Temos o prazer de anunciar que o novo módulo Folha de Pagamento na RO App saiu do estado Beta. Envidámos esforços significativos para resolver problemas e adicionámos novas configurações que antes faltavam. No entanto, neste artigo, queremos focar-nos não apenas no que era e no que é agora (embora isso também seja abordado), mas em como utilizar esses novos recursos.
O novo módulo Payroll é altamente flexível e possui inúmeras configurações, permitindo vários cenários de utilização. Discutiremos alguns dos mais comuns para lhe dar uma compreensão básica do que pode fazer com a nova funcionalidade. Mas primeiro, vamos comparar brevemente o antigo e o novo.
Relatório de folha de pagamento vs. Novo módulo de folha de pagamento
O antecessor do novo módulo é o Relatório de Folha de Pagamento, uma calculadora simples que calcula o salário quando você pressiona o botão «Aplicar». No entanto, as suas capacidades terminam aí. Ele não fornece informações sobre se você pagou algo a um funcionário este mês, quanto ainda falta pagar ou se alguma alteração nas ordens de serviço poderia levar a cálculos incorretos ou desatualizados. É realmente uma calculadora simples.
Em contrapartida, agora tem o novo módulo de folha de pagamento. E «módulo» é uma palavra-chave, pois funciona como um sistema independente dentro do RO App. Este módulo permite-lhe:
Calcule automaticamente a folha de pagamento não quando você gera o relatório, mas quando um evento aciona o cálculo (data, adição de um serviço ou produto a uma ordem de serviço, alteração de status, etc.).
Implemente diferentes formas de remuneração para diferentes funcionários: fixa (salário base), variável (comissões) ou uma combinação de ambas (salário base + comissões).
Acumule a folha de pagamento nos saldos dos funcionários, implementando assim um método que serve de base para o relatório de lucros e perdas.
Configure um sistema de incentivos ainda mais flexível do que antes.
Acompanhe as alterações nos cálculos da folha de pagamento, o que era impossível com o relatório antigo.
Saiba exatamente quanto um funcionário ganhou desde o último dia de pagamento e quanto pode pagar a qualquer momento.
Agora, vamos passar dos conceitos gerais para cenários de utilização mais específicos. Mas primeiro, vamos revisitar a terminologia da folha de pagamento.
Glossário
O salário base é uma parte fixa da folha de pagamento do funcionário. O RO App calcula-o automaticamente na data especificada.
A comissão é uma parte variável da folha de pagamento do funcionário. O RO App calcula-a automaticamente por eventos configurados.
A comissão excecional é uma parte variável da folha de pagamento do funcionário configurada para serviços, produtos e suas categorias específicos. O RO App calcula-a automaticamente por eventos configurados.
O bónus é uma parte variável da folha de pagamento do funcionário. Pode criá-lo manualmente para recompensar os seus funcionários.
A penalidade é uma parte variável da folha de pagamento do funcionário. Pode criá-la manualmente para diminuir o salário de um funcionário por qualquer motivo.
O acréscimo/acréscimo da folha de pagamento é a obrigação da empresa de pagar os salários aos funcionários, refletida nos saldos das suas contas.
Agora, vamos passar para as novas funcionalidades do RO App Payroll.
Como configurar o cálculo do salário base para os funcionários
No RO App, pode configurar o salário base no perfil do funcionário, no separador «Regras de cálculo da folha de pagamento».
Por exemplo, para funcionários que trabalham uma semana normal de 5 dias, pode definir um salário base mensal. Para funcionários que trabalham em turnos, pode configurar uma taxa diária ou horária.
Como usar o salário base mensal
O módulo de folha de pagamento está intimamente ligado ao Horário de Trabalho. No entanto, o salário base mensal é uma exceção, pois pode funcionar sem ele. Você especifica uma data em que o sistema deve calcular o salário base e, no dia selecionado, o valor especificado aparece na tabela na página «Finanças > Cálculo da Folha de Pagamento».
Um dos esquemas de pagamento típicos para um salário base mensal é um adiantamento mais o salário base. Pode implementar rapidamente este esquema na RO App, especificando duas datas de cálculo nas definições salariais. Por exemplo, um gestor recebe 1200 € por mês: um adiantamento de 500 € no dia 15 e 700 € no último dia do mês. É assim que pode configurar o cálculo salarial no sistema.
No entanto, o Plano de Trabalho torna-se necessário mesmo para um salário base mensal se os seus funcionários puderem tirar férias não remuneradas, licença médica ou outros dias de folga.
Pode deduzir automaticamente os dias não trabalhados não remunerados se estiverem marcados no horário. Para fazer isso, configure o valor a ser deduzido para licença médica, férias e dias de folga do salário base mensal: o custo de um dia de trabalho ou um valor fixo. Em seguida, o RO App fará isso automaticamente para si se marcar os dias não trabalhados como não remunerados na página «Configurações > Horário de Trabalho».
Como usar o salário base diário e por hora
Recomendamos definir um salário base diário para funcionários com um número fixo de horas de trabalho por dia, mas com horário variável. Uma taxa horária é a melhor opção se um funcionário não tiver um número definido de horas de trabalho. Ambos os tipos podem ser calculados diariamente ou no último dia do mês.
No entanto, o Horário de Trabalho torna-se obrigatório aqui, pois o RO App calcula o número de horas e dias de trabalho com base nele.
Se um funcionário recebe um salário base diário ou por hora configurado, adicionamos o salário base diário ou um valor fixo no cálculo para dias não úteis, caso tal dia não esteja marcado como não remunerado no Horário de Trabalho.
Observe que, se necessário, pode misturar tipos de salários base. Por exemplo, defina um salário base mínimo mensal e adicione um salário base diário «externo». A principal limitação é que apenas um salário base mensal, diário e horário pode estar ativo simultaneamente. Dois salários do mesmo tipo não funcionarão simultaneamente, pois um substituirá o outro.
Como programar aumentos salariais para os funcionários
Um cenário típico é quando um novo funcionário concorda com um salário específico durante o período de experiência e, após a conclusão bem-sucedida, o salário é aumentado. Ou um funcionário solicita uma revisão do seu salário e um aumento é acordado, mas implementado após dois meses. Esses casos também podem ser pré-automatizados com o RO App.
Como mencionado, dois salários-base do mesmo tipo não podem estar ativos simultaneamente. No entanto, é possível criar um salário-base com uma data de início futura! Por exemplo, ao contratar em dezembro, define um salário base mensal para o funcionário de 900 €. Após um período de experiência de 3 meses, o salário do funcionário deve aumentar para 1200 €. Pode criar um segundo salário antecipadamente com este valor, mas definir a data de início para março. Desta forma, o primeiro salário terá uma data de término e, em março, o RO App começará automaticamente a calcular a remuneração aumentada quando a anterior se tornar inativa.
A mesma abordagem pode ser usada para planear aumentos nas taxas diárias e horárias.
Ao utilizar esses cenários, pode gerir com eficiência os seus processos de folha de pagamento com o novo e aprimorado módulo de folha de pagamento do RO App.
Quando preencher o horário de trabalho
Como mencionado anteriormente, para usar taxas diárias e horárias e para o cálculo preciso de dias não úteis, é necessário usar o Horário de Trabalho. Antes do novo módulo de folha de pagamento sair do status beta, melhoramos a conexão entre o cálculo da folha de pagamento e o horário. Agora, pode preenchê-lo a qualquer momento. Vamos explorar alguns cenários.
Preencha a programação para o mês seguinte e calcule a taxa diária diariamente. Neste caso, no final de cada dia, o valor da taxa será incluído no cálculo da folha de pagamento na página «Finanças > Cálculo da folha de pagamento» e no separador «Folha de pagamento» no perfil do funcionário. No final do mês, pode verificar se está tudo em ordem, se todos os dados estão atualizados e acumular o salário no saldo do funcionário.
A folha de pagamento do mês ainda não foi acumulada no saldo do funcionário. Antes do acúmulo, você percebe que o funcionário trabalhou mais ou menos dias do que o especificado na programação. Nesse caso, você pode editar a programação e o RO App recalculará a taxa de acordo com as alterações. Você pode então prosseguir com o acúmulo.
A folha de pagamento de novembro já foi acumulada, mas depois descobre que o funcionário trabalhou dois dias a menos do que o indicado na programação. Neste caso, edita a programação novamente. No entanto, como a folha de pagamento deste mês já foi acumulada e este período é considerado encerrado, a RO App criará um ajuste no cálculo do período atual e subtrairá esses dois dias.
Como pode ver, o Calendário de Trabalho pode ser preenchido a qualquer momento, considerando que estamos a falar dele no contexto da folha de pagamento. No entanto, recomendamos preencher o calendário com antecedência e mantê-lo sempre atualizado, pois isso também permite ver os dias não úteis dos artistas no Agendador de Ordens de Serviço.
Para obter um guia passo a passo sobre como configurar as taxas, consulte este link.
Configurar o cálculo do pagamento variável para funcionários
Se, além do salário base ou em vez dele, um funcionário for remunerado com base no seu desempenho, você precisará de Comissões. Você pode usá-las como parte motivacional da remuneração ou criar um cálculo baseado exclusivamente nelas, configurando assim o pagamento por produção para os funcionários.
Para calcular comissões automaticamente, é necessário criar regras na página «Definições > Funcionários > Regras de cálculo da folha de pagamento» e, em seguida, aplicá-las aos funcionários. As regras de cálculo são criadas com base nos seguintes parâmetros:
Evento: O que está a pagar, por exemplo, criar um pedido, concluir uma tarefa, vender um produto, adicionar um serviço a uma encomenda, etc. Observe que foram adicionados novos eventos para devoluções.
Tipo (apenas para ordens de serviço e leads): Para ordens de serviço pagas, pode pagar um valor, e para ordens de garantia, outro.
Prazo de execução: Pontual, atrasado e urgente. Por exemplo, para ordens de serviço concluídas pontualmente, um funcionário recebe uma remuneração padrão; para uma ordem urgente, recebe um aumento; e para uma ordem atrasada, recebe uma penalidade. Sim, as comissões também podem ser usadas como penalidades automáticas, especificando um valor negativo.
Momento do cálculo: se for para o salário base, trata-se de uma data; para comissões, pode ser «Imediatamente», ou seja, diretamente no momento da criação de uma tarefa, ou status(es), ou seja, no momento em que a encomenda passa para os status especificados. Por exemplo, se pagar aos executantes pelo trabalho diariamente, independentemente de a encomenda ser paga e encerrada, pode escolher a opção «Imediatamente». Se as comissões de uma encomenda devem ser calculadas apenas após o pagamento e o encerramento, pode selecionar o estado do grupo encerrado.
Valor da comissão: um valor fixo ou uma percentagem. Além disso, pode criar um esquema motivacional dentro da regra usando condições. Por exemplo, se o valor da ordem de trabalho for ⩾ €50, a comissão será de 5%; se o valor da ordem de trabalho for ⩾ €100, a comissão será de 10%; e se o valor da ordem for ⩾ €200, a comissão será de 20%.
Além desses parâmetros principais, existem configurações adicionais na forma de caixas de seleção, dependendo do evento selecionado para a regra. Por exemplo, para a regra «Para o gestor do produto na encomenda», pode configurar adicionalmente:
Cancele a comissão se o item ou documento for eliminado. Isso significa que, se o item para o qual a comissão é calculada ou a ordem de serviço à qual esse item foi adicionado for eliminado antes do acréscimo ao saldo do funcionário, a comissão também será simplesmente eliminada. Se essa comissão já tiver sido acumulada, o RO App criará um ajuste correspondente no período atual.
Não duplique o cálculo da regra – relevante para regras em que especificou vários estados como momento de cálculo. Por exemplo, selecionou três estados. Se não ativar esta configuração e a ordem de trabalho passar por cada estado, receberá três comissões no cálculo da folha de pagamento do funcionário. Se ativada, a comissão será calculada apenas uma vez quando a ordem de trabalho for movida para um desses estados.
Quando as regras estiverem definidas, é necessário aplicá-las aos funcionários. Isso pode ser feito de duas maneiras:
Através de ações em massa na página «Definições > Funcionários > Regras de cálculo da folha de pagamento».
No perfil do funcionário, no separador «Regras de cálculo da folha de pagamento».
Coisas importantes a saber sobre comissões:
Pode usar uma regra para vários funcionários. Se tiver funcionários com as mesmas condições salariais, não precisa de configurar regras separadas para cada um.
Se editar ou eliminar uma regra que se aplica a vários funcionários, as alterações também serão aplicadas a todos os funcionários.
Em caso de erro na regra, pode eliminá-la, juntamente com todas as comissões ainda não acumuladas nos saldos dos funcionários. Se já estiverem acumuladas, ao eliminar a regra, pode deduzir as comissões no período atual, ou seja, criar um ajuste.
Se desejar que uma regra deixe de se aplicar a um funcionário específico, remova-a do perfil do funcionário no separador «Regras de cálculo da folha de pagamento». Passe o cursor sobre a linha com a regra e clique no ícone de eliminação.
Se você excluir uma regra através da caixa de diálogo de configuração de regras ou da página «Configurações > Funcionários > Regras de cálculo da folha de pagamento», ela será completamente excluída para todos os funcionários aos quais se aplicava.Para regras baseadas na adição de mão de obra, serviços e mercadorias a encomendas ou vendas, pode ativar a aplicação de comissões excecionais.
Para obter um guia detalhado sobre como configurar regras de cálculo de comissões, clique aqui. Agora, vamos nos aprofundar mais nas comissões excepcionais.
Como usar comissões excepcionais
Uma comissão excecional é uma recompensa configurada para um trabalho, serviço, produto ou categoria específicos.
Por exemplo, de acordo com a regra geral, um técnico recebe 5% do valor de um produto numa ordem de serviço, e a aplicação de comissões excepcionais está ativada. Além disso, tem um produto cuja garantia do fornecedor expira em breve e precisa motivar os funcionários a reduzir o seu stock a zero rapidamente. Neste caso, pode definir uma comissão mais alta, digamos 10%, para este produto específico na sua caixa de diálogo. Quando o técnico adicionar esse item específico à ordem de serviço, receberá uma comissão excepcional por ele, enquanto que para outros produtos, continuará a receber os 5% padrão.
Como as comissões excepcionais são configuradas nas caixas de diálogo de trabalhos individuais, serviços, produtos e suas categorias, deve haver um local onde você possa acompanhá-las. Portanto, todas as comissões excepcionais estão listadas na página «Configurações > Funcionários > Regras de cálculo da folha de pagamento».
Mas espere, tem mais. Se quiser personalizar ainda mais as comissões excepcionais, por exemplo, com base na experiência ou qualificação de um funcionário, pode fazê-lo usando coeficientes. No perfil de cada funcionário, pode definir coeficientes que multiplicarão ou diminuirão as comissões excepcionais na guia «Regras de cálculo da folha de pagamento».
Por exemplo, pode definir um coeficiente de 0,5 para um estagiário, 1 para um especialista e 1,5 para um mestre. Então, suponha que o valor de um produto numa ordem de serviço seja 50 euros e que uma comissão excepcional de 20% esteja configurada para ele. Nesse caso, o estagiário receberá 50 × 0,2 × 0,5 = 5 euros, o especialista receberá 50 × 0,2 = 10 euros e o mestre receberá 50 × 0,2 × 1,5 = 15 euros.
Pode encontrar um guia passo a passo sobre como configurar bónus de comissões excecionais neste artigo.
Com isso, as configurações do cálculo da folha de pagamento estão concluídas. Agora, tudo o que resta é monitorizar o cálculo, acumular os salários nos saldos dos funcionários no final do mês e efetuar os pagamentos.
Como acompanhar o cálculo da folha de pagamento após a configuração
Sempre que um salário base ou comissão é calculado de acordo com as suas configurações, o valor calculado aparece na página «Finanças > Cálculo da folha de pagamento» ou no separador «Salário» no perfil do funcionário.
Aqui, pode ver quando o salário base ou a comissão foram calculados, a taxa específica e os detalhes do que foi calculado para o bónus – todos os detalhes.
Além disso, note que anteriormente, na página «Finanças > Cálculo da folha de pagamento», só era possível visualizar os dados de um mês específico; agora, pode fazer isso para qualquer período. E vamos enfatizar mais uma vez que esta página exibe apenas a folha de pagamento que ainda não foi acumulada nos saldos dos funcionários.
Outra novidade relacionada ao cálculo da folha de pagamento é a possibilidade de alterar diretamente o valor do salário base no documento de cálculo. Por exemplo, você contratou um funcionário em 10 de novembro e definiu duas datas para o cálculo do salário base mensal: 600 euros no dia 15 e 700 euros no último dia do mês. De acordo com as configurações, no dia 15 de novembro, aparecerá um cálculo do salário base deste funcionário para meio mês, embora ele tenha trabalhado apenas cinco dias. Assim, para lidar com esses casos sem alterar repetidamente as configurações salariais, agora tem a opção de ajustar o valor da taxa para o cálculo do salário deste mês.
Quando o mês terminar e tiver confirmado que tudo foi calculado corretamente, pode prosseguir para o acréscimo da folha de pagamento.
Como e por que acumular salários nos saldos dos funcionários
Quando cria um acréscimo na folha de pagamento, regista as despesas da sua empresa, independentemente da data de pagamento. É um compromisso de que um funcionário ganhou dinheiro e a sua empresa tem de lhe pagar. É por isso que o regista não pela data real do acréscimo, mas pela última data do mês em que essa obrigação ocorre.
Porquê fazer isso? Enquanto o método de caixa permite que compreenda quanto dinheiro tem agora, o método de acréscimo também permite contabilizar as contas a receber e a pagar da empresa. Portanto, quando a RO App introduzir um relatório de lucros e perdas que considere explicitamente os acréscimos salariais, e não apenas os pagamentos, terá uma compreensão mais abrangente dos seus indicadores financeiros.
Pode criar acréscimos salariais na página «Finanças > Acréscimos salariais» ou na página «Finanças > Cálculo salarial» utilizando ações em massa. Para encontrar um guia passo a passo sobre como acumular salários, aceda a este artigo.
Mais uma vez, gostaríamos de enfatizar que o acréscimo da folha de pagamento não é igual ao pagamento. Agora, vamos falar separadamente sobre os pagamentos.
Como pagar salários aos funcionários
Embora só seja possível acumular a folha de pagamento quando o mês terminar, ainda é possível pagar aos seus funcionários várias vezes por mês, se necessário. Portanto, no separador «Remuneração» no perfil do funcionário, tem um widget com o seguinte:
O saldo atual de um funcionário
O valor estimado a acumular no saldo do funcionário
O valor estimado a pagar
A RO App calcula o valor estimado a pagar como a diferença entre o valor estimado a acumular e o saldo atual do funcionário.
Você pode pagar os seus funcionários uma vez por mês após acumular a folha de pagamento, de modo que o valor estimado a pagar será o seu valor real a pagar.
Ou você pode pagar os seus funcionários, por exemplo, uma vez por semana, diminuindo o saldo do funcionário a cada vez. Mas, após o encerramento do mês, você pode acumular a folha de pagamento, fazer o pagamento final e liquidar com o seu funcionário.
Portanto, como você pode ver, a frequência de pagamento não importa.
No separador Salário, também pode criar um bónus ou penalização para um funcionário.
Onde um funcionário pode encontrar os seus salários atuais e acumulados
Se quiser que os seus funcionários vejam a sua remuneração, eles podem fazer isso no Perfil do Utilizador. Agora, a RO App tem a página «Meu Folha de Pagamento», onde eles podem ver a tabela semelhante à da página «Finanças > Cálculo da Folha de Pagamento». Além disso, eles podem ver todas as regras de cálculo da folha de pagamento configuradas para eles.
Como os impostos são considerados no cálculo do salário
Os impostos configurados na RO App para mão de obra, serviços e bens são considerados no cálculo do salário da seguinte forma:
Se o imposto estiver incluído no custo do item, calculamos as comissões a partir do valor incluindo o imposto.
Se for um imposto imposto, ou seja, adicionado ao preço, calculamos as comissões a partir do valor antes do imposto.
Além disso, note que não planeamos adicionar um mecanismo para calcular o imposto sobre o trabalho no RO App. Mas já pode registá-los usando a contabilidade de caixa (criar despesas com os itens de fluxo de caixa correspondentes). No futuro, poderá registar os seus acréscimos como itens de despesas.
Como ajustar a folha de pagamento em caso de erros
Já abordámos este tema neste artigo, mas vamos revisá-lo novamente. Nesta questão, devemos considerar se o salário já foi acumulado nos saldos dos funcionários.
Se o salário ainda não foi creditado:
Se houver alterações no horário de trabalho, a RO App recalculará os salários base diários e horários, juntamente com os dias não úteis nas tabelas de cálculo da folha de pagamento.
Se precisar alterar manualmente o valor de qualquer taxa, pode fazê-lo clicando no valor.
Se eliminar a regra de cálculo de comissões incorreta, também pode eliminar todas as comissões não acumuladas.
Se for calculado um bónus para uma ordem de trabalho, produto, serviço, etc., mas depois os dados financeiros do documento/item forem alterados, a RO App recalculará a comissão.
O período encerrado deve permanecer no mesmo estado se a folha de pagamento já tiver sido acumulada nos saldos dos funcionários. Portanto, todos os ajustes ocorrerão no período atual.
Além disso, observe que, devido à restrição de edição de ordens de serviço encerradas, se reabrir uma ordem para a qual as comissões já foram acumuladas, fizer alterações nos seus dados financeiros e encerrá-la novamente, todos os recálculos serão registados no período atual! Portanto, para evitar tais situações, recomendamos verificar as ordens quanto a erros nos status do grupo «Pronto» e usar os status encerrados especificamente como finais e arquivados.
Planos de desenvolvimento para o módulo de folha de pagamento
De facto, pretendemos continuar a melhorar as funcionalidades de folha de pagamento na RO App. Assim, nos planos de desenvolvimento, já temos:
A capacidade de acompanhar a aplicação e modificação das regras de cálculo da folha de pagamento no Registo de Atividades.
A capacidade de configurar o acréscimo automático da folha de pagamento aos saldos dos funcionários num dia escolhido.
Exportação do cálculo da folha de pagamento.
A capacidade de acumular salários para um período selecionado.
A partir de 1 de fevereiro de 2024, deixaremos de oferecer suporte ao antigo Relatório de Folha de Pagamento.
É isso. Entendemos que configurar a folha de pagamento leva tempo e esforço. Portanto, se tiver alguma dúvida ou sugestão sobre este módulo, entre em contacto com o Suporte do RO App por chat e consulte as instruções da Base de Conhecimento. Nós nos esforçamos para mantê-las atualizadas e úteis.