Bientôt, la logique de gestion des commandes dans les statuts du groupe « Déposé » changera dans RO App. Cela aidera à refléter plus précisément les processus réels de l’entreprise et à éviter les actions inutiles lors de la fermeture de commandes incomplètes ou annulées.
Cette mise à jour sera utile aux entreprises confrontées à des situations où une commande doit être fermée sans que le travail soit réellement terminé :
Le client a refusé la réparation
Le client a refusé de recevoir le produit
La commande a été annulée
Les pièces nécessaires n’ont pas été reçues
Le client n’a pas récupéré l’appareil, l’équipement ou l’actif
Le travail n’a pas été terminé pour d’autres raisons
Actuellement, pour fermer ce type de commandes, les employés doivent souvent effectuer des actions supplémentaires qui ne reflètent pas la situation réelle, par exemple :
déduire des produits qui n’ont pas réellement été utilisés,
accepter un paiement qui n’a pas réellement existé,
supprimer des éléments ou modifier leur prix à zéro.
Ce qui va changer
Après la sortie de la mise à jour, les commandes pourront être déplacées vers un statut du groupe « Déposé » même si :
des produits non déduits restent dans la commande ;
certains produits ont été déduits et d’autres non ;
la commande est totalement ou partiellement impayée.
Cela signifie que vous n’aurez plus besoin de mettre le prix des éléments à zéro ni de supprimer complètement des éléments, et vous ne perdrez pas l’historique d’interaction avec le client concernant une commande incomplète ou annulée.
De plus, les commandes fermées comme Déposé ne seront plus incluses dans le rapport « Bénéfices des commandes ».
Nous vous recommandons de revoir à l’avance vos processus actuels pour les commandes non réussies, de les modifier si nécessaire et d’en informer vos employés.
La logique actuelle pour les statuts du groupe « Fermé » restera inchangée. Comme auparavant, le système ne permettra pas de fermer une commande avec succès sans déduire tous les produits ajoutés ou sans paiement complet.
Comment cela fonctionnera
Produits non déduits
Lors du déplacement d’une commande vers un statut du groupe « Déposé », le système n’exigera plus la déduction de tous les produits ajoutés. Cela signifie que :
les produits non déduits resteront dans la commande en tant que partie de l’historique du document ;
les produits déjà déduits resteront déduits ;
le mouvement d’inventaire des produits reflétera la situation réelle.
Ainsi, vous pourrez conserver l’historique des commandes annulées avec la liste complète des services et des produits. Le document reflétera également le mouvement réel des produits.
Montants impayés
Si un montant impayé reste lors de la fermeture d’une commande non réussie :
Le système n’ouvrira plus la fenêtre d’acceptation du paiement.
Le solde impayé sera automatiquement annulé afin que la commande puisse être fermée sans dette. Cet ajustement est purement technique et n’est pas affiché comme une entrée ou un retrait réel de fonds dans les comptes financiers.
Cela signifie que vous n’aurez plus besoin d’enregistrer un paiement pour une commande qui n’a pas réellement été terminée. Cela aidera à éviter les créances clients artificielles pour les commandes pour lesquelles aucun paiement n’a réellement été effectué.
Cas d’utilisation pour différents types d’entreprises
1. Un client a refusé une réparation automobile après le diagnostic.
Un technicien a effectué le diagnostic et un responsable a ajouté des pièces pour une future réparation, mais le client a décidé de ne pas réparer la voiture. Actuellement, pour fermer ce type de commande comme non réussie, il faut déduire des produits, modifier les prix des services et effectuer d’autres actions supplémentaires.
Après la mise à jour, la commande pourra simplement être déplacée vers un statut Déposé, et les pièces non utilisées resteront dans l’inventaire.
2. Un appareil est jugé économiquement irréparable.
Après le diagnostic, il s’est avéré que la réparation n’était pas économiquement viable. Un écran, une batterie et d’autres composants avaient déjà été ajoutés à la commande pour le devis préliminaire.
Après la mise à jour, vous pourrez fermer ce type de commande comme non réussie sans opérations d’inventaire ou de paiement inutiles.
3. Une commande est annulée après une réservation de produit.
Un responsable a créé une commande, ajouté des produits et préparé l’expédition, mais l’acheteur a refusé l’achat ou n’a pas confirmé la commande.
Après la mise à jour, ce type de commande pourra être fermé sans créer de déductions ou de paiements artificiels pour une vente qui n’a pas réellement eu lieu.
4. Un client a annulé une visite sur site après l’approbation de l’installation.
Une entreprise d’installation a préparé une commande et ajouté des équipements et des matériaux, mais le client a changé d’avis avant le début des travaux.
Après la mise à jour, la commande pourra être fermée comme incomplète sans déduire l’équipement qui n’a jamais réellement été utilisé et sans accepter un paiement qui n’a pas réellement existé.
Ce qu’il adviendra des rapports
Nous avons également veillé à ce que la nouvelle logique ne fausse pas les rapports ni les analyses.
Après la sortie de la mise à jour, les commandes Déposé ne seront pas incluses dans le rapport « Bénéfices des commandes ». En même temps, nous ajouterons un nouveau rapport pour les commandes fermées comme Déposé, afin que vous puissiez consulter facilement les bénéfices perdus.
Les montants impayés des commandes non réussies ne seront pas affichés comme des paiements réels dans les rapports financiers.