Эффективный учет и прозрачность выплат являются важной составляющей управления командой и финансами компании. Для удобного анализа уже рассчитанных данных в системе появился новый «Отчет по зарплате», который объединяет информацию из модулей расчета и начисления в единый интерфейс.
Обновленный отчет «Зарплата» — это инструмент для быстрой аналитики рассчитанной и начисленной зарплаты в компании. Владельцы и руководители получают как общий итог (ставка, бонусы, премии, штрафы), так и гибкую детализацию — вплоть до конкретного правила, документа или должности, сохраняя привычную логику проверки данных (сотрудник → правило → документ → сумма). При этом финансовый отдел может легко переключаться между «живым» расчетом и зафиксированным историческим режимом за прошлые периоды, а гибкие настройки ролей позволяют локально ограничивать видимость данных по сотрудникам или локациям.
Важный нюанс: этот отчет фокусируется исключительно на рассчитанных и начисленных суммах и не отражает фактические платежи или выплаты наличными.
В этой статье мы подробно рассмотрим, как настроить уровни доступа к отчету, правильно применять фильтры и экспортировать готовые данные.
Как настроить доступ к отчету
Доступ к отчету настраивается для каждой роли отдельно на странице Настройки → Сотрудник → Роли в окне нужной роли.
Сначала в блоке «Отчеты» включите право «Зарплата». Оно определяет, может ли пользователь открыть отчет «Зарплата».
После этого в блоке «Доступ» определите, данные каких сотрудников пользователь может видеть в отчете:
Только своя зарплата — сотрудник видит только собственные данные;
По всем сотрудникам — полный доступ к данным всего штата;
Выбранные сотрудники — доступ только к зарплатам из указанного списка людей.
Эти настройки касаются исключительно нового отчета и не влияют на другие разделы системы.
Как сформировать отчет
Отчет доступен на странице Отчеты > Финансы > Зарплата.
Чтобы отобразить нужные данные, следует использовать фильтры:
Период (обязательный) — определяет временные рамки отчета. В режиме «Рассчитано» он указывает на период, за который следует показывать расчеты, а в режиме «Начислено» — на период, в который попадают зафиксированные начисления.
Ресурс (обязательный) — определяет, откуда система берет информацию:
Рассчитано — отчет отображает текущие данные, которые могут изменяться по мере обновления самих расчетов;
Начислено — отчет отображает уже зафиксированные начисления.
Локация — позволяет выбрать конкретные локации. Этот фильтр доступен только в режиме Рассчитано, поскольку начисления заработной платы не привязаны к локации.
В списке доступны:
Компания — записи без привязки к конкретной локации, в частности ставка, штрафы, премии и бонусы по событиям или документам без указания локации;
доступные пользователю локации — бонусы, рассчитанные по документам соответствующей локации.
Например:
Если выбрать только «Компанию» — в отчет попадут только общие начисления без привязки к локации: ставка, штрафы, премии и бонусы, не привязанные к локации.
Если выбрать одну конкретную локацию — отчет отобразит только те бонусы, которые сформированы по документам этой локации.
Если комбинировать «Компанию» и несколько локаций — отчет объединит общие данные с детализацией по каждой выбранной локации.
Если выбрать «Все» — отчет включит все данные, независимо от привязки к локациям.
Сотрудники — позволяет выбрать одного, нескольких или всех доступных сотрудников. Содержание этого фильтра автоматически адаптируется к правам доступа роли сотрудника, формирующего отчет:
при доступе только к собственной зарплате фильтр недоступен;
в режиме «Выбранные сотрудники» отображаются только сотрудники из разрешенного списка;
в режиме «Все» — все сотрудники, доступные пользователю в рамках данного отчета.
Должность — позволяет ограничить отчет сотрудниками с одной или несколькими выбранными должностями. В фильтре доступны только те должности, которые соответствуют сотрудникам в рамках настроенного доступа к отчету;
если выбрано несколько должностей, отчет показывает сотрудников, имеющих любую из выбранных должностей;
если должность сотрудника не указана, такой сотрудник попадает в группу «Не задано».
Например, предположим, в компании работает 10 сотрудников на должностях «Менеджер», «Кассир» и «Администратор».
Фильтр «Сотрудники»:
Если роль пользователя имеет доступ «Только своя зарплата» — фильтр «Сотрудники» недоступен, отчет сразу показывает данные только самого пользователя.
Если роль настроена на «Выбранные сотрудники» со списком, например, из 4 человек (Иваненко, Петренко, Сидоренко, Коваль) — в фильтре можно выбрать одного, нескольких или всех этих четырёх, остальные 6 сотрудников в списке не появятся.
Если роль имеет доступ «По всем сотрудникам» — в фильтре доступны все 10 сотрудников компании.
Фильтр «Должность»:
У пользователя с доступом к 4 выбранным сотрудникам (2 «Менеджера» и 2 «Кассира») в фильтре «Должность» появятся только варианты «Менеджер» и «Кассир» — «Администратор» не отображается, так как ни один из доступных сотрудников эту должность не занимает.
Если выбрать сразу «Менеджер» и «Кассир» — отчет покажет всех сотрудников обеих должностей (то есть всех 4 доступных).
Если у одного из сотрудников должность в системе не указана — он попадет в отдельную группу «Не задано», которая также будет доступна для выбора в фильтре.
После настройки фильтров нажмите «Применить».
Что показывает отчет
Отчет отображает информацию о расчете или начислении зарплаты для выбранных сотрудников за выбранный период.
Общий итог по сотруднику
Для каждого сотрудника отображаются поля:
Должность
Ставка
Бонусы
Штрафы
Премии
Итого
Формула расчета:
Итого = Ставка + Бонусы + Премии − Штрафы
В режиме Расчитано «Итого» — это текущая сумма рассчитанной зарплаты за выбранный период.
В режиме Начислено «Итого» — это сумма уже зафиксированных начислений, попавших в выбранный период.
Детализация по сотруднику
При развертывании карточки сотрудника доступны два блока:
1. Базовая зарплата, штрафы и премии. Блок содержит записи по ставке, штрафам и премиям, попавшим в выбранный отчетный срез. Для каждой записи указаны дата и время, документ и сумма. Это могут быть начисления ставки, штрафы или премии.
2. Бонусы. Блок содержит все начисления бонусов по настроенным правилам/событиям за выбранный период. Записи группируются по правилу/событию начисления — названию правила или события, по которому сформирована комиссия.
Нажмите на знак вопроса, чтобы увидеть правило, согласно которому произведен расчет.
В пределах группы начислений отображается:
Дата и время;
Документ — документ, на основании которого был начислен бонус; нажмите на номер, чтобы открыть его;
Название товара или услуги — конкретная позиция (товар, услуга или работа), за которую был начислен бонус; поле пустое, если комиссия начислена на уровне документа или события);
Сумма — сумма бонуса.
Под каждой группой отображается сумма бонусов по этой конкретной группе.
Печать и экспорт
Вы можете удобно распечатать новый отчет по зарплате непосредственно из системы или сохранить его в формате PDF. В печатной версии вверху отображаются название, период, локация, выбранные сотрудники, источник данных, а также дата, время и имя создателя отчета.
Структура печати полностью повторяет экран: детализированные блоки выплат по каждому сотруднику, итоги по блокам и общая итоговая сумма. При этом система соблюдает права доступа, поэтому в печать попадут только те сотрудники, которых пользователю разрешено просматривать.
Для более глубокой аналитики или работы в Excel отчет можно скачать в виде таблицы. В экспортированном файле содержится исчерпывающая детализация: данные сотрудника, должность, типы выплат (ставка, бонусы, штрафы или премии), даты, правила/события, комментарии и конкретные суммы. Все данные в файле четко соответствуют установленным вами фильтрам и вашим личным правам доступа к отчету по зарплате.
