La réservation d'un produit est un processus par lequel une certaine quantité de produit est « mise de côté » spécifiquement pour une commande particulière. Dans RO App, cela signifie que le système bloque les articles requis afin de garantir leur disponibilité pour cette commande, même si d'autres utilisateurs ou commandes peuvent utiliser le même stock.

La fonctionnalité de réservation de produits sera particulièrement utile pour les entreprises qui traitent des commandes et disposent d'un stock limité. Il s'agit notamment des centres d'entretien automobile et des magasins de pneus, des ateliers de réparation, des bijouteries et horlogeries, des ateliers et salons de beauté, ainsi que des magasins de détail vendant des appareils électroménagers, des vêtements, des chaussures et des pièces automobiles. Grâce aux réservations, ces entreprises peuvent garantir la disponibilité du produit adéquat pour un client spécifique et éviter les erreurs de livraison.

Dans cet article, nous verrons comment activer les réservations, créer des réservations manuellement et automatiquement, modifier, déplacer et annuler des réservations, et comment ajouter des produits réservés à des commandes.

Un gestionnaire travaille sur une commande client

L'entreprise vend des équipements spéciaux sur commande. Le client a commandé un produit qui est actuellement en rupture de stock. Le gestionnaire l'ajoute à la commande avec le statut « sans déduction » et crée immédiatement un bon de commande pour le fournisseur. Elle souhaite que le produit soit automatiquement réservé pour cette commande à son arrivée, plutôt que d'être intégré au stock général.

Le logisticien contrôle l'arrivée des produits

Le logisticien constate que les produits sont arrivés conformément au bon de commande du fournisseur, qui est lié à la commande du client. Le système crée automatiquement une réserve, de sorte que le logisticien sait avec certitude que ces articles ne peuvent pas être expédiés à d'autres clients, même en cas d'urgence.

L'administrateur configure les règles de réservation

Le gestionnaire logistique détermine que les produits peuvent être réservés pour une commande client pendant 5 jours maximum. Cela vous permet de libérer automatiquement les produits qui n'ont pas été utilisés ou vendus à temps.

Pour utiliser la fonction de réservation, activez-la d'abord dans les paramètres d'inventaire.

1. Lorsque vous ajoutez un produit dans l'onglet « Services et produits », cliquez sur « Réserver » dans la fenêtre de sélection de la quantité et de l'inventaire. La même option est disponible dans la fenêtre d'édition du produit ajouté.

2. Spécifiez l'inventaire à partir duquel réserver le produit et sa quantité. Vous pouvez réserver le même produit en différentes quantités dans différents entrepôts si vous souhaitez jouer la carte de la sécurité en cas de pénurie, optimiser la livraison ou garantir la disponibilité du produit à différents emplacements pour le confort du client.

❗ La quantité de produits pouvant être réservée dans un entrepôt ne peut pas dépasser le solde disponible dans cet entrepôt.

Pour les produits en série, vous devez spécifier ou sélectionner des produits spécifiques. Une unité en série ne peut être réservée que pour une seule commande à la fois.

3. La valeur définie dans les paramètres est saisie dans le champ « Période de réservation ». Elle peut être modifiée, mais la nouvelle durée ne peut pas dépasser la limite fixée. Si nécessaire, la période de réservation peut être prolongée, par exemple si le produit est retardé dans le stock, si le client reporte la réception ou si la commande nécessite un délai supplémentaire pour être traitée.

Par exemple, si la période de réservation maximale est fixée à 10 jours, la réservation est créée par défaut pour 10 jours. Après 5 jours, le client vous informe qu'il ne pourra pas venir chercher le produit dans les prochains jours. Vous pouvez donc prolonger la réservation en augmentant le solde de 5 jours à la durée maximale autorisée de 10 jours.

4. Cliquez sur Créer et enregistrez les modifications dans la fenêtre d'édition du produit et dans la commande.

Le même produit non sérialisé pour une commande peut être réservé en différentes quantités dans différents entrepôts.

Après cela, la quantité de marchandises réservée disparaîtra du solde disponible. Dans le profil du produit, sous l'onglet « Stock », vous pouvez voir combien d'unités du produit sont réservées.

Le flux d'événements de la commande enregistrera également la création de la réservation.

En outre, vous pouvez consulter la quantité totale réservée pour tous les soldes sur la page Inventaire > Stock.

La réservation automatique de produits est utilisée lorsque le produit requis est en rupture de stock.

Pour vous assurer qu'elle fonctionne correctement, procédez comme suit :

1. Activez la fonction d'ajout de produits non déduits à la liste des commandes en souffrance client pour les statuts de commande requis et ajoutez des produits sans les sortir de stock à la commande.

Ainsi, lorsqu'une commande se trouve dans l'un de ces statuts, tous les produits non déduits qui y sont ajoutés sont automatiquement inclus dans la liste des commandes en souffrance client.

2. Créez un bon de commande à partir de la liste des commandes en souffrance client. De cette façon, le système enregistre le lien entre la commande du client et le fournisseur.

3. Une fois le produit reçu et enregistré, le système réserve automatiquement la quantité enregistrée pour la commande à partir de laquelle l'achat a été initié, pendant la période maximale spécifiée dans les paramètres.

Si la quantité réelle de produits réceptionnés est supérieure ou inférieure à la quantité commandée, la réserve est créée pour la quantité réceptionnée, et non pour la quantité spécifiée dans la commande. Par exemple, si seuls certains des produits ont été réceptionnés, le reste peut être automatiquement réservé lorsque la prochaine livraison arrive après la création d'un nouveau bon de commande.

La réserve de produits est créée dans l'entrepôt où le produit a été reçu, même si la commande du client a été passée à un autre emplacement. Si nécessaire, le produit peut être transféré vers un autre inventaire — la réserve sera transférée avec lui. En d'autres termes, la réserve est « liée » au produit, et non à l'emplacement de la commande.

Pour les produits en série, le système réserve les numéros de série, qui sont pris dans l'ordre de leur scan ou de leur ajout. Si la commande n'est pas disponible (par exemple, si les numéros de série ont été générés automatiquement), le système effectue une sélection selon le principe FEFO ou FIFO.

La période de réservation est déterminée par les paramètres de la section Paramètres > Inventaire > Paramètres.

La quantité réservée du produit sera indiquée dans le profil du produit et sur la page Inventaire > Stock.

Important : si la commande du client est annulée avant la réception des produits, la réservation ne sera pas créée.

Si les produits réservés sont prêts à être utilisés dans une commande spécifique, ils doivent être ajoutés pour finaliser la réservation et intégrer les produits à la commande. Pour ce faire :

1. Ouvrez la fenêtre d'édition du produit.

2. Cliquez sur la coche à côté de la réservation.

La quantité disponible réservée sera ajoutée à la commande.

1. Ouvrez le produit souhaité dans la commande.

2. Cliquez sur l'icône en forme de crayon à côté de la réservation créée.

3. Apportez les modifications nécessaires.

Vous pouvez modifier la période de réservation, déplacer la réservation vers un autre stock ou même supprimer la réservation.

4. Ensuite, enregistrez les modifications.

Les produits réservés peuvent être transférés entre les entrepôts de l'entreprise. Le transfert d'une réservation fonctionne de la même manière que le transfert d'un produit, et il ne supprime pas la réservation ni ne modifie la commande pour laquelle la réservation a été effectuée.

1. Ouvrez la fenêtre d'édition de la réservation et cliquez sur Transférer.

2. Spécifiez le nouvel inventaire et la quantité à transférer.

3. Cliquez sur Créer. Le système créera un transfert de la réserve de produits.

1. Ouvrez la fenêtre d'édition de la réserve.

2. Cliquez sur le bouton Supprimer dans le coin inférieur droit.

Si la réserve est en retard, le système la supprime automatiquement et rend le produit disponible. Si la commande est annulée, la réserve est également supprimée automatiquement.