RO App построено на основе нескольких типов документов. Каждый из них предназначен для конкретного этапа работы с клиентом. Давайте разберемся, в чём разница и как они связаны между собой.
Обращение — фиксируем первый контакт
Обращение — это любое взаимодействие потенциального клиента с вашей компанией: звонок, заявка с сайта, визит в офис. Главная цель этого документа — не упустить ни одного запроса.
Обращение можно создать вручную, автоматически из входящего или пропущенного звонка (если подключена телефония), или прямо из чата или профиля клиента.
После обработки обращение конвертируется в заказ или продажу. По обращениям есть четыре отчета: общий список, конверсия, эффективность сотрудников и закрытые без результата.
Полезно для: медицинских клиник, салонов красоты, образовательных центров, сервисных центров, интернет-магазинов.
Запись — планируем время и ресурсы
Запись — для бизнесов, где клиенты приходят в конкретное время к конкретному специалисту. Она показывает занятость мастеров и ресурсов (например, подъемников или боксов на СТО) и помогает избегать накладок.
Ключевая особенность, которой нет в других документах: клиент может сам создать запись через форму онлайн-записи на вашем сайте.
Запись конвертируется в расчет, заказ или продажу. Отдельных отчетов пока нет.
Полезно для: салонов красоты и SPA, медицинских центров, СТО, мастерских, ветеринарных клиник, юридических и дизайнерских услуг.
Расчет — согласовываем стоимость до начала работы
Расчет — это предварительная калькуляция. Нужна там, где цена нефиксированная и зависит от сложности, объема или деталей. Клиент видит весь объем и стоимость — и только после его согласования открывается заказ.
Преобразуется исключительно в заказ. Отчеты — те же, что и для заказов, просто нужно выбрать тип документа «расчет».
Полезно для: ремонта техники, строительства и отделки, автосервисов, полиграфии, ателье.
Заказ — основной и самый полный документ
Заказ — это сердце системы. Одно устройство или изделие — один заказ. Документ многоэтапный: от диагностики и оценки до оплаты и закрытия.
Главное преимущество перед продажей: заказ поддерживает сложные и смешанные схемы оплаты — часть наличными, часть картой, предоплата, частичная оплата. Если вам нужна гибкость в финансах, это ваш документ.
Заказ не конвертируется в другие документы — это конечная точка. Имеет самую обширную отчетность в системе.
Полезно для: любых сервисных бизнесов с многоэтапным процессом.
Продажа — быстро, просто, здесь и сейчас
Продажа создана для максимально быстрого оформления операции. Минимальное количество кликов, никаких лишних полей.
Но за эту скорость приходится платить: продажа не поддерживает смешанные оплаты, предоплату и частичную оплату. Если схема расчета сложнее, чем «клиент платит полную сумму сразу» — используйте заказ.
Продажа также не конвертируется дальше. Отчетность — отдельный блок по продажам.
Полезно для: розничных магазинов, торговых точек, любой простой продажи с кассы.
Счет — фиксируем договоренность об оплате
Счет — это не транзакция, а договоренность. Он не влияет на остатки на складе, но влияет на остатки на финансовых счетах (в кассах), поскольку на эти счета можно принимать платежи.
Удобно в B2B или когда нужно отправить документ клиенту до факта оплаты. Отдельных отчетов нет, но движение средств отслеживается в финансовых отчетах.
Как документы связаны между собой
Большинство документов — это не изолированные инструменты, а части одной цепочки:
Обращение конвертируется в: Заказ, Продажа
Запись конвертируется в: Расчет, Заказ, Продажа
Расчет конвертируется только в заказ
Заказ — не конвертируется ни в какой другой документ
Продажа — не конвертируется ни в какой другой документ
Счет — не конвертируется ни в какой другой документ
Таким образом, клиент может пройти весь путь от первого звонка до закрытой сделки в одной системе — и ни один шаг не потеряется.