Nos complace presentar una actualización que mejora la gestión de órdenes de trabajo para empresas de servicios y minoristas en RO App. Ahora, RO App incluye presupuestos (como un documento independiente del sistema) y la posibilidad de añadir productos a las órdenes de trabajo sin deducirlos del inventario.
Esta actualización le permite:
Crear tantos presupuestos como necesite para un cliente basándose en las diferentes opciones que puede ofrecer.
Enviar todos los presupuestos al cliente para que apruebe los costes.
Realizar un seguimiento de las fases de presupuestación con estados específicos.
Convertir un presupuesto acordado en una orden de trabajo con dos clics y continuar con el procesamiento sin tener que volver a introducir todos los datos.
Añadir artículos a las órdenes de trabajo, incluso aquellos que no están actualmente en stock (añadidos al catálogo de productos), para pedirlos posteriormente al proveedor y encontrar fácilmente estas órdenes de trabajo en la tabla para deducir los artículos recibidos del inventario.
Profundicemos en los detalles de la actualización para que comprenda claramente todas las nuevas funciones.
Cómo habilitar presupuestos y añadir productos a órdenes de trabajo sin deducción de inventario
Si estás en el periodo de prueba, puedes crear presupuestos y añadir productos a las órdenes de trabajo sin deducción por defecto.
Si tienes una suscripción con un plan desde Hobby hasta Enterprise, tienes que habilitar esta función. Puedes activar tanto los presupuestos como la posibilidad de añadir artículos a las órdenes de trabajo sin deducción en la página Configuración > General, en la sección Órdenes de trabajo.
Cómo crear presupuestos y procesarlos
Los presupuestos están estrechamente vinculados a las órdenes de trabajo y se almacenan en la misma tabla. Junto al botón de creación de órdenes de trabajo, encontrará un nuevo «+ Presupuesto».
Los tipos y conjuntos de campos de los presupuestos reflejan completamente los formularios de órdenes de trabajo. Cuando convierte un presupuesto en una orden de trabajo, todos los datos introducidos se transfieren automáticamente de un documento a otro, por lo que no es necesario configurar formularios de presupuesto ni volver a introducir los datos por separado. Este artículo proporciona una guía paso a paso para crear un nuevo presupuesto.
En la tabla, puede distinguir los presupuestos de las órdenes de trabajo por sus estados: las órdenes de trabajo tienen estados rellenos, mientras que los presupuestos tienen estados tachados. Además, puede filtrar la tabla por estados de los presupuestos.
Tenga en cuenta que, aparte de los tipos y formularios, los presupuestos y las órdenes de trabajo tienen una numeración común, configuraciones de acceso, notificaciones, plantillas de documentos, etc.
En qué se diferencian los presupuestos de las órdenes de trabajo
A pesar de las numerosas similitudes, las estimaciones presentan diferencias significativas con respecto a las órdenes de trabajo:
Los presupuestos no implican ninguna transacción financiera.
Los presupuestos no afectan a los saldos de los clientes.
No hay transferencias de activos basadas en el estado.
Embudo de estado independiente. Actualmente, solo se pueden utilizar los estados del sistema, pero pronto se podrán configurar estados personalizados para los presupuestos.
No hay deducción de inventario. Dado que en esta fase no se venden productos, sino que simplemente se estima el coste de una futura orden de trabajo, no se mencionan las operaciones de deducción de inventario.
Los empleados no ganan comisiones por las estimaciones basadas en las reglas configuradas para las órdenes de trabajo.
Cómo proporcionar un presupuesto a un cliente
Puede compartir un presupuesto con su cliente utilizando varios métodos:
Enviar un documento por correo electrónico al cliente.
Guardar un presupuesto como archivo PDF y enviarlo a través de WhatsApp.
Imprimir el documento.
Además, pronto estará disponible un formulario web para presupuestos, de modo que podrá enviar a los clientes un enlace para que revisen y acepten el presupuesto de forma digital. Asimismo, cuando la opción de adjuntar archivos esté lista, podrá enviar un presupuesto como archivo PDF a través de los chats.
Los presupuestos no tienen una configuración de plantilla de impresión independiente, pero casi todas las variables de las órdenes de trabajo también funcionan para los presupuestos. Algunas excepciones son variables como {Pagado}, {Almacén del producto} y {Ubicación del producto en el almacén}, que proporcionan información sobre pagos anteriores o datos del almacén. Por lo tanto, puede crear una plantilla de documento específica para el grupo de documentos Órdenes de trabajo y utilizarla para los presupuestos.
Cómo convertir presupuestos en órdenes de trabajo
Cuando el cliente acepta el presupuesto, es el momento de convertirlo en una orden de trabajo cambiando su estado a Orden creada. La orden de trabajo tendrá el mismo tipo y formato que el presupuesto, y se transferirán todos los datos introducidos en el presupuesto. También se conservará todo el historial anterior en el feed de eventos. Puede encontrar una guía paso a paso sobre cómo cerrar un presupuesto aquí.
Tenga en cuenta que las órdenes de trabajo creadas a partir de presupuestos se marcan como incompletas porque contienen productos que requieren una deducción de inventario.
Anteriormente, en RO App, al añadir productos a una orden de trabajo se iniciaba inmediatamente la deducción del inventario de las existencias y había que especificar un almacén concreto. RO App no sabe de qué almacén deducir cada artículo al convertir un presupuesto en una orden de trabajo. Por lo tanto, estos artículos se añaden a la orden de trabajo con la cantidad especificada en el presupuesto, pero la deducción del inventario es un paso independiente del procesamiento de la orden de trabajo en este caso.
Cómo gestionar órdenes de trabajo incompletas
En la tabla, las órdenes de trabajo incompletas se marcan con un icono especial que indica que contienen productos que aún no se han deducido del inventario. También puede filtrar fácilmente la tabla de órdenes de trabajo con la nueva insignia Incompleto.
Tenga en cuenta que las órdenes de trabajo incompletas no se muestran actualmente en RO Mobile App. Sin embargo, en breve comenzará a admitir estos documentos.
Tenga en cuenta que una orden de trabajo incompleta no puede pasar al estado «listo» o «cerrado».
Tenga en cuenta que una orden de trabajo incompleta no puede pasar al estado «listo» o «cerrado». Debe ajustar la cantidad de productos deducidos para que coincida con los valores de la tabla de órdenes de trabajo o reducir la cantidad de artículos añadidos en la orden de trabajo. Además, no puede deducir más artículos del inventario de los especificados.
Para obtener instrucciones detalladas sobre cómo deducir artículos añadidos previamente en órdenes de trabajo, consulte esta guía.
Próximas actualizaciones para presupuestos y órdenes de trabajo
En breve, podrá personalizar los estados de los presupuestos y crear automáticamente órdenes de trabajo con listas de productos y servicios prellenadas a través de la API. Las siguientes actualizaciones incluirán:
Compatibilidad con órdenes de trabajo incompletas y la posibilidad de añadir productos a las órdenes de trabajo sin deducirlos del inventario en RO Mobile App
Informes sobre la conversión de presupuestos en órdenes de trabajo.
Posibilidad de crear presupuestos a partir de clientes potenciales.
Un formulario web en el que sus clientes pueden ver y aceptar presupuestos.
La posibilidad de crear órdenes de compra para productos que se han añadido a las órdenes de trabajo de los clientes, pero que en ese momento estaban agotados.
Además, estamos considerando separar la configuración de notificaciones, numeración y plantillas de documentos para órdenes de trabajo y presupuestos.
Si tiene alguna pregunta sobre esta actualización, póngase en contacto con el equipo de asistencia técnica de RO App. Agradecemos enormemente sus comentarios y sugerencias, ya que nos ayudan a mejorar RO App.