Réception à partir d'un fichier à l'aide de la correspondance
Le processus de réception peut être grandement accéléré et simplifié en important rapidement et facilement des produits par le biais d'un fichier Excel à l'aide de la correspondance.
☝ Cette méthode convient :
À recevoir des produits d'un fournisseur dans un fichier XLSX / XLS / CSV.
Pour une mise en correspondance automatique des données du fournisseur avec vos produits.
Si vous avez besoin non seulement de réceptionner des produits existants, mais aussi d'en créer de nouveaux.
Ses avantages sont les suivants
Une réception rapide sans saisie manuelle.
Minimisation des erreurs et de la duplication des produits.
Mise à jour automatique des prix, des codes-barres et des soldes sur la base des données du fournisseur.
Dans le document de réception, cliquez sur le bouton Importer, puis téléchargez le fichier depuis votre PC.
Veuillez noter que toutes les valeurs du tableau doivent être au format texte. Si les données du tableau sont définies dans un format différent, des enregistrements en double peuvent être créés lors de la comptabilisation des produits.
Après avoir téléchargé le fichier, vous devez établir les correspondances entre les champs du système et les noms des colonnes dans le fichier Excel.
La catégorie de produit est un champ obligatoire. Pour les produits appartenant à la même catégorie, vous pouvez utiliser la valeur par défaut. Lors de l'importation, vous devez spécifier l'ensemble de la chaîne de catégories, de la catégorie parente à la catégorie de dernier niveau.
Par exemple, si vous avez une catégorie Tous les produits > Accessoires > Étuis, vous devez alors, lors de l'importation, indiquer cette catégorie dans son intégralité dans la colonne « Catégorie » du fichier.
Le nom du produit est un champ obligatoire.
Code produit - identifiant unique du produit.
L'article du produit est un numéro ou une désignation unique du produit.
Important : un seul des champs sera obligatoire : « Nom du produit », « Code produit » ou « SKU produit », selon la valeur utilisée dans votre entreprise comme identifiant unique du produit.
La quantité est obligatoire pour les produits non sérialisés. Pour les produits sérialisés, si le nombre d'unités est supérieur au nombre de numéros de série spécifiés, les numéros manquants seront générés automatiquement. Si le nombre d'unités est inférieur au nombre de numéros de série spécifiés, seul le nombre de numéros de série correspondant au nombre réel d'unités sera réceptionné.
Les numéros de série sont nécessaires pour les marchandises sérialisées. Dans ce cas, la quantité de marchandises est égale au nombre de numéros de série indiqués par des virgules (pas plus de 20).
La date d'expiration est la date d'expiration finale du produit. La date d'expiration est affichée dans une colonne distincte dans l'entrepôt, dans le tableau des soldes.
Le prix d'achat est un champ obligatoire qui représente le coût des marchandises. Il est utilisé dans le calcul du bénéfice, et c'est à partir de ce prix que les marges sont constituées.
La garantie du fournisseur (valeur) est une quantité (nombre).
La garantie du fournisseur (durée) est une unité de mesure : jours ou mois.
Les colonnes « Garantie fournisseur (valeur) » et « Garantie fournisseur (durée) » sont facultatives, mais si vous remplissez la garantie, les deux doivent être remplies.
Les prix ne sont pas des champs obligatoires. C'est l'occasion de remplir immédiatement les types de prix des produits à partir de la table d'importation en fonction de ceux créés dans le système sur la page Paramètres > Prix et remises > Produits.
Avec cette méthode de publication, vous pouvez télécharger et créer de nouveaux produits.
Une nouvelle fiche produit est créée et remplie avec les données qui ont été mises en correspondance lors du chargement du tableau. Si la catégorie spécifiée dans le fichier n'existe pas dans le système, elle sera créée.
Veuillez noter que le fichier de réception des marchandises peut contenir jusqu'à 250 lignes !
Le système associe les produits en fonction de leur identifiant unique. Si un tel produit existe déjà, vous pouvez laisser le champ « Catégorie » vide. Lors de la réception, il sera ajouté à sa catégorie.
Après la première réception, les comparaisons d'importation sont enregistrées par le fournisseur. Ainsi, lors de la réception suivante, en sélectionnant ce fournisseur, les données seront complétées automatiquement.
Une fois que toutes les valeurs ont été comparées, cliquez sur le bouton Importer.
Après avoir ajouté des marchandises à la table de réception (manuellement ou à l'aide d'un fichier), cliquez sur le bouton Créer .
Si nécessaire, vous pouvez modifier le document de réception terminé. Pour en savoir plus sur la modification d'un document de réception, consultez cet article.
Réception de produits existants à partir d'un fichier
☝ Cette méthode est adaptée :
Si vous recevez des produits d'un fournisseur dans un fichier XLSX / XLS / CSV.
Lorsque vous mettez à jour en masse la quantité de produits sans créer de nouveaux articles.
Si les produits sont déjà dans le système, mais qu'ils doivent être distribués dans de nouveaux entrepôts.
Ses avantages sont les suivants
Réduction des erreurs - élimine le risque de saisie manuelle des données.
Flexibilité des paramètres - vous pouvez spécifier les numéros de série, la garantie et les prix de vente au détail.
Accédez au document de réception, cliquez sur le bouton Importer et cliquez sur le bouton Modèle d'importation. Le modèle de fichier sera alors téléchargé sur votre appareil.
N'oubliez pas : l'importation de fichiers ne permet de comptabiliser que les produits connus dans vos entrepôts. Saisissez les nouveaux produits manuellement ou importez vos produits sur la page Mon entreprise > Produits.
Notez que la réception de produits à l'aide d'un fichier Excel n'est possible que si l'identifiant unique du produit est le Nom. Pour en savoir plus sur la manière de configurer un identifiant unique de produit, consultez cet article.
Ce fichier ne contient pas les colonnes Code, UGS, Code-barres et Sérialisé car le système les reçoit via la fonctionnalité d'importation de produits, avant la réception.
Voici les champs du tableau que vous pouvez trouver dans votre fichier Excel :
Identifiant unique du produit est la valeur de l'unicité du produit (nom, code, article ou non spécifié), la colonne est obligatoire. Pour en savoir plus sur la définition d'un identifiant unique, consultez cet article.
Important: si vous n'avez pas défini d'identifiant unique de produit (il est indiqué « non spécifié » dans les paramètres), alors vous devez utiliser l'ID du produit (vous pouvez trouver l'ID du produit en exportant des produits sur la page « Mon entreprise - Produits »).
Quantité. Il s'agit d'un champ obligatoire pour les produits qui ne sont pas des produits de série.
Numéros de série. Il s'agit d'un champ obligatoire pour les produits en série. Le système ajoutera autant de produits que de numéros de série saisis dans ce champ (jusqu'à 20 numéros de série).
Garantie du fournisseur (valeur). Il s'agit d'un champ facultatif pour la valeur de la période de garantie du fournisseur.
Garantie du fournisseur (période). Il s'agit d'un champ facultatif pour le type d'unité de la période de garantie du fournisseur (jour ou mois).
Remarque : les colonnes relatives à la garantie du fournisseur sont facultatives. Toutefois, si vous décidez d'ajouter la garantie du fournisseur, vous devez remplir les deux champs.
La date d'expiration est la date d'expiration finale du produit. La date d'expiration est affichée dans une colonne distincte dans l'entrepôt dans le tableau des soldes.
Si vous recevez un lot d'un produit avec différentes dates d'expiration, chaque groupe avec une date d'expiration distincte doit être enregistré avec un bon de livraison distinct.
Prix d'achat. Il s'agit d'un champ obligatoire pour le calcul du bénéfice et de la marge bénéficiaire .
Champs relatifs au prix de détail. Il s'agit des champs facultatifs pour les prix de vente au détail. Le système utilise ces valeurs pour les prix de vente dans le profil de produit.
Les champs relatifs aux prix de vente ne sont pas obligatoires. S'il n'y a pas de données, il suffit de laisser une cellule vide et de supprimer les noms des colonnes pour que les prix nuls ne s'appliquent pas aux produits.
N'oubliez pas : assurez-vous que les noms des colonnes de prix de détail correspondent aux noms des marges bénéficiaires de la page Paramètres > Prix et remises. Sinon, RO App ne pourra pas identifier ces valeurs comme des prix.
Appuyez sur le bouton Importer, joignez votre fichier Excel, et appuyez sur le bouton Importer pour télécharger le fichier dans le système.
Gardez à l'esprit que votre fichier Excel de réception des produits doit contenir jusqu'à 250 lignes de données.
Si vous importez un fichier dans l'ancien format, qui ne comporte pas de colonne « Date d'expiration », une erreur se produira lors de l'importation. En effet, cette caractéristique ne peut pas encore être définie pour les produits existants.
Pour éviter cette erreur, ajoutez une colonne intitulée « Date d'expiration » au fichier d'importation avant les colonnes de prix et laissez-la vide. Il s'agit d'une solution temporaire jusqu'à la publication d'une mise à jour qui vous permettra de définir des dates d'expiration pour les produits existants, et pas seulement pour les nouveaux.
Dès que vous avez rempli le tableau avec vos produits - que ce soit manuellement ou via l'importation d'un fichier Excel - appuyez sur le bouton « Créer ».
Si nécessaire, vous pouvez modifier le document de réception terminé. Pour en savoir plus sur l'édition d'un document de réception, consultez cet article.