Nous avons mis à jour la logique de création automatique des contacts dans la téléphonie de RO App. Les contacts peuvent désormais être créés uniquement pour les appels entrants ou pour tous les appels, selon les paramètres de l'automatisation.
Nouveau paramètre pour les automatisations d'appels
Auparavant, les contacts pouvaient être créés automatiquement quelle que soit la direction de l'appel. Cela pouvait entraîner l'ajout de contacts inutiles à votre base après des appels sortants, et rendre plus difficile la recherche rapide d'un numéro dans la liste des contacts.
Dans les paramètres des automatisations d'appels, à côté de l'option "Créer des contacts pour les appels", un nouveau champ "Direction" est apparu avec deux options :
"Entrant"
"Tous"
Par défaut, les nouvelles automatisations auront "Entrant" sélectionné. Cela permet d'éviter la création de contacts inutiles après des appels sortants si votre équipe n'en a pas besoin.
Si vous souhaitez conserver le comportement précédent, vous pouvez sélectionner "Tous" : les contacts seront alors créés aussi bien pour les appels entrants que sortants.
Si votre entreprise disposait déjà d'une automatisation d'appels active avant cette mise à jour, la valeur "Entrant" a été appliquée automatiquement. Si vous avez besoin que des contacts soient également créés pour les appels sortants, ouvrez les paramètres de l'automatisation et sélectionnez "Tous".
Notez que ce paramètre affecte uniquement la création des contacts. Les autres actions de l'automatisation, comme la création de demandes ou de tâches, fonctionnent comme avant.
Un nom plus pratique pour les contacts créés automatiquement
Nous avons également mis à jour le modèle de nom des contacts créés automatiquement. Le numéro de téléphone apparaît désormais au début du nom du contact.
Par exemple, au lieu de :
Contact automatique binotel +380 (66) 612 73 21
le contact est désormais créé sous la forme :
+380 (66) 612 73 21 Contact automatique binotel
Ainsi, les contacts sont plus faciles à parcourir dans la liste et plus rapides à retrouver par numéro de téléphone.
Le nouveau format s'applique uniquement aux nouveaux contacts créés automatiquement. Les contacts déjà créés ne sont pas renommés.
Attribution automatique du responsable du contact
RO App attribue désormais également un responsable aux contacts créés automatiquement, lorsque cela est possible.
Le responsable est déterminé en fonction de la direction de l'appel :
si l'appel sortant est passé depuis l'interface de RO App, le responsable du contact sera l'utilisateur ayant passé l'appel ;
dans les autres cas – si un appel entrant a été pris ou manqué, ou si un appel sortant a été passé en dehors de l'interface de RO App – le responsable est choisi parmi les employés ayant accès au poste interne concerné.
Si aucun employé n'a accès au poste interne concerné, le contact est créé sans responsable.
Si un même appel déclenche plusieurs automatisations, RO App utilise le même employé responsable pour toutes les actions liées : responsable du contact, exécutant de la tâche et responsable de la demande.
Pourquoi c'est utile
Cette mise à jour vous aide à garder une base de contacts plus propre, surtout si votre équipe passe beaucoup d'appels sortants. Vous pourrez éviter les contacts inutiles créés automatiquement, retrouver plus rapidement vos clients par numéro de téléphone et voir immédiatement qui est responsable du suivi.
C'est particulièrement utile pour les centres de service, les garages automobiles, les équipes commerciales et toute équipe qui utilise activement la téléphonie sur RO App.
Pour en savoir plus sur l'automatisation des appels, consultez l'article Comment configurer l'automatisation des appels.
Si vous avez des questions, des suggestions ou des commentaires concernant cette mise à jour, n'hésitez pas à nous contacter via le chat d'assistance.