Корректировка баланса дает возможность отредактировать актуальный баланс клиента, поставщика или сотрудника без проведения финансовой транзакции на счет. Соответственно такие корректировки не отображаются как платежи в счетах и не влияют на показатели в финансовых отчетах и Дашборде руководителя.

Корректировка баланса может понадобиться в нескольких случаях:

в результате округления на балансе клиента появилась задолженность в размере 3, 5, 10;
вы вели взаиморасчеты с клиентом, поставщиком или сотрудником с помощью отдельного счета, в результате чего в диалоговом окне клиента отображается некорректная сумма на балансе.

В RO App есть 3 способа корректировки баланса.

Важно: возможность проводить корректировку регулируется отдельным правом в настройках роли сотрудника.

Корректировка баланса вручную

Этот способ универсальный и подходит для корректировки баланса клиента независимо от причины.

выровнять баланс в ноль после округлений платежей;
“простить” долг клиенту без проведения платежа на счет;
указать актуальный баланс поставщика или сотрудника, если вы не вели взаиморасчеты с помощью счетов.

Шаг 1. Перейдите в диалоговое окно клиента на вкладку “Баланс” и нажмите кнопку “+ Корректировка”.

Шаг 2. В открывшемся окне укажите сумму корректировки в одноименном поле и выберите необходимый переключатель “Мы должны” или “Нам должны”.

Если “Клиент должен нам”, то для выравнивания баланса необходимо установить переключатель “Мы должны” и написать ту сумму, которую нам должен клиент.

Если “Мы должны клиенту”, то для выравнивания баланса установите переключатель “Нам должны” и напишите сумму, которую ваша компания должна клиенту.

После этого в строке “Новое значение баланса” сумма должна измениться на 0 (ноль).

Шаг 3. Обязательно напишите “Комментарий” и нажмите кнопку “Сохранить”.

Готово! Созданная корректировка отображается в таблице со всеми транзакциями, которые повлияли на текущий баланс клиента.

Массовая корректировка баланса с помощью Экспорта/Импорта клиентов

Этот способ подойдет в том случае, если после обновления Финансов в RO App у вас появилось очень много задолженность по всем клиентам и вы хотите “за раз” сделать им нулевой баланс.

Для этого выполните следующие шаги:

Шаг 1. Нажмите кнопку “Экспорт” на странице “Контакты”. После чего на ваш ПК загрузится Excel-файл.

Шаг 2. Откройте загруженный файл и внесите изменения в колонке “Баланс”.

Если вы в расчете с клиентом — укажите 0 (ноль) в этой колонке. Если клиент должен вам — укажите сумму долга со знаком + (плюс). Если вы должны клиенту (поставщику) — укажите сумму долга со знаком - (минус).

Важно: в колонке “ID клиента” находится уникальный идентификатор клиента, который нельзя редактировать. Если вы измените значение в этой колонке, то RO App не сможет распознать такого клиента при импорте и создаст дубль клиента.

Шаг 3. Загрузите обновленный файл в систему с помощью кнопки “Импорт”.

Напоминаем, что в одном файле может быть не более 5 000 строк.

Когда вы указываете баланс клиента таким способом, в диалоговом окне клиента на вкладке “Баланс” автоматически создается корректировка баланса с комментарием “Корректировка баланса при импорте”.

Корректировка баланса с помощью виртуального счета

Этот способ подойдет тем пользователям, которые уже вели взаиморасчеты с поставщиками, клиентами или сотрудниками с помощью отдельных счетов.

Например, у вас уже есть счет, который отображает текущий баланс с клиентом или поставщиком. Если на счету значение с минусом — значит вы должны клиенту, а если на счету значение с плюсом — клиент должен вам.

Обратите внимание, если вы использовали счета для взаиморасчетов с сотрудниками, тогда там будет обратное значение. То есть, если на счету сотрудника значение с минусом — значит сотрудник должен вам, а если значение с плюсом — мы должны сотруднику.

Шаг 1. Перейдите в диалоговое окно клиента на вкладку “Балансы” и нажмите кнопку “+ Корректировка баланса”.

Шаг 2. В открывшемся окне выберите тот счет, в которой вели взаиморасчеты с этим клиентом.

После этого “Сумма корректировки” заполнится автоматически, а ниже вы увидите новое значение баланса, которое соответствует сумме выбранного счета.

Например:

если в выбранном счете было -50000, значит вы должны этому клиенту. Соответственно новое значение баланса станет -50000;
если в выбранном счете было 50000, значит клиент должен нам. Соответственно баланс клиента станет 50000;

Обратите внимание, что для клиента, который является сотрудником все работает наоборот. Если на счету сотрудника было 20000, значит мы должны сотруднику 20000, то есть значение баланса станет -20000.

Важно: после корректировки баланса выбранный счет станет виртуальной! Это означает, что все платежи на этом счету станут виртуальными и не будут отображаться в финансовой отчетности. Также для виртуальных счетов нельзя фискализировать платежи.

Шаг 3. Обязательно напишите “Комментарий” и нажмите кнопку “Сохранить”.

Готово! Корректировка баланса за счет существующего сччета прошла успешно. Этот счет автоматически стала виртуальной и теперь ее можно удалить на странице “Финансы > Платежи”.

Обратите внимание, что для удаления счетау него должен быть нулевой баланс. То есть предварительно необходимо сделать приход или расход на счету, чтобы обнулить баланс счета.