Nouveautés dans "Tâches" : statuts, priorités et vue kanban

Nous avons mis à jour le module "Tâches" et y avons ajouté de nouvelles fonctionnalités : statuts et priorités, vue kanban avec regroupement, badges et filtres. Vous pouvez désormais modifier les tâches sans les ouvrir – directement dans le tableau ou en faisant glisser une carte sur le kanban.

Cette mise à jour vous sera utile si vous avez beaucoup de tâches réparties entre plusieurs employés. Par exemple, le gérant d'un atelier de réparation ouvre le matin le kanban regroupé par responsable et voit quel technicien est le plus chargé. Il fait glisser l'appel à un client concernant la validation d'une réparation dans la colonne d'un administrateur moins occupé aujourd'hui – le responsable change, sans qu'il soit nécessaire d'ouvrir la tâche.

Auparavant, une tâche pouvait seulement être ouverte ou fermée. Désormais, vous pouvez adapter les statuts à vos propres processus : les paramètres des statuts comportent un onglet distinct, "Tâches". Vous pouvez y renommer les statuts par défaut "À faire", "En cours", "En attente" et "Terminé" ou en ajouter de nouveaux. Comme dans les autres modules, vous pouvez définir vers quels statuts une tâche peut passer, qui peut les attribuer et si un commentaire est obligatoire.

Chaque tâche a aussi désormais une priorité : haute, moyenne ou basse. Une nouvelle tâche est toujours créée dans le premier statut, avec une priorité moyenne par défaut. Et pour terminer une tâche, il suffit de cliquer sur "Marquer comme terminée".

Nous avons déjà migré vos tâches existantes : les tâches ouvertes ont reçu le statut "À faire", les tâches fermées le statut "Terminé", et toutes ont une priorité moyenne.

Pour savoir comment ajouter vos propres statuts et configurer les transitions entre eux, consultez le guide de configuration des statuts.

Vous choisissez désormais la vue dans laquelle vous travaillez avec les tâches.

Le tableau est idéal lorsque vous devez voir de nombreuses tâches à la fois. Vous pouvez personnaliser les colonnes, par exemple ajouter la description de la tâche ou l'enregistrement lié. Le tri est possible sur presque toutes les colonnes : la priorité par ordre d'importance, et les statuts dans l'ordre configuré dans votre entreprise. Les tâches terminées sont masquées par défaut dans le tableau pour ne pas vous distraire du travail en cours, mais vous pouvez toujours les afficher à l'aide d'un filtre.

Le kanban présente les tâches sous forme de cartes réparties en colonnes. Vous pouvez les regrouper de trois façons :

Les tâches en retard sont toujours en haut de la colonne, suivies des cartes dont l'échéance est la plus proche. Vous pouvez masquer les colonnes de statut dont vous n'avez pas besoin, par exemple "Terminé".

Vous pouvez modifier le statut, le responsable, la priorité et l'échéance directement dans une ligne du tableau ou sur une carte du kanban – il suffit de cliquer sur le champ souhaité. Et si vous devez mettre à jour plusieurs tâches à la fois, sélectionnez-les dans le tableau et modifiez-les ensemble – chaque modification est enregistrée dans l'historique de chaque tâche.

Sur le kanban, il suffit de faire glisser une carte dans une autre colonne pour que la tâche soit mise à jour selon le regroupement.

Par statut – le statut de la tâche change. Les mêmes règles s'appliquent que lors d'un changement de statut dans la tâche elle-même : les colonnes des statuts vers lesquels la tâche ne peut pas passer deviennent inactives pendant le glisser-déposer, et si un statut exige un commentaire, le système vous le demandera.

Par responsable – le responsable change. Si une tâche a plusieurs responsables, la carte apparaît dans la colonne de chacun d'eux, et le glisser-déposer remplace uniquement l'employé de la colonne d'où vous l'avez déplacée. Pour créer une tâche pour un employé précis, survolez sa colonne et cliquez sur "+" – il sera déjà sélectionné comme responsable.

Par échéance – l'échéance change : elle passe à aujourd'hui, au dernier jour de la semaine en cours ou à une semaine plus tard.

Toutes les actions tiennent compte des droits d'accès. Par exemple, si un employé peut seulement modifier le statut de ses propres tâches, il ne pourra pas faire glisser une tâche dans la colonne d'un collègue.

La page des tâches comporte désormais des badges qui affichent en un clic les tâches dont vous avez besoin :

De nouveaux filtres sont également disponibles : par date de création, auteur, statut, responsable, priorité et échéance. Vous pouvez les combiner avec les badges et la recherche : par exemple, sélectionnez "En retard" et ajoutez un filtre par priorité pour commencer par le plus important.

Et pour accéder rapidement à la recherche, appuyez simplement sur "/".

Les tâches en retard sont désormais faciles à repérer partout : l'échéance est surlignée en rouge dans le tableau et sur la carte, l'en-tête de la colonne du kanban indique leur nombre, et la tâche elle-même affiche le nombre de jours de retard. Le compteur à côté de "Tâches" dans le menu principal indique précisément combien de vos tâches sont en retard.

L'échéance peut comporter une heure précise ou seulement une date. Par exemple, pour un appel à un client – "aujourd'hui avant 13:00", et pour une commande de pièces – simplement "avant vendredi". Une tâche avec une heure est en retard dès que cette heure est passée, et une tâche avec seulement une date, à partir du début du jour suivant.

Les échéances proches sont affichées dans un format facile à lire : "Aujourd'hui 13:00", "Dans 2 jours", "Il y a 2 jours". Vous voyez ainsi immédiatement combien de temps il reste ou s'est écoulé, sans consulter le calendrier.

Tout ce qu'il faut savoir sur le module mis à jour – de la configuration du kanban aux filtres – se trouve dans le guide du module "Tâches".

Vous avez des questions ou des idées concernant les tâches ? Nous sommes toujours disponibles dans le chat d'assistance.