «Finanzas > Cálculo de nóminas».
Uno de los esquemas de pago típicos para un salario base mensual es un pago anticipado más el salario básico. Puede implementar rápidamente este esquema en la aplicación RO especificando dos fechas de cálculo en la configuración del salario. Por ejemplo, un gerente recibe 1200 € al mes: un anticipo de 500 € el día 15 y 700 € el último día del mes. Así es como puede configurar el cálculo del salario en el sistema.
Sin embargo, el calendario laboral es necesario incluso para un salario base mensual si sus empleados pueden tomarse vacaciones no remuneradas, bajas por enfermedad u otros días libres.
Puede deducir automáticamente los días no laborables no remunerados si están marcados en el calendario. Para ello, configure la cantidad que se deducirá por baja por enfermedad, vacaciones y días libres del salario base mensual: el coste de un día laborable o una cantidad fija. A continuación, la aplicación RO lo hará automáticamente por usted si marca los días no laborables como no remunerados en la página «Configuración > Calendario laboral».
Cómo utilizar el salario base diario y por hora
Recomendamos establecer un salario base diario para los empleados con un número fijo de horas de trabajo al día, pero con un horario variable. La tarifa por hora es la mejor opción si un empleado no tiene un número fijo de horas de trabajo. Ambos tipos se pueden calcular diariamente o el último día del mes.
Sin embargo, el horario de trabajo es obligatorio en este caso, ya que RO App calcula el número de horas y días laborables basándose en él.
Si un empleado recibe un salario base diario o por horas configurado, añadimos el salario base diario o una cantidad fija en el cálculo de los días no laborables si dichos días no están marcados como no remunerados en el horario de trabajo.
Tenga en cuenta que, si es necesario, puede combinar diferentes tipos de salarios base. Por ejemplo, establezca un salario base mensual mínimo y añada un salario base diario «por salida». La principal limitación es que solo puede haber un salario base mensual, diario y por hora activo al mismo tiempo. Dos salarios del mismo tipo no pueden funcionar simultáneamente, ya que uno sustituirá al otro.
Cómo programar los aumentos salariales de los empleados
Un caso típico es cuando un nuevo empleado acepta un salario específico durante el período de prueba y, tras completarlo con éxito, se le aumenta el salario. O bien, un empleado solicita una revisión de su salario y se acuerda un aumento, pero este se aplica dos meses después. Estos casos también se pueden preautomatizar con RO App.
Como se ha mencionado, no pueden estar activos simultáneamente dos salarios base del mismo tipo. Sin embargo, ¡es posible crear un salario base con una fecha de inicio futura! Por ejemplo, al contratar en diciembre, se establece un salario base mensual para el empleado de 900 €. Tras un periodo de prueba de 3 meses, el salario del empleado debería aumentar a 1200 €. Se puede crear un segundo salario por adelantado con esta cantidad, pero estableciendo la fecha de inicio en marzo. De esta manera, el primer salario tendrá una fecha de finalización y, en marzo, RO App comenzará automáticamente a calcular la compensación aumentada cuando la anterior quede inactiva.
El mismo enfoque se puede utilizar para planificar aumentos en las tarifas diarias y por hora.
Al utilizar estos escenarios, puede gestionar de manera eficiente sus procesos de nómina con el nuevo y mejorado módulo de nómina de RO App.
Cuándo completar el horario de trabajo
Como se mencionó anteriormente, para utilizar tarifas diarias y por hora y para el cálculo preciso de los días no laborables, es necesario utilizar el calendario laboral. Antes de que el nuevo módulo de nóminas saliera de la fase beta, mejoramos la conexión entre el cálculo de las nóminas y el calendario. Ahora, puede rellenarlo en cualquier momento. Veamos algunos ejemplos.
Rellene el calendario para el mes siguiente y calcule la tarifa diaria cada día. En este caso, al final de cada día, el importe de la tarifa se incluirá en el cálculo de la nómina en la página «Finanzas > Cálculo de la nómina» y en la pestaña «Nómina» del perfil del empleado. Al final del mes, podrá comprobar que todo está en orden, que todos los datos están actualizados y que el salario se ha acumulado en el saldo del empleado.
La nómina del mes aún no se ha acumulado en el saldo del empleado. Antes de la acumulación, observa que el empleado ha trabajado más o menos días de los especificados en el calendario. En este caso, puede editar el calendario y RO App recalculará la tarifa de acuerdo con los cambios. A continuación, puede proceder con la acumulación.
La nómina de noviembre ya se ha acumulado, pero después descubres que el empleado trabajó dos días menos de lo indicado en el calendario. En este caso, editas el calendario de nuevo. Sin embargo, dado que la nómina de este mes ya se ha acumulado y este periodo se considera cerrado, RO App creará un ajuste en el cálculo del periodo actual y restará estos dos días.
Como puede ver, el calendario de trabajo se puede completar en cualquier momento, teniendo en cuenta que lo estamos tratando en el contexto de la nómina. Sin embargo, recomendamos completar el calendario con antelación y mantenerlo siempre actualizado, ya que también le permite ver los días no laborables de los artistas en el programador de órdenes de trabajo.
Para obtener una guía paso a paso sobre cómo configurar las tarifas, consulte este enlace.
Configuración del cálculo del salario variable para los empleados
Si, además del salario base o en lugar de este, se paga a un empleado en función de su rendimiento, necesitará Comisiones. Puede utilizarlas como parte motivadora de la remuneración o crear un cálculo basado únicamente en ellas, configurando así el pago a destajo para los empleados.
Para calcular las comisiones automáticamente, debe crear reglas en la página «Configuración > Empleados > Reglas de cálculo de nómina» y, a continuación, aplicarlas a los empleados. Las reglas de cálculo se basan en los siguientes parámetros:
Evento: lo que está pagando, por ejemplo, crear una solicitud, completar una tarea, vender un producto, añadir un servicio a un pedido, etc. Tenga en cuenta que se han añadido nuevos eventos para devoluciones.
Tipo (solo para órdenes de trabajo y clientes potenciales): para las órdenes de trabajo pagadas, puede pagar una cantidad, y para las órdenes de garantía, otra.
Plazo de ejecución: a tiempo, vencido y urgente. Por ejemplo, para las órdenes de trabajo completadas a tiempo, un empleado recibe una compensación estándar; para una orden urgente, una compensación mayor, y para una vencida, una penalización. Sí, las comisiones también se pueden utilizar como penalizaciones automáticas especificando un valor negativo.
Momento del cálculo: si para el salario base se trata de una fecha, para las comisiones puede ser «Inmediatamente», lo que significa directamente en el momento de crear una tarea, o estado(s), lo que significa el momento en que el pedido pasa a los estados especificados. Por ejemplo, si pagas a los ejecutores por el trabajo diario, independientemente de si la orden se ha pagado y cerrado, puedes elegir la opción «Inmediatamente». Si las comisiones de una orden deben calcularse solo después del pago y el cierre, puedes seleccionar el estado del grupo cerrado.
Valor de la comisión: una cantidad fija o un porcentaje. Además, puede crear un esquema motivacional dentro de la regla utilizando condiciones. Por ejemplo, si el importe del pedido de trabajo es ⩾ 50 €, la comisión será del 5 %; si el importe del pedido de trabajo es ⩾ 100 €, la comisión será del 10 %; y si el importe del pedido es ⩾ 200 €, la comisión será del 20 %.
Además de estos parámetros principales, hay ajustes adicionales en forma de casillas de verificación que dependen del evento seleccionado para la regla. Por ejemplo, para la regla «Al gestor del producto del pedido», se puede configurar adicionalmente:
Cancele la comisión si se elimina el artículo o el documento. Esto significa que si el artículo para el que se calcula la comisión, o la orden de trabajo a la que se añadió este artículo, se elimina antes de acumularse en el saldo del empleado, la comisión también se eliminará simplemente. Si esta comisión ya se ha acumulado, RO App creará el ajuste correspondiente en el período actual.
No duplique el cálculo de la regla: relevante para las reglas en las que ha especificado varios estados como momento de cálculo. Por ejemplo, ha seleccionado tres estados. Si no habilita esta configuración y la orden de trabajo pasa por cada estado, recibirá tres comisiones en el cálculo de la nómina del empleado. Si está habilitada, la comisión se calculará solo una vez cuando la orden de trabajo se mueva a uno de estos estados.
Una vez establecidas las reglas, es necesario aplicarlas a los empleados. Esto se puede hacer de dos maneras:
A través de acciones masivas en la página «Configuración > Empleados > Reglas de cálculo de nómina».
En el perfil del empleado, en la pestaña «Reglas de cálculo de nómina».
Aspectos importantes que hay que saber sobre las comisiones:
Puede utilizar una misma regla para varios empleados. Si tiene empleados con las mismas condiciones salariales, no es necesario que configure reglas separadas para cada uno de ellos.
Si edita o elimina una regla que se aplica a varios empleados, los cambios también se aplicarán a todos los empleados.
En caso de error en la regla, puede eliminarla, junto con todas las comisiones que aún no se hayan acumulado en los saldos de los empleados. Si ya se han acumulado, al eliminar la regla, puede deducir las comisiones del período actual, es decir, crear un ajuste.
Si desea que una regla deje de aplicarse a un empleado específico, elimínela del perfil del empleado en la pestaña «Reglas de cálculo de nómina». Coloque el cursor sobre la línea con la regla y haga clic en el icono de eliminar.
Si elimina una regla a través del cuadro de diálogo de configuración de reglas o desde la página «Configuración > Empleados > Reglas de cálculo de nómina», se eliminará por completo para todos los empleados a los que se aplicaba.Para las reglas basadas en añadir mano de obra, servicios y bienes a los pedidos o ventas, puede habilitar la aplicación de comisiones excepcionales.
Para obtener una guía detallada sobre cómo configurar las reglas de cálculo de comisiones, haga clic aquí. Ahora, profundicemos más en las comisiones excepcionales.
Cómo utilizar las comisiones excepcionales
Una comisión excepcional es una recompensa configurada para un trabajo, servicio, producto o categoría específicos.
Por ejemplo, según la regla general, un técnico recibe el 5 % del importe de un producto en una orden de trabajo, y la aplicación de comisiones excepcionales está habilitada. Además, tienes un producto cuya garantía del proveedor expira pronto y necesitas motivar a los empleados para que reduzcan rápidamente sus existencias a cero. En este caso, puedes establecer una comisión más alta, digamos del 10 %, para este producto específico en su diálogo. Cuando el técnico añada este artículo concreto a la orden de trabajo, recibirá una comisión excepcional por él, mientras que por otros productos seguirá recibiendo el 5 % estándar.
Dado que las comisiones excepcionales se configuran en los diálogos de trabajos, servicios, productos y sus categorías individuales, debería haber un lugar donde poder realizar un seguimiento de ellas. Por lo tanto, todas las comisiones excepcionales se enumeran en la página «Configuración > Empleados > Reglas de cálculo de nóminas».
Pero eso no es todo. Si desea personalizar aún más las comisiones excepcionales, por ejemplo, en función de la experiencia o la cualificación de un empleado, puede hacerlo utilizando coeficientes. En el perfil de cada empleado, puede establecer coeficientes que multiplicarán o reducirán las comisiones excepcionales en la pestaña «Reglas de cálculo de nómina».
Por ejemplo, puede establecer un coeficiente de 0,5 para un aprendiz, 1 para un especialista y 1,5 para un maestro. Supongamos que el importe de un producto en una orden de trabajo es de 50 euros y se ha configurado una comisión excepcional del 20 % para él. En ese caso, el aprendiz recibirá 50 × 0,2 × 0,5 = 5 euros, el especialista obtendrá 50 × 0,2 = 10 euros y el maestro recibirá 50 × 0,2 × 1,5 = 15 euros.
En este artículo encontrará una guía paso a paso sobre cómo configurar bonificaciones por comisiones excepcionales.
Con esto, la configuración del cálculo de la nómina está completa. Ahora solo le queda supervisar el cálculo, acumular los salarios en los saldos de los empleados al final del mes y realizar los pagos.
Cómo realizar un seguimiento del cálculo de la nómina tras la configuración
Cada vez que se calcula un salario base o una comisión según su configuración, el importe calculado aparece en la página «Finanzas > Cálculo de nóminas» o en la pestaña «Salario» del perfil del empleado.
Aquí puede ver cuándo se calculó el salario base o la comisión, la tasa específica y los detalles de para qué se calculó la bonificación: todos los detalles.
Además, tenga en cuenta que anteriormente, en la página «Finanzas > Cálculo de nóminas», solo se podían ver los datos de un mes específico; ahora, puede hacerlo para cualquier período. Y volvamos a destacar que esta página solo muestra las nóminas que aún no se han acumulado en los saldos de los empleados.
Otra nueva función relacionada con el cálculo de la nómina es la posibilidad de cambiar directamente el importe del salario base en el documento de cálculo. Por ejemplo, ha contratado a un empleado el 10 de noviembre y ha establecido dos fechas para calcular el salario base mensual: 600 euros el día 15 y 700 euros el último día del mes. Según la configuración, el 15 de noviembre aparecerá un cálculo del salario base de este empleado por medio mes, aunque solo haya trabajado cinco días. Por lo tanto, para gestionar estos casos sin tener que cambiar repetidamente la configuración salarial, ahora tiene la opción de ajustar el importe de la tarifa para el cálculo del salario de este mes.
Cuando termine el mes y hayas confirmado que todo está calculado correctamente, puedes proceder al devengo de la nómina.
Cómo y por qué acumular el salario en los saldos de los empleados
Cuando creas una acumulación de nómina, registras los gastos de tu empresa, independientemente de la fecha de pago. Es un compromiso que un empleado ha ganado dinero y tu empresa tiene que pagárselo. Por eso lo registras no por el día real de la acumulación, sino por la última fecha del mes en que se produce esta obligación.
¿Por qué hacer esto? Mientras que el método de caja le permite saber cuánto dinero tiene en este momento, el método de devengo también le permite contabilizar las cuentas por cobrar y por pagar de la empresa. Por lo tanto, cuando RO App introduzca un informe de pérdidas y ganancias que tenga en cuenta explícitamente los devengos de nómina, y no solo los pagos, tendrá una visión más completa de sus indicadores financieros.
Puede crear devengos de nómina en la página «Finanzas > Devengos de nómina» o en la página «Finanzas > Cálculo de nómina» utilizando acciones masivas. Para encontrar una guía paso a paso sobre el devengo de nóminas, consulte este artículo.
Una vez más, nos gustaría enfatizar que la acumulación de nóminas no es igual al pago. Ahora, hablemos por separado sobre los pagos.
Cómo pagar los salarios a los empleados
Aunque solo es posible acumular la nómina cuando finaliza el mes, puede pagar a sus empleados varias veces al mes si es necesario. Por lo tanto, en la pestaña Compensación del perfil del empleado, tiene un widget con lo siguiente:
El saldo actual de un empleado
El importe estimado que se acumulará en el saldo del empleado
El importe estimado a pagar
RO App calcula el importe estimado a pagar como la diferencia entre el importe estimado a acumular y el saldo actual del empleado.
Puede pagar a sus empleados una vez al mes después de acumular la nómina, por lo que el importe estimado a pagar será el importe real a pagar.
O puede pagar a sus empleados, por ejemplo, una vez a la semana, reduciendo el saldo del empleado cada vez. Pero una vez cerrado el mes, puede acumular la nómina, realizar el pago final y liquidar con su empleado.
Por lo tanto, como ve, la frecuencia de pago no importa.
En la pestaña Salario, también puede crear una bonificación o una penalización para un empleado.
Dónde puede encontrar un empleado sus nóminas actuales y acumuladas
Si desea que sus empleados puedan ver su remuneración, pueden hacerlo en el perfil de usuario. Ahora, RO App cuenta con la página «Mi nómina», donde pueden ver una tabla similar a la de la página «Finanzas > Cálculo de nómina». Además, pueden ver todas las reglas de cálculo de nómina configuradas para ellos.
Cómo se tienen en cuenta los impuestos en el cálculo del salario
Los impuestos configurados en RO App para mano de obra, servicios y bienes se tienen en cuenta en el cálculo del salario de la siguiente manera:
Si el impuesto está incluido en el coste del artículo, calculamos las comisiones a partir del importe que incluye el impuesto.
Si se trata de un impuesto impuesto, es decir, que se añade al precio, calculamos las comisiones a partir del importe antes de impuestos.
Además, tenga en cuenta que no tenemos previsto añadir un mecanismo para calcular el impuesto sobre el trabajo en RO App. Sin embargo, ya puede registrarlos utilizando la contabilidad de caja (creando gastos con las correspondientes partidas de flujo de caja). En el futuro, podrá registrar sus devengos como partidas de gastos.
Cómo ajustar la nómina en caso de errores
Ya hemos abordado este tema en este artículo, pero vamos a volver sobre él. En este asunto, debemos considerar si el salario ya se ha acumulado en los saldos de los empleados.
Si el salario aún no se ha abonado:
Si se producen cambios en el horario de trabajo, RO App recalculará los salarios base diarios y por hora, junto con los días no laborables, en las tablas de cálculo de nóminas.
Si necesita cambiar manualmente el importe de cualquier tarifa, puede hacerlo haciendo clic en el importe.
Si elimina la regla de cálculo de comisiones incorrecta, también puede eliminar todas las comisiones no acumuladas.
Si se calcula una bonificación para una orden de trabajo, producto, servicio, etc., pero luego cambian los datos financieros del documento/artículo, RO App volverá a calcular la comisión.
El período cerrado debe permanecer en el mismo estado si la nómina ya se ha acumulado en los saldos de los empleados. Por lo tanto, todos los ajustes se producirán en el período actual.
Además, tenga en cuenta que, debido a la restricción de edición de órdenes de trabajo cerradas, si vuelve a abrir una orden para la que ya se han acumulado las comisiones, realiza cambios en sus datos financieros y la vuelve a cerrar, ¡todos los recálculos se registrarán en el período actual! Por lo tanto, para evitar este tipo de situaciones, le recomendamos que compruebe si hay errores en el estado de las órdenes del grupo «Listo» y que utilice los estados cerrados específicamente como estados finales y de archivo.
Planes de desarrollo para el módulo de nóminas
De hecho, tenemos previsto seguir mejorando las funciones de nómina de RO App. Por lo tanto, en los planes de desarrollo ya contamos con:
La posibilidad de realizar un seguimiento de la aplicación y la modificación de las reglas de cálculo de la nómina en el registro de actividades.
La posibilidad de configurar el devengo automático de la nómina en los saldos de los empleados en un día determinado.
Exportación del cálculo de nóminas.
La capacidad de acumular el salario para un período seleccionado.
A partir del 1 de febrero de 2024, dejaremos de dar soporte al antiguo informe de nóminas.
Eso es todo. Entendemos que configurar las nóminas requiere tiempo y esfuerzo. Por lo tanto, si tiene alguna pregunta o sugerencia sobre este módulo, póngase en contacto con el servicio de asistencia de RO App a través del chat y consulte las instrucciones de la base de conocimientos. Nos esforzamos por mantenerlas actualizadas y útiles.