Avec RO App, vous pouvez tenir vos clients au courant via des notifications par SMS et Email.
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Les notifications pour les clients sont des notifications / rappels que vous pouvez utiliser pour informer vos clients sur l'état actuel de la commande de travail (ou, par exemple, lorsque leur appareil est prêt pour le ramassage), et peuvent être déclenchées à l'événement dans les commandes de travail, les prospects et rendez-vous. La configuration complète se trouve sur la page Paramètres > Notifications externes.
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Remarque : Les modèles de notification sont valables pour toute l'entreprise et peuvent être utilisés dans n'importe quel emplacement.
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Étape 1. Accédez à la page « Paramètres > Notifications externes > Commandes » et cliquez sur le bouton « + Notification ».
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Étape 2. Choisissez l'un des événements suivants dans les commandes comme événement déclencheur.
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Commande créée. Un client est notifié lors de la création de la commande, lorsque vous appuyez sur le bouton Créer.
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Statut modifié. Un client reçoit une notification à chaque mise à jour de l'état de la commande (tous les états).
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Statut changé en. Un client n'est notifié qu'en cas de mise à jour d'un statut sélectionné. Après avoir choisi cette option, vous obtiendrez une liste déroulante avec les statuts de commande disponibles à sélectionner.
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L'heure planifiée a changé. Un client reçoit des notifications à chaque fois que le champ Date d'échéance du profil de la commande est mis à jour.
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Par exemple, un client a une réservation avec vous le 7 avril à 13h00 et vous rappelle plus tard pour la reprogrammer le 8 avril à 14h00. Une fois l'heure et la date Calendrier mises à jour et les modifications enregistrées, le client va recevoir une notification automatique avec une nouvelle date et une nouvelle heure, générée à l'aide d'un modèle de notification sélectionné.
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Étape 3. Sélectionnez SMS ou Email (fonctionne lorsque le profil du client a un numéro de téléphone ou une adresse email dans les détails de contact).
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Remarque : assurez-vous que la case correspondante est cochée (SMS ou Accepte de recevoir un email).

Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « Email », vous pouvez choisir l'adresse email à partir de laquelle les notifications seront envoyées : l'adresse du RO App ([email protected]) ou, si vous avez activé l'intégration Gmail, l'une des adresses Gmail connectées dans l'intégration, à condition que vous y ayez accès. Si vous n'avez aucune adresse Gmail connectée, vous pouvez accéder à la page de configuration directement depuis la fenêtre de sélection.
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Étape 4. Cochez la case Retarder l'envoi si nécessaire. Paramétrez un délai pour l'envoi automatique d'une notification à l'expiration.
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Par exemple, vous pouvez collecter automatiquement les commentaires des clients en retardant l'envoi d'un SMS dans 1 heure après avoir terminé une commande.
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Étape 5. Cochez la case Envoyer la notification pendant les heures de travail pour envoyer les notifications uniquement pendant les heures de travail que vous pouvez définir dans les Paramètres d'Emplacements.
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Étape 6. Sélectionnez un modèle de notification existant ou créez-en un nouveau.

Étape 7. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez envoyer cette notification. Vous pouvez sélectionner tous les emplacements ou des emplacements spécifiques.

Étape 8. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
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Étape 1. Allez à la page « Paramètres > Notifications externes > Commandes » et cliquez sur le bouton « + Rappel ».
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Remarque : Les rappels ne fonctionnent que lorsque le profil de la commande de travail comporte une date et une heure prédéfinies dans le champ Date d'échéance. La Date d'échéance est un champ système qui peut être affiché/masqué en fonction du type de commande et des paramètres de la fiche de commande.
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Étape 2. Sélectionnez SMS ou Email (fonctionne lorsque le profil du client a un numéro de téléphone ou une adresse email dans les détails de contact).
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Remarque : assurez-vous que la case correspondante est cochée (SMS ou Accepte de recevoir un email).

Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « Email », vous pouvez choisir l'adresse email à partir de laquelle les notifications seront envoyées : l'adresse du RO App ([email protected]) ou, si vous avez activé l'intégration Gmail, l'une des adresses Gmail connectées dans l'intégration, à condition que vous y ayez accès. Si vous n'avez aucune adresse Gmail connectée, vous pouvez accéder à la page de configuration directement depuis la fenêtre de sélection.
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Étape 3. Paramétrez combien de temps avant l'échéance, vous devez envoyer un rappel au client. La valeur peut être définie en minutes, en heures ou en jours.
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Étape 4. Sélectionnez un modèle ou créez-en un nouveau.

Étape 5. Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez envoyer cette notification. Vous pouvez sélectionner tous les emplacements ou des emplacements spécifiques.

Étape 6. Cliquez sur le bouton Enregistrer.
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Fermé ! Un nouveau rappel pour votre client est défini et sera affiché dans le flux d'événements de la commande. Vous pouvez également y trouver des notifications pour les clients.
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Étape 1. Accédez à la page « Paramètres > Notifications externes > Prospects » et cliquez sur le bouton « + Notification ».
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Étape 2. Choisissez l'un des événements suivants dans les prospects comme événement déclencheur.
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Prospect créé. Un client est notifié de l'événement de création du prospect lorsque vous appuyez sur le bouton Créer.
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Statut du prospect modifié en. Un client est notifié uniquement en cas de mise à jour de l'état d'un prospect sélectionné. Après avoir choisi cette option, vous obtiendrez une liste déroulante des statuts de prospects disponibles.
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Étape 3. Sélectionnez SMS ou Email (fonctionne lorsque le profil du client a un numéro de téléphone ou une adresse email dans les détails de contact).
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Remarque : veillez à ce que la case correspondante soit cochée (SMS ou Accepte de recevoir un email).

Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « Email », vous pouvez choisir l'adresse email à partir de laquelle les notifications seront envoyées : l'adresse du RO App ([email protected]) ou, si vous avez activé l'intégration Gmail, l'une des adresses Gmail connectées dans l'intégration, à condition que vous y ayez accès. Si vous n'avez aucune adresse Gmail connectée, vous pouvez accéder à la page de configuration directement depuis la fenêtre de sélection.
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Étape 4. Cochez la case Retarder l'envoi si nécessaire. Définissez un délai pour l'envoi automatique d'un message à l'expiration du délai.
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Étape 5. Sélectionnez un modèle de notification ou créez-en un nouveau. Appuyez sur Créer.
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Fermé ! Une nouvelle notification pour votre client à l'événement dans les prospects a été créée avec succès.
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Étape 1. Allez dans la page « Paramètres > Notifications externes > Rendez-vous » et cliquez sur le bouton « + Notification ».

Étape 2. Sélectionnez l'événement après lequel vous souhaitez envoyer des notifications.

Rendez-vous créé — les notifications seront envoyées lorsque le rendez-vous sera créé, c'est-à-dire après avoir cliqué sur le bouton « Créer ».

Statut changé — les notifications seront envoyées chaque fois que le statut du rendez-vous changera (tous les statuts).

Statut du rendez-vous modifié en — vous pouvez configurer des notifications liées à un statut spécifique. À droite, vous pouvez sélectionner le statut souhaité.

L'heure planifiée a changé — les notifications sont envoyées après chaque modification de l'heure dans le champ « Date et heure » du rendez-vous.

Par exemple, un client a pris rendez-vous avec vous le 10 mai à 13 h, mais il a ensuite appelé et reporté le rendez-vous au 12 mai à 14 h. Après avoir modifié l'heure du rendez-vous et enregistré les modifications, le client recevra une notification avec la nouvelle heure du rendez-vous conformément au modèle spécifié.

Étape 3. Sélectionnez le mode d'envoi des notifications : par SMS ou par email (si cette information est indiquée dans le profil du client).

Important : pour envoyer des notifications, la case « SMS » ou « Accepter de recevoir des emails » doit être cochée dans le profil du client.

Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « Email », vous pouvez choisir l'adresse email à partir de laquelle les notifications seront envoyées : depuis l'adresse RO App ([email protected]) ou, si vous avez activé l'intégration avec Gmail, depuis l'une des adresses Gmail connectées dans l'intégration, à condition que vous y ayez accès. Si vous n'avez aucune adresse Gmail connectée, vous pouvez accéder à la page de connexion directement depuis la fenêtre de sélection.

Étape 4. Si nécessaire, cochez la case « Retarder l'envoi ». L'envoi d'un tel message sera retardé pendant la durée spécifiée.

Par exemple, un SMS avec une évaluation d'un client peut être envoyé une heure après le rendez-vous.

Étape 5. Si nécessaire, cochez la case «Envoyer les notifications pendant les heures de travail», qui vous permet d'envoyer des notifications uniquement pendant les heures de travail spécifiées dans les paramètres d'emplacement.

Étape 6. Sélectionnez un modèle ou créez-en un nouveau.

Étape 7. Sélectionnez l'emplacement où cette notification peut être envoyée. Vous pouvez sélectionner tous les emplacements ou des emplacements spécifiques.

Étape 8. Cliquez sur le bouton «Enregistrer».

Étape 1. Allez à la page « Paramètres > Notifications externes > Rendez-vous » et cliquez sur le bouton « + Rappel ».

Étape 2. Sélectionnez le mode d'envoi des rappels : SMS ou Email (si cette information est spécifiée dans le profil du contact).

Important : pour envoyer des notifications, la case « SMS » ou « Accepter de recevoir des emails » doit être cochée dans le profil du contact.

Lorsque vous sélectionnez le mode de livraison « Email », vous pouvez choisir l'adresse email à partir de laquelle les notifications seront envoyées : depuis l'adresse RO App ou, si vous avez activé l'intégration avec Gmail, depuis l'une des adresses Gmail connectées dans l'intégration, à condition que vous y ayez accès. Si vous n'avez aucune adresse Gmail connectée, vous pouvez accéder à la page de connexion directement depuis la fenêtre de sélection.

Étape 3. Définissez l'intervalle de temps avant le rendez-vous auquel vous souhaitez envoyer un rappel au client. La valeur peut être définie en minutes, en heures ou en jours.

Étape 4. Sélectionnez un modèle ou créez-en un nouveau.

Étape 5. Sélectionnez l'emplacement où la notification peut être envoyée. Vous pouvez sélectionner tous les emplacements ou des emplacements spécifiques.

Étape 6. Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Allez à la page Paramètres > Notifications externes, trouvez une notification correspondante et double-cliquez pour la modifier, puis changez ce dont vous avez besoin et appuyez sur Enregistrer. Pour supprimer une notification / un rappel du système, appuyez sur le bouton supprimer.
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Sélectionnez plusieurs notifications, puis vous pouvez effectuer des actions en bloc, supprimer toutes les notifications sélectionnées en une seule fois, changer de modèle, changer de méthode d'envoi.