Skuteczna księgowość i przejrzystość w zakresie wynagrodzeń stanowią kluczowe elementy zarządzania zespołem oraz finansami firmy. Aby ułatwić analizę danych już obliczonych w systemie, wprowadzono nowy „Raport płacowy”, który konsoliduje informacje z modułów obliczeń i rozliczeń wynagrodzeń w jednym interfejsie.
Zaktualizowany raport „Wynagrodzenia” stanowi narzędzie do szybkiej analizy obliczonych i rozliczonych wynagrodzeń w firmie. Właściciele i menedżerowie otrzymują zarówno ogólne podsumowanie (wynagrodzenie podstawowe, prowizje, premie, kary), jak i elastyczne zestawienia — aż do poziomu konkretnej reguły, dokumentu lub stanowiska — przy zachowaniu znanej logiki weryfikacji danych (pracownik → reguła → dokument → kwota). Jednocześnie dział finansowy może z łatwością przełączać się między obliczeniami „na żywo” a stałym widokiem historycznym dla minionych okresów, a elastyczne ustawienia ról pozwalają na lokalne ograniczenia widoczności danych w zależności od pracownika lub Lokalizacji.
Ważna uwaga: Niniejszy raport skupia się wyłącznie na kwotach obliczonych i naliczonych i nie odzwierciedla rzeczywistych płatności ani wypłat gotówkowych.
W tym artykule szczegółowo przyjrzymy się, jak skonfigurować poziomy dostępu do raportu, prawidłowo zastosować filtry oraz wyeksportować ostateczne dane.
Jak skonfigurować dostęp do raportu
Dostęp do raportu konfiguruje się oddzielnie dla każdej roli na stronie Ustawienia → Pracownik → Role w oknie poświęconym danej roli.
Najpierw w sekcji „Raporty” należy włączyć uprawnienie „Wynagrodzenia”. Decyduje to o tym, czy użytkownik może otworzyć raport „Wynagrodzenia”.
Następnie w sekcji „Dostęp” określ, dane których pracowników użytkownik może przeglądać w raporcie:
Tylko moje wynagrodzenie — pracownik widzi wyłącznie własne dane;
Wszyscy pracownicy — pełny dostęp do danych dotyczących całego personelu;
Wybrani pracownicy — dostęp wyłącznie do list wynagrodzeń z określonej listy osób.
Ustawienia te dotyczą wyłącznie nowego raportu i nie mają wpływu na inne sekcje systemu.
Jak wygenerować raport
Raport jest dostępny na stronie Raporty > Finanse > Wynagrodzenia.
Aby wyświetlić żądane dane, użyj filtrów:
Okres (wymagane) — określa zakres czasowy raportu. W trybie „Obliczone” określa okres, za który wyświetlane są obliczenia, a w trybie „Naliczone” określa okres objęty zarejestrowanymi naliczeniami.
Źródło (wymagane) — określa, skąd system pobiera informacje:
Obliczone — raport wyświetla aktualne dane, które mogą ulec zmianie w miarę aktualizacji samych obliczeń;
Naliczone — raport wyświetla naliczenia, które zostały już sfinalizowane.
Lokalizacje — pozwalają wybrać konkretne lokalizacje. Ten filtr jest dostępny tylko w trybie Obliczone, ponieważ naliczenia wynagrodzeń nie są powiązane z lokalizacją.
Lista zawiera:
Firma — zapisy niepowiązane z konkretną lokalizacją, w tym wynagrodzenie podstawowe, kary, premie i prowizje oparte na zdarzeniach lub dokumentach bez przypisanej lokalizacji;
Lokalizacje dostępne dla użytkownika — premie obliczone na podstawie dokumentów dla odpowiedniej lokalizacji.
Na przykład:
Jeśli wybierzesz tylko „Firma” — raport będzie zawierał wyłącznie ogólne naliczenia niepowiązane z lokalizacją: wynagrodzenie podstawowe, kary, premie i prowizje, które nie są przypisane do konkretnej lokalizacji.
Jeśli wybierzesz konkretną lokalizację — raport wyświetli wyłącznie te prowizje wygenerowane na podstawie dokumentów dotyczących tej lokalizacji.
Jeśli połączysz opcję „Firma” z wieloma lokalizacjami — raport połączy dane ogólne ze szczegółami dla każdej wybranej lokalizacji.
Jeśli wybierzesz opcję „Wszystkie” — raport będzie zawierał wszystkie dane, niezależnie od lokalizacji.
Pracownicy — umożliwia wybranie jednego, kilku lub wszystkich dostępnych pracowników. Zawartość tego filtra automatycznie dostosowuje się do uprawnień dostępu roli pracownika generującego raport:
jeśli dostęp jest ograniczony do własnej listy wynagrodzeń, filtr jest niedostępny;
w trybie „Wybrani pracownicy” wyświetlani są wyłącznie pracownicy z zatwierdzonej listy;
w trybie „Wszyscy” wyświetlani są wszyscy pracownicy dostępni dla użytkownika w ramach tego raportu.
Stanowisko – pozwala ograniczyć raport do pracowników zajmujących jedno lub więcej wybranych stanowisk. W filtrze dostępne są tylko te stanowiska, które odpowiadają pracownikom w ramach skonfigurowanych uprawnień dostępu do raportu;
jeśli wybrano wiele stanowisk, raport pokazuje pracowników zajmujących dowolne z wybranych stanowisk;
jeśli stanowisko pracownika nie jest określone, pracownik ten zostaje umieszczony w grupie „Nieokreślone”.
Załóżmy na przykład, że firma zatrudnia 10 pracowników na stanowiskach „Kierownik”, „Kasjer” i „Administrator”.
Filtr „Pracownicy”:
Jeśli rola użytkownika ma uprawnienie dostępu „Tylko moja lista wynagrodzeń”, filtr „Pracownicy” jest niedostępny, a raport natychmiast wyświetla dane wyłącznie dla tego użytkownika.
Jeśli rola jest ustawiona na „Wybrani pracownicy” z listą, na przykład, 4 osób (Harrisson, Korniezhko, Milton, Miller) — w filtrze można wybrać jedną, kilka lub wszystkie cztery z nich; pozostałych 6 pracowników nie pojawi się na liście.
Jeśli rola ma dostęp do „Wszyscy pracownicy” — w filtrze dostępnych jest wszystkich 10 pracowników firmy.
Filtr „Stanowisko”:
W przypadku użytkownika z dostępem do 4 wybranych pracowników (2 „kierowników” i 2 „kasjerów”) w filtrze „Stanowisko” pojawią się tylko opcje „Kierownik” i „Kasjer” — opcja „Administrator” nie jest wyświetlana, ponieważ żaden z dostępnych pracowników nie zajmuje tego stanowiska.
Jeśli wybierzesz jednocześnie opcje „Kierownik” i „Kasjer”, raport wyświetli wszystkich pracowników zajmujących obie te pozycje (tj. wszystkich 4 dostępnych pracowników).
Jeśli dla jednego z pracowników nie określono stanowiska w systemie, zostanie on umieszczony w oddzielnej grupie „Nieokreślone”, która również będzie dostępna do wyboru w filtrze.
Po skonfigurowaniu filtrów kliknij „Zastosuj”.
Co pokazuje raport
Raport wyświetla informacje dotyczące obliczeń wynagrodzeń lub naliczonych wynagrodzeń dla wybranych pracowników w wybranym okresie.
Podsumowanie całkowite dla każdego pracownika
Dla każdego pracownika wyświetlane są następujące pola:
Stanowisko
Stawka
Prowizje
Kary
Bonusy
Suma
Wzór obliczeniowy:
Suma = Wynagrodzenie podstawowe + Prowizje + Bonusy − Kary
W trybie Obliczone „Suma” stanowi aktualną kwotę obliczonej listy płac za wybrany okres.
W trybie Naliczone „Suma” stanowi sumę już zaksięgowanych naliczonych wynagrodzeń, które mieszczą się w wybranym okresie.
Podział według pracownika
Po rozwinięciu karty pracownika dostępne są dwie sekcje:
1. Stawka, kary i bonusy. Ta sekcja zawiera zapisy dotyczące wynagrodzenia podstawowego, kar i premii, które mieszczą się w wybranym okresie sprawozdawczym. Dla każdego zapisu podano datę i godzinę, dokument oraz kwotę. Mogą to być naliczone wynagrodzenia podstawowe, kary lub premie.
2. Prowizje. Ta sekcja zawiera wszystkie prowizje oparte na skonfigurowanych regułach/zdarzeniach dla wybranego okresu. Wpisy są pogrupowane według reguły prowizji lub zdarzenia — nazwy reguły lub zdarzenia użytego do obliczenia prowizji.
Kliknij znak zapytania, aby wyświetlić regułę używaną do obliczeń.
W ramach każdej grupy naliczeń wyświetlane są następujące informacje:
Data i godzina;
Dokument — dokument, na podstawie którego naliczono prowizję; kliknij numer, aby go otworzyć;
Nazwa produktu lub usługi — konkretna pozycja (produkt, usługa lub praca), dla której obliczono prowizję; pole to pozostaje puste, jeśli prowizja została obliczona na poziomie dokumentu lub zdarzenia;
Kwota — kwota prowizji.
Łączna kwota prowizji dla każdej konkretnej grupy jest wyświetlana poniżej tej grupy.
Drukowanie i eksportowanie
Możesz wygodnie wydrukować nowy raport wynagrodzeń bezpośrednio z systemu lub zapisać go w formacie PDF. Wersja wydrukowana zawiera u góry tytuł, okres, lokalizacje, wybranych pracowników, źródło danych, a także datę, godzinę i nazwisko osoby, która utworzyła raport.
Układ wydruku dokładnie odzwierciedla zawartość ekranu: szczegółowe bloki płatności dla każdego pracownika, sumy w poszczególnych blokach oraz suma całkowita. System egzekwuje uprawnienia dostępu, więc na wydruku pojawią się tylko ci pracownicy, do których użytkownik ma uprawnienia dostępu.
Aby przeprowadzić bardziej szczegółową analizę lub pracować w programie Excel, można pobrać raport w formie arkusza kalkulacyjnego. Wyeksportowany plik zawiera wyczerpujące szczegóły: informacje o pracowniku, stanowisko, rodzaje wynagrodzeń (wynagrodzenie podstawowe, prowizje, kary lub premie), daty, zasady/zdarzenia, komentarze oraz konkretne kwoty. Wszystkie dane w pliku ściśle odpowiadają ustawionym filtrom oraz osobistym uprawnieniom dostępu do raportu płacowego.
