Zaktualizowaliśmy logikę automatycznego tworzenia kontaktów w telefonii RO App. Teraz kontakty mogą być tworzone tylko dla połączeń przychodzących lub dla wszystkich połączeń – w zależności od ustawień automatyzacji.
Nowe ustawienie dla automatyzacji połączeń
Wcześniej kontakty mogły być tworzone automatycznie niezależnie od kierunku połączenia. Przez to w bazie mogły pojawiać się zbędne kontakty po połączeniach wychodzących, a znalezienie potrzebnego numeru na liście kontaktów było trudniejsze.
W ustawieniach automatyzacji połączeń, obok opcji "Utwórz kontakty do rozmów", pojawiło się nowe pole "Kierunek" z dwiema opcjami:
"Wszystkie"
"Przychodzące"
Domyślnie dla nowych automatyzacji zostanie wybrana opcja "Przychodzące". Pomoże to uniknąć tworzenia zbędnych kontaktów po połączeniach wychodzących, jeśli Twój zespół tego nie potrzebuje.
Jeśli chcesz zachować poprzedni scenariusz, możesz wybrać "Wszystkie" – wtedy kontakty będą tworzone zarówno dla połączeń przychodzących, jak i wychodzących.
Jeśli Twoja firma miała już aktywną automatyzację połączeń przed tą aktualizacją, automatycznie ustawiono dla niej wartość "Przychodzące". Jeśli potrzebujesz, aby kontakty były tworzone również dla połączeń wychodzących, otwórz ustawienia automatyzacji i wybierz "Wszystkie".
Zwróć uwagę: to ustawienie wpływa wyłącznie na tworzenie kontaktów. Pozostałe działania automatyzacji, takie jak tworzenie zgłoszeń czy zadań, działają tak samo jak wcześniej.
Wygodniejsza nazwa dla automatycznie utworzonych kontaktów
Zaktualizowaliśmy również szablon nazwy dla automatycznie utworzonych kontaktów. Teraz numer telefonu wyświetla się na początku nazwy kontaktu.
Na przykład zamiast:
Automatyczny kontakt binotel +380 (66) 612 73 21
kontakt jest teraz tworzony w formacie:
+380 (66) 612 73 21 Automatyczny kontakt binotel
Dzięki temu kontakty są łatwiejsze do przeglądania na liście i szybsze do znalezienia po numerze telefonu.
Nowy format dotyczy tylko nowo utworzonych automatycznie kontaktów. Istniejące kontakty nie są zmieniane.
Automatyczne przypisywanie menedżera kontaktu
Teraz RO App przypisuje również menedżera do automatycznie utworzonych kontaktów, jeśli to możliwe.
Menedżer jest wybierany w zależności od kierunku połączenia:
jeśli połączenie wychodzące zostało wykonane z poziomu interfejsu RO App, menedżerem kontaktu zostaje użytkownik, który zainicjował połączenie;
w pozostałych przypadkach – jeśli połączenie przychodzące zostało odebrane lub nieodebrane, a także jeśli połączenie wychodzące zostało wykonane poza interfejsem RO App – menedżer jest wybierany spośród pracowników mających dostęp do odpowiedniego numeru wewnętrznego.
Jeśli żaden pracownik nie ma dostępu do odpowiedniego numeru wewnętrznego, kontakt zostaje utworzony bez menedżera.
Jeśli jedno połączenie uruchamia kilka automatyzacji, RO App wykorzystuje tego samego odpowiedzialnego pracownika dla wszystkich powiązanych działań: menedżera kontaktu, wykonawcy zadania i menedżera zgłoszenia.
Do czego się to przyda
Ta aktualizacja pomoże utrzymać czystszą bazę kontaktów, szczególnie jeśli Twój zespół często wykonuje połączenia wychodzące. Unikniesz zbędnych automatycznie tworzonych kontaktów, szybciej znajdziesz klientów po numerze telefonu i od razu zobaczysz odpowiedzialnego menedżera do dalszej pracy.
Jest to szczególnie przydatne dla centrów serwisowych, warsztatów samochodowych, działów sprzedaży i wszystkich zespołów, które aktywnie korzystają z telefonii w RO App.
Więcej informacji o automatyzacji połączeń znajdziesz w artykule Jak skonfigurować automatyzację połączeń.
Jeśli masz pytania, sugestie lub uwagi dotyczące tej aktualizacji, skontaktuj się z nami przez czat wsparcia.