Електронне виставлення рахунків — це обмін рахунками-фактурами у структурованому електронному форматі, який бухгалтерські системи можуть обробляти автоматично. Ця сфера регулюється стандартами та нормами ЄС, покликаними зробити процес виставлення рахунків швидшим, прозорішим та уніфікованим у транскордонному масштабі.
У RO App ми розуміємо, наскільки складно може бути встигати за мінливими податковими вимогами, зокрема за директивою ЄС про електронне виставлення рахунків, яка вже впроваджується в багатьох країнах. Саме тому ми запроваджуємо підтримку електронного виставлення рахунків, яка дозволяє створювати рахунки, що відповідають вимогам, автоматично реєструвати їх у податкових органах та надсилати їх вашим контрагентам через мережу PEPPOL — і все це відповідно до чинного законодавства.
Налаштування інтеграції електронного виставлення рахунків
Крок 1. Перевірте інформацію про юридичних осіб
Перед налаштуванням інтеграції переконайтеся, що ваші юридичні особи містять всю необхідну інформацію. Поле TIN/VAT може мати іншу назву залежно від законодавства країни, але зараз воно є обов’язковим, тому переконайтеся, що воно заповнене разом з іншими даними.
Крок 2. Налаштуйте інтеграцію
1. Перейдіть до Налаштування > Інтеграції > Електронне виставлення рахунків та натисніть Налаштувати.
2. Натисніть «Інтеграція увімкнена».
3. Оберіть «У режимі реального часу» або «У тестовому режимі».
У режимі тестування електронні рахунки-фактури будуть створюватися, але не надсилатися до податкових органів та ваших контрагентів, оскільки цей режим призначений переважно для тестування. У режимі роботи всі функції інтеграції активовані, і рахунки-фактури передаються до ваших податкових органів відповідно до налаштувань інтеграції.
4. Встановіть прапорець біля Юридичних осіб, які будуть використовуватися для електронного виставлення рахунків-фактур. Ви можете вибрати Усі або лише конкретні юридичні особи.
Зверніть увагу, що всі юридичні особи, обрані вище:
повинні бути правильно заповнені в Налаштування > Загальні;
повинні бути пов’язані з конкретними локаціями в Налаштування > Локації.
Якщо інформація про будь-яку юридичну особу була оновлена, натисніть кнопку Синхронізувати тут, у налаштуваннях інтеграції, щоб оновити її для наступних рахунків-фактур.
5. Виберіть статус, у якому буде сформовано електронний рахунок-фактуру.
6. Виберіть спосіб доставки: PEPPOL (стандартизована загальноєвропейська система електронних державних закупівель) або електронна пошта.
7. Далі потрібно зіставити податки. У лівій колонці виберіть податкові коди для податків, які ви використовуєте в RO App, а в правій колонці виберіть офіційну назву ставки податку (залежно від країни).
Податки в RO App можна налаштувати на сторінці Налаштування > Фінанси > Податки.
8. Останній крок — прив’язка способів оплати. Прив’яжіть способи оплати в додатку RO до стандартних європейських способів оплати електронних рахунків-фактур.
9. Збережіть налаштування.
Готово! Тепер ваші рахунки-фактури автоматично надсилатимуться до податкових органів у вибраному форматі.
Рахунок-фактура
Після увімкнення інтеграції біля номера кожного рахунку-фактури з’явиться піктограма електронного виставлення рахунків. При натисканні на піктограму відкриється невелике вікно, у якому відображається:
Статус рахунку-фактури – показує, чи рахунок-фактура була успішно надіслана, прийнята чи відхилена.
Спосіб доставки – вказує, як доставляється рахунок-фактура (наприклад, через PEPPOL).
Примітка: Щоб отримати електронний рахунок-фактуру через Peppol, платник повинен мати активне підключення до Peppol з увімкненим прийомом (перевірте свого контрагента тут).
Рекомендації щодо заповнення даних клієнта для коректної передачі e-invoice в Peppol:
Щоб забезпечити коректну та безпомилкову передачу електронних рахунків через мережу Peppol, зверніть увагу на такі моменти:
1. Заповнюйте обидва ідентифікатори
TIN (податковий номер)
BRN (реєстраційний номер компанії)
У країнах, таких як Бельгія та Швеція, Peppol часто ідентифікує отримувача саме за BRN, тому наявність обох значень підвищує точність пошуку клієнта.
2. Враховуйте формат податкового номера
Перевіряйте, як саме зареєстрований клієнт у системі:
з префіксом країни (наприклад, BE12345)
або без нього (12345)
Невідповідність формату може призвести до помилок під час відправки e-invoice.
ІПН платника – ідентифікаційний номер платника податків.
Ідентифікатор податкової звітності – відображається, коли рахунок-фактура зареєстрована в системі податкової звітності; це важливо для аудитів або коли органи влади видають унікальний ідентифікатор податкового документа.
Електронний рахунок-фактура може мати такі статуси:
Новий — початковий статус виставленого рахунку-фактури.
Надіслано — рахунок-фактура успішно надіслана.
Прийнята — після того, як рахунок-фактура позначена як прийнята.
Зареєстрована — коли отримано повідомлення про реєстрацію або її позначено як зареєстровану вручну.
Відхилена — коли отримано повідомлення про відхилення або її позначено як відхилену вручну.
Закрита — це кінцевий стан.
Ручна синхронізація
Ви можете вручну синхронізувати рахунок-фактуру до її автоматичної синхронізації, відкривши рахунок-фактуру та вибравши Дії > Надіслати електронний рахунок-фактуру.
Після синхронізації рахунок-фактуру більше не можна редагувати.
Експорт рахунку-фактури
Щоб експортувати рахунок-фактуру, натисніть Дії та виберіть бажаний формат. Найпоширенішими варіантами є PDF та PEPPOL BIS 3.0, але також можуть бути доступні інші формати, затверджені місцевими податковими органами, які можуть відрізнятися залежно від країни.
Натисніть тут, щоб перевірити формати, доступні у вашій країні:
Усі
PDF
Peppol BIS 3.0
Іспанія
FacturaE 3.2
RegistroAlta (Податкова звітність)
Польща
FA(3)
Італія
FatturaPA
Німеччина
Xrechnung
Велика Британія
Бельгія
Португалія
Швеція