Nous avons mis à jour le flux de travail des rendez-vous dans RO App. Vous pouvez désormais créer des rendez-vous sans les assigner immédiatement à un employé spécifique. C’est particulièrement utile pour les entreprises qui acceptent d’abord la demande d’un client et décident ensuite qui réalisera le travail.
Auparavant, les clients utilisant le Rendez-vous en ligne devaient choisir un employé, et le champ Attributaire était obligatoire lors de la création d’un rendez-vous dans le système. Il était donc difficile de prendre en charge les flux de travail dans lesquels les rendez-vous sont examinés, qualifiés ou répartis seulement après la collecte d’informations supplémentaires.
Avec cette mise à jour, vous pouvez créer des rendez-vous sans responsable, les afficher à la fois dans le Calendrier et dans le tableau des Rendez-vous, puis les assigner plus tard lorsque vous êtes prêt.
Pourquoi cette mise à jour est importante
De nombreuses entreprises n’assignent pas le travail à un employé spécifique dès qu’un rendez-vous est créé. Elles doivent d’abord confirmer la demande, clarifier l’étendue du travail, évaluer sa complexité ou vérifier la disponibilité de l’équipe.
Par exemple, un client peut réserver un diagnostic, une consultation, une inspection préliminaire ou un service général. À ce stade, il n’est pas toujours clair quel employé est le plus adapté. Une fois les détails confirmés, un responsable ou un administrateur peut assigner le rendez-vous au membre de l’équipe approprié.
Cette mise à jour vous aide à :
accepter des rendez-vous sans restrictions inutiles ;
supprimer l’obligation pour les clients de choisir un employé lorsque ce n’est pas nécessaire ;
assigner les rendez-vous aux employés plus tard ;
identifier et gérer facilement les rendez-vous non assignés.
Nouveau paramètre de Rendez-vous en ligne
Un nouveau paramètre Afficher l'étape de sélection des employés est désormais disponible sur la page Paramètres > Pages publiques > Rendez-vous en ligne.
Par défaut, ce paramètre est activé, de sorte que votre flux actuel de Rendez-vous en ligne reste inchangé : les clients sélectionnent un employé, un service et un créneau horaire disponible.
Si vous désactivez ce paramètre, l’étape de sélection de l’employé est supprimée du flux de réservation. Après avoir choisi un emplacement et un service, les clients verront immédiatement les créneaux horaires disponibles selon les heures de travail de l’emplacement. Le rendez-vous sera alors créé sans responsable.
Fonctionnement de la sélection de l’heure sans employé
Lorsque l’étape de sélection de l’employé est désactivée, les créneaux horaires disponibles sont générés en fonction des heures de travail de l’emplacement, et non des horaires individuels des employés.
Cela signifie que les clients voient la disponibilité générale de l’emplacement au lieu de l’horaire d’un employé spécifique.
Cette approche est idéale pour les entreprises qui utilisent le Rendez-vous en ligne comme demande initiale ou réservation de temps, et non comme rendez-vous final avec un spécialiste spécifique.
Créer des rendez-vous sans responsable
Le champ Attributaire n’est plus obligatoire lors de la création manuelle d’un rendez-vous.
Il suffit de laisser le champ vide pour créer un rendez-vous non assigné. Vous pouvez compléter tous les autres détails du rendez-vous comme d’habitude et l’assigner plus tard, une fois que vous avez déterminé qui doit s’occuper du travail.
Trouver les rendez-vous non assignés dans le Calendrier
Pour faciliter la gestion des rendez-vous non assignés, le Calendrier inclut désormais une section dédiée Non attribué.
Cette section apparaît en haut de la vue par employé et contient tous les rendez-vous qui n’ont pas encore été assignés à un employé, ce qui permet aux responsables de voir facilement quelles demandes doivent encore être réparties.
Dans les vues quotidienne, hebdomadaire et mensuelle du Calendrier, vous pouvez également filtrer le planning pour afficher uniquement les rendez-vous non assignés.
Cas d’utilisation
Ateliers de réparation automobile
Un client réserve un diagnostic de véhicule ou une inspection préliminaire. Au moment du rendez-vous, il n’est pas encore clair si le travail nécessitera un électricien automobile, un spécialiste moteur, un technicien suspension ou un autre expert.
Avec les rendez-vous non assignés, l’atelier peut d’abord accepter la demande et l’assigner au bon technicien après l’inspection.
Services médicaux et beauty
Un client réserve une première consultation sans choisir de spécialiste spécifique. Un administrateur assigne ensuite le rendez-vous à un médecin, thérapeute, esthéticien ou consultant selon la disponibilité, la spécialisation et la charge de travail.
Ce flux de travail est idéal pour les cliniques, salons de beauté et centres de bien-être.
Entreprises de service sur le terrain
Un client demande une installation, une réparation sur site ou une visite de maintenance. Avant d’assigner le travail, l’entreprise doit confirmer l’adresse, évaluer le travail requis ou déterminer quelle équipe est disponible.
Les responsables peuvent d’abord accepter le rendez-vous, puis l’assigner une fois les détails confirmés.
Entreprises de réparation
Un client réserve un diagnostic pour un téléphone, un ordinateur portable ou un autre appareil. Le technicien approprié peut ne pas être connu avant l’inspection de l’appareil.
L’administrateur peut accepter le rendez-vous sans l’assigner immédiatement, puis le diriger vers le bon spécialiste selon les exigences de la réparation et la charge de travail actuelle.
Mise à jour de l’API publique
Nous avons également mis à jour l’API publique pour prendre en charge les rendez-vous non assignés. Pour les rendez-vous sans responsable, le champ assignee_id renverra la valeur null dans les méthodes de récupération des rendez-vous. Lors de la création d’un rendez-vous via l’API, le champ assignee_id n’est plus obligatoire.
Si vous avez des questions, des suggestions ou des commentaires concernant cette mise à jour, veuillez nous contacter via le chat du Support.