La facturation électronique consiste à échanger des factures dans un format électronique structuré que les systèmes comptables peuvent traiter automatiquement. Elle est régie par les normes et réglementations européennes visant à rendre la facturation plus rapide, plus transparente et plus cohérente au-delà des frontières.

Chez RO App, nous comprenons à quel point il peut être difficile de se tenir au courant des exigences fiscales en constante évolution, notamment la directive européenne sur la facturation électronique, qui est déjà mise en œuvre dans plusieurs pays. C'est pourquoi nous introduisons la prise en charge de la facturation électronique qui vous permet de générer des factures conformes, de les enregistrer automatiquement auprès des autorités fiscales et de les envoyer à vos contreparties via le réseau PEPPOL, le tout en conformité avec la législation en vigueur.

Cette intégration est disponible à partir du forfait Business.

Avant de configurer l'intégration, assurez-vous que vos entités juridiques contiennent toutes les informations requises. Le champ TIN/VAT peut être libellé différemment selon la réglementation du pays et est désormais obligatoire. Veillez donc à le remplir avec les autres données.

1. Allez dans Paramètres > Intégrations > Facturation électronique et cliquez sur Configurer.

2. Cliquez sur Intégration activée.

3. Choisissez Mode réel ou Mode test.

En mode test, les factures électroniques seront générées mais ne seront pas envoyées aux autorités fiscales et à vos contreparties, car ce mode est principalement destiné à des fins de test. En mode réel, toutes les fonctionnalités d'intégration sont activées et les factures sont transférées à vos autorités fiscales conformément aux paramètres d'intégration.

4. Choisissez les entités juridiques qui seront spécifiées pour ces factures. Vous pouvez sélectionner Toutes ou seulement certaines d'entre elles.

Veuillez noter que toutes les entités juridiques choisies ci-dessus :

Si des informations sur une entité juridique ont été mises à jour, cliquez sur le bouton Synchroniser ici dans les paramètres d'intégration pour les mettre à jour pour les factures suivantes.

5. Sélectionnez le statut dans lequel la facture électronique sera générée.

6. Sélectionnez le mode de livraison : PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online standardisé) ou e-mail.

7. Ensuite, vous devez mapper les taxes. Dans la colonne de gauche, sélectionnez les codes fiscaux pour les taxes que vous utilisez dans RO App et dans la colonne de droite, sélectionnez le nom officiel du taux d'imposition (selon le pays).

Les taxes dans RO App peuvent être définies sur la page Paramètres > Finances > Taxes.

8. Dernière étape : mappage des modes de paiement. Faites correspondre les modes de paiement de l'application RO App aux modes de paiement standard de la facturation électronique européenne.

9. Enregistrer les paramètres.

Fermé ! Désormais, vos factures seront automatiquement transférées à vos autorités fiscales dans le format sélectionné.

Une fois l'intégration activée, chaque facture affichera l'icône de facturation électronique à côté de son numéro. En cliquant sur l'icône, une petite fenêtre s'ouvrira et affichera :

Remarque : pour recevoir une facture électronique via Peppol, le payeur doit disposer d'une connexion active à Peppol avec la réception activée (vérifiez votre contrepartie ici).

La facture électronique peut avoir les statuts suivants :

Vous pouvez synchroniser manuellement une facture avant sa synchronisation automatique en ouvrant la facture et en sélectionnant Actions > Envoyer la facture électronique.

Une fois la facture synchronisée, elle ne peut plus être modifiée.

Pour exporter une facture, cliquez sur Actions et sélectionnez le format souhaité. Les options les plus courantes sont PDF et PEPPOL BIS 3.0, mais d'autres formats approuvés par les autorités fiscales locales peuvent également être disponibles et varier selon les pays.