W RO App zasoby można grupować według rodzaju i wykorzystywać do zarządzania dostępnością podczas planowania wizyt klientów.
Na przykład w przypadku salonu kosmetycznego można utworzyć rodzaj zasobu „Gabinet zabiegowy” i dodać do niego konkretne zasoby: „Gabinet zabiegowy 1”, „Gabinet zabiegowy 2” oraz „Gabinet zabiegowy 3”. Jeden rodzaj zasobu może być wykorzystywany w wielu lokalizacjach firmy.
Rodzaj zasobu i zasób
System wykorzystuje dwa powiązane elementy:
Rodzaj zasobu — grupuje zasoby, które służą temu samemu celowi. Na przykład rodzaj zasobu „Gabinet zabiegowy”, rodzaj zasobu „Gabinet masażu” oraz rodzaj zasobu „Winda”.
Zasób — konkretna instancja tego rodzaju. Na przykład „Kabina 1” lub „Kabina 2”.
Pojedynczy zasób zawsze należy do jednego rodzaju.
Ważne: Rodzaj zasobu jest tworzony i edytowany na poziomie firmy, a nie na poziomie poszczególnych lokalizacji. Jeden rodzaj można dodać jednocześnie do wielu lokalizacji.
Tworzenie rodzaju zasobu
Aby utworzyć rodzaj zasobu, przejdź do sekcji Ustawienia > Ogólne > Wizyty i wykonaj następujące kroki:
1. Kliknij + Rodzaj zasobu
2. Podczas tworzenia rodzaju zasobu określ:
nazwę rodzaju zasobu;
lokalizacje, w których będzie on używany;
B liczbę zasobówB dla każdej lokalizacji.
Na przykład, jeśli określisz 3 zasoby dla rodzaju „Pudełko”, system automatycznie utworzy: Pudełko 1, Pudełko 2, Pudełko 3.
W ten sposób nie ma potrzeby tworzenia tego samego rodzaju zasobu osobno dla każdej lokalizacji. Poszczególne zasoby można dodawać lub edytować w ustawieniach firmy lub na stronie odpowiedniej lokalizacji.
3. Automatyczne przypisywanie zasobów
Jeśli wymagany rodzaj zasobu jest skonfigurowany dla usługi, aplikacja RO App może automatycznie przypisać konkretny dostępny zasób podczas tworzenia wizyty.
Dla każdego rodzaju zasobu można wybrać metodę automatycznego przypisywania:
Równomierny rozkład — (domyślnie) — system wybiera najmniej obciążony dostępny zasób, zapewniając zrównoważone wykorzystanie wszystkich
Maksymalne wykorzystanie — system wybiera najbardziej obciążony dostępny zasób, dzięki czemu inne zasoby pozostają dostępne dłużej.
Na przykład, jeśli usługa wymaga rodzaju zasobu „Biuro”, a firma posiada trzy biura, system automatycznie wybierze dostępne biuro podczas tworzenia wizyty, zgodnie z wybraną strategią. W razie potrzeby można ręcznie zmienić przypisany zasób.
Powiązanie zasobów z usługami
Dla każdej usługi można określić, które rodzaje zasobów są wymagane do jej wykonania.
Na przykład:
„Masaż” → Gabinet masażu;
„Naprawa samochodu” → Podnośnik;
„Wynajem miejsca w garażu” → Miejsce w garażu.
Do jednej usługi można dodać wiele rodzajów zasobów. Jeśli ten sam rodzaj zasobu zostanie dodany do usługi wielokrotnie, system musi zarezerwować odpowiednią liczbę odrębnych zasobów podczas tworzenia wizyty. Nie można dodać wielu zasobów tego samego rodzaju do jednej usługi.
Uwaga: Rodzaje zasobów są powiązane bezpośrednio z usługami. Obecnie nie ma możliwości skonfigurowania tego powiązania dla całej kategorii usług.
Zasoby w wizytach
Do jednej wizyty można przypisać jeden lub więcej konkretnych zasobów.
Podczas ręcznego wybierania zasobów użytkownik widzi je pogrupowane według rodzaju. Rodzaj zasobu służy wyłącznie jako nagłówek grupy i nie można go wybrać osobno — należy wybrać konkretny zasób.
Jeśli dla jednej wizyty istnieje wiele zasobów, są one wyświetlane w osobnych wierszach w kalendarzu, ale wszystkie pozostają częścią tej samej wizyty.
Kiedy zasób uznaje się za zarezerwowany
Zasób uznaje się za zarezerwowany, jeśli istnieje inna wizyta na ten sam przedział czasowy z wykorzystaniem tego zasobu, a wizyta ta ma status inny niż:
Zakończona;
Anulowana;
Niepojawienie się.
Jeśli wszystkie zasoby wybranego rodzaju są zarezerwowane, system wyświetla ostrzeżenie, że niektóre zasoby są niedostępne. Gdy pracownik tworzy wizytę ręcznie, można ją zapisać, nawet jeśli żadne zasoby nie są dostępne.
Na publicznej stronie wizyt online klient nie widzi ani nie wybiera konkretnego zasobu. System przypisuje go automatycznie. Jeśli nie ma dostępnych odpowiednich zasobów, nie można utworzyć wizyty na ten przedział czasowy.