Każda firma na co dzień dokonuje różnych form płatności pieniężnych. Przepływ pieniędzy w firmie i poza nią jest procesem ciągłym, który w pełni charakteryzuje działalność firmy. I każda organizacja musi go kontrolować. Tutaj szczegółowo opisaliśmy tę funkcję w programie RO App.
Posiadanie kilku stanowisk kontowych pomaga w prowadzeniu księgowości.
Możesz na przykład podzielić je według nazwy i rodzaju na "Gotówkowe", "Bezgotówkowe" i „ Karta kredytowa”. Albo masz osobną konto na wydatki biurowe, w takim przypadku zalecamy również stworzenie odpowiednich kont, aby widzieć przepływ pieniędzy bezpośrednio w nich.
Dostępność kont ma również bezpośredni wpływ na metody płatności dostępne podczas tworzenia płatności.
Na przykład, jeśli utworzono konta z opcjami płatności „Gotówka” i „Bezgotówkowa”, podczas wypełniania szczegółów płatności będzie można wybrać tylko te opcje. Jeśli nie utworzono konta z opcją płatności „Karta kredytowa”, nie będzie ono widoczne na liście opcji.
Tworzenie nowego konta
Nowy konto można dodać na stronie Finanse > Płatności.
Aby to zrobić, kliknij przycisk "+ Konto".
1. Wpisz nazwę konta, wybierz ikonę i określ jego typ.
Konto firmy będzie dostępna we wszystkich lokalizacjach. Takie konta oznaczone są odpowiednią ikoną.
Z konta firmowej możesz skorzystać w przypadku, gdy posiadasz jeden rachunek bieżący dla wszystkich lokalizacji. Lub gdy masz ten sam rachunek bankowy dla 2 lokalizacji, możesz stworzyć konto firmowego i dać dostęp tylko tym pracownikom, którzy pracują w tych 2 lokalizacjach.
Konto lokalizacyjny - będzie dostępna tylko dla określonej lokalizacji.
Możesz zaznaczyć checkbox " Wirtualny konto", jeśli nie chcesz, aby płatności z tego konta były odzwierciedlone we wspólnym sprawozdaniu finansowym.
2. Określ sposób płatności — gotówka, bezgotówkowa lub karta kredytowa.
Wybrana metoda płatności wpływa na wyświetlanie wskazań konta podczas transakcji. To znaczy, gdy wybierzemy metodę płatności "Gotówkowa", będziemy mogli wybrać konta z oznaczeniem "Gotówka". To samo dotyczy innych metod płatności.
3. Kliknij "Uwzględnij opłaty transakcyjne", aby automatycznie odliczać stałą kwotę z salda konta za płatności do i z konta.
Wybierz rodzaj opłaty transakcyjnej: Opłata Przychodowa lub Opłata Wydatkowa.
Określ stałą opłatę w procentach lub walucie.
Można dodać do 4 warunków prowizji.
Każda określona prowizja jest obliczana od pełnej kwoty płatności i sumowana z pozostałymi. Oznacza to, że dla każdej płatności zostanie naliczona tylko jedna opłata, która zostanie odzwierciedlona jako wydatek w pozycji przepływu środków pieniężnych "Usługi przetwarzania transakcji" z odpowiednim komentarzem "Opłata za przetwarzanie transakcji".
Na przykład, dla wpływów do konta bezgotówkowego, dla której używany jest terminal bankowy, można włączyć uwzględnianie prowizji w wysokości 2%. Wówczas wraz z płatnością za zlecenie lub sprzedaż na kwotę € 400 automatycznie zostanie utworzony zapis o odliczeniu € 8 z konta. Natomiast dla konta, z któregoo wypłacasz rozliczenie kontrahentom (inkaso), możesz ustawić prowizję w wysokości € 200 dla wydatków. Wtedy niezależnie od kwoty wydatku zostanie utworzony zapis o odliczeniu prowizji w wysokości € 200.
Aby usunąć utworzoną opłatę, przesuń nad nią kursor i kliknij kosz.
4. Określ dozwolone działania dla tego konta.
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne od wersji “Business“ plan i wyżej. Więcej informacji na temat konfigurowania i używania dozwolonych działań z kontami można znaleźć w tym artykule.
5. Nadaj dostęp dla pracowników.
Aby to zrobić, przejdź do zakładki "Dostęp". W tym miejscu pojawi się tabela ze wszystkimi aktywnymi pracownikami.
W planie "Business" i wyższych, można ustawić zaawansowany dostęp pracowników do kont. To znaczy, możesz zezwolić pracownikom na wykonywanie wszystkich operacji określonych w zakładce "Ogólna" lub ustawić osobisty dostęp każdego pracownika do jednego konta.
6. Kliknij przycisk "Zapisać".
Edytowanie konta
Aby edytować konta, należy najechać kursorem na płytkę konta, w prawym górnym rogu pojawi się koło zębate. Kliknij na niego, wprowadź niezbędne zmiany w oknie edycji konta i zapisz.
Usunięcie konta
Otwórz okno edycji konta, klikając na koło zębate w górnym rogu. Następnie należy kliknąć przycisk usunąć.
Ważne: Aby usunąć konto, nie może w niej być środków pieniężnych. konto można wyzerować, tworząc wydatek na całą kwotę lub przenosząc środki do innego konta. Jeśli saldo wynosi zero, ale skrzynki nadal nie można usunąć, skontaktuj się z zespołem pomocy technicznej.
Jeśli rejestr konta, który chcesz usunąć, jest używany w integracji, najpierw zastąp go innym w ustawieniach integracji. Dopiero wtedy można go usunąć.
Skasowane konta można przywrócić w raporcie "Dziennika zdarzeń".
W tym celu należy wygenerować raport dotyczący zdarzenia "Usunięto konto". Znajdź skasowaną konto i kliknij przycisk "Odzyskaj".
Umiejscowienie konta
Domyślnie konta są posortowane w kolejności alfabetycznej. Dla wygody można dostosować położenie kont, po prostu przeciągając płytkę konta.
Typy transakcji
Konto mają określone typy transakcji:
Płatność za zlecenie to przychód, który jest automatycznie rozpoznawany, gdy zlecenie zostanie opłacone w pełni.
Przedpłata to przychód, który jest automatycznie ujmowany po dokonaniu przedpłaty na poczet zlecenia.
Wypłata to wydatek, który jest automatycznie ujmowany po wypłaceniu klientowi pieniędzy z zlecenia.
Zwrot nadpłaty to wydatek, który jest automatycznie rozpoznawany po opłaceniu zlecenia, jeśli klient zapłacił więcej niż wynosiła wartość zlecenia.
Płatność za sprzedaż to przychód, który jest automatycznie rozpoznawany po dokonaniu płatności za sprzedaż.
Zwrot płatności to wydatek, wypłata pieniędzy za zlecenie lub sprzedaż po zwrocie od klienta (odzwierciedlana automatycznie).
Zyskiwanie towarów to wydatek, który jest automatycznie odzwierciedlany po zapłacie za księgowanie, jeśli zaznaczono odpowiednie pole wyboru "Zapłacić z konta".
Zwrot kosztów dostawcy to przychód, który jest wyświetlany automatycznie po zwrocie pieniędzy od dostawcy, jeśli wybrano odpowiednie pole wyboru "Przyjmowanie pieniędzy do konta".
+ Przychód to przychód, który jest tworzony ręcznie za pomocą przycisku "+ Przychód". Może to być dowolne pokwitowanie odbioru pieniędzy przez osobę trzecią.
- Wydatek to wydatek, który jest tworzony ręcznie za pomocą przycisku "- Wydatek". Jest to każdy dodatkowy wydatek.
Przeniesienie — ponieważ przeniesienie odbywa się pomiędzy dwoma kontami, w jednej (z której przenoszone są pieniądze) jest to wydatek, w drugiej (do której są przenoszone) jest to przychód.
Płatność za fakturę to paragon gotówkowy, który jest wyświetlany automatycznie po utworzeniu paragonu, gdy faktura ma status Opłacona.
Przychody i wydatki można oznaczyć tagami w celu szybkiego wyszukiwania i regulowania ich według odpowiednich pozycji. W tym celu należy przejść na stronę "Ustawienia > Finanse > Artykuły przepływów środków pieniężnych" i włączyć korzystanie z systemu rozliczania ruchu przepływów pieniężnych. Można tam również dodać własne pozycje.
Ważne: Pozycje ruchu środków pieniężnych nie mogą być używane do przepływów pieniężnych, ponieważ ruchy pieniężne nie są wydatkami ani wpływami ze źródeł.
Możesz wpłacić lub wydać pieniądze w RO App wstecz. Taka transakcja będzie oznaczona wykrzyknikiem, a po najechaniu na nią będzie widoczna rzeczywista data i godzina transakcji. Funkcja ta jest regulowana osobnym uprawnieniem "Może tworzyć przychody, transfery i wydatki gotówkowe z mocą wsteczną" w ustawieniach roli pracownika.
Raport z konta
Raport przedstawia przepływ gotówki w koncie za wybrany okres.
Pierwsza kolumna zawiera nazwisko pracownika i godzinę dokonania transakcji, następnie komentarz, typ transakcji oraz saldo gotówki w momencie dokonywania transakcji. Raport kontowy, jak większość raportów w RO App, można od razu wydrukować lub wyeksportować do komputera w postaci pliku Excel.
Korygowanie płatności w koncie
Jeśli z jakiegoś powodu wprowadziłeś nieprawidłową kwotę płatności, możesz skorygować transakcję gotówkową.
Usuwanie i przywracanie transakcji
Możesz usunąć niepotrzebne transakcje. W tym celu należy kliknąć dwukrotnie na daną transakcję, a następnie kliknąć przycisk "Usuń". Dane nie znikną, ale zostaną przekreślone, co oznacza, że transakcja została usunięta. Po usunięciu transakcji, suma w koncie zmieni się na kwotę tej transakcji.
Możesz cofnąć usunięcie klikając dwukrotnie na transakcję, a następnie klikając przycisk "Odzyskaj". Kwota w koncie zmieni się zgodnie z transakcją.
Należy pamiętać, że po skasowaniu transakcji saldo konta jest przeliczane, ale wartość "Saldo" w transakcji nie zmienia się — jest to jej cel, pokazanie ile pieniędzy jest w koncie po transakcji.