Si votre entreprise travaille avec des clients internationaux et accepte des paiements dans différentes devises, la section Devises vous aidera à configurer vos processus financiers de manière flexible.
Dans cette section, vous pouvez ajouter les devises nécessaires, gérer les taux de change actuels et suivre leur historique.
Remarque :
Le grand livre de l’entreprise est lié à la devise de base. Vous ne pouvez pas la modifier ici, mais vous pouvez configurer son affichage ou ajouter des devises supplémentaires.
Pour utiliser cette section, un collaborateur doit disposer de l’autorisation Finance activée dans le bloc d’autorisations Paramètres.
Actuellement, le système prend en charge la création de devises supplémentaires, la création de comptes financiers dans une devise autre que la devise de base, ainsi que le versement de fonds sur ces comptes et la conversion de devises. Des fonctionnalités permettant de traiter les paiements liés aux commandes, aux factures ou aux ventes, et de définir les prix des produits et services dans plusieurs devises seront ajoutées lors de futures mises à jour.
Devise de base
Sur la page Paramètres > Finance, dans la section Devises, la devise de base de l’entreprise est définie : il s’agit de la devise utilisée par défaut dans le système.
Vous ne pouvez pas modifier vous-même la devise de base, mais vous pouvez modifier son affichage (symbole ou format). N’oubliez pas de enregistrer vos modifications.
Si vous devez définir une autre devise de base, contactez l'équipe d'assistance via le chat.
En plus de la devise de base, vous pouvez ajouter d'autres devises à utiliser au sein de votre entreprise.
Comment ajouter une devise
Ajouter une devise dans les paramètres financiers
1. Sur la page Paramètres > Finance, dans la section Devises, cliquez sur + Devise.
2. Sélectionnez la devise souhaitée dans la liste.
3. Précisez comment elle s’affichera dans le système : le symbole de la devise et sa position par rapport au montant.
4. Le système renseignera automatiquement le taux de change par rapport à la devise de base. Si nécessaire, vous pouvez modifier ce taux manuellement. Lors de la saisie du taux, le système affiche le sens de conversion au format : 1 [devise supplémentaire] = [taux] [devise de base]. Cela permet de s’assurer que le taux est saisi dans le bon sens.
Le taux de change peut comporter jusqu’à six décimales.
Pour déterminer le taux de change, RO App utilise l’API Frankfurter. Si nécessaire, vous pouvez modifier la source utilisée pour déterminer le taux de change via l’API.
5. Enregistrez la nouvelle devise.
Ajout d’une devise lors de la création d’un compte
Si vous créez un compte dans une devise qui ne figure pas encore dans le tableau des devises, le système l’ajoutera automatiquement, avec le taux de change en vigueur au moment de la création du compte.
Une fois l’enregistrement effectué, le système :
ajoute la devise au tableau des devises supplémentaires actives ;
enregistre le taux de change saisi comme taux actuel ;
crée la première entrée dans l’historique des taux de change — avec la date et l’heure, le nom de l’employé qui l’a saisie et la valeur du taux de change. Cette entrée est permanente.
Tableau des devises supplémentaires
Toutes les devises actives sont stockées dans le tableau Devises supplémentaires. Pour chaque devise, elle affiche :
le nom de la devise ;
le taux de change actuel ;
la date et l’heure de la dernière modification du taux.
Comment modifier une devise supplémentaire
1. Ouvrez la devise souhaitée sur la page Paramètres > Finance > Devises en double-cliquant dessus.
2. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche, vous pouvez modifier :
le mode d’affichage de la devise ;
le taux de change.
3. Saisissez la valeur souhaitée et enregistrez.
Dans cette même boîte de dialogue, vous verrez l’historique complet des taux de change pour cette devise : quand et par qui les modifications ont été effectuées, ainsi que le taux de change appliqué à chaque fois. Les entrées les plus récentes apparaissent en haut.
Que se passe-t-il lorsque vous enregistrez les modifications :
si le taux de change a changé, une nouvelle entrée apparaît dans l’historique et cette entrée devient l’entrée actuelle ;
si le taux de change est identique à celui d’avant, aucune nouvelle entrée n’est créée.
Comment supprimer une devise supplémentaire
Ouvrez la devise souhaitée sur la page Paramètres > Finances > Devises en double-cliquant dessus. Cliquez sur le bouton de suppression situé dans le coin inférieur droit et confirmez l’action.
Vous ne pouvez pas supprimer une devise si elle contient au moins un compte financier. Supprimez d’abord tous les comptes financiers libellés dans cette devise.
Après la suppression, la devise ne disparaît pas complètement du système : elle est masquée dans la liste des devises actives et n’est plus disponible à la sélection. Toutes les données qui y sont associées (historique des taux de change, ainsi que tous les comptes et toutes les transactions dans lesquels cette devise a déjà été utilisée) restent stockées dans le système.
Pour retrouver l’accès à ces données, vous devez restaurer la devise, c’est-à-dire la rajouter à la liste des devises actives. Cela garantit que les anciens documents financiers créés dans cette devise s’affichent correctement, sans aucune perte de données.
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