Зовнішні оповіщення — це автоматичне повідомлення, яке система надсилає клієнту, щоб нагадати про важливу подію чи зміну стану його документу. У RO App можна налаштувати такі оповіщення на основі подій контактів, щоб завчасно інформувати людей і організації про важливі дати.
Зауважте: налаштовувати такі сповіщення можна виключно для клієнтів, не для співробітників.
1. На сторінці Налаштування > Зовнішні оповіщення > Контакти, у блоці “Для людей” або “Для організацій” натисніть кнопку + Оповіщення. Те, для кого ви створюєте сповіщення — для людей чи організацій — визначає доступний список подій.
2. Виберіть на яку подію потрібно надсилати сповіщення.
Список доступних подій формується автоматично на основі форми контакта людини чи організації відповідно. Усі поля контакту з типом Дата будуть доступні для вибору як події для надсилання сповіщень.
Це включає системне поле День народження, тож ви легко зможете надсилати сповіщення про дні народження, річниці або будь-які інші важливі дати.
3. Виберіть як надсилати оповіщення у вигляді SMS або Email (якщо ці дані вказані в профілі клієнта).
Важливо: для відправлення сповіщення, у профілі клієнта повинен бути відмічений чекбокс “SMS” або “Згоден отримувати Email”.
При виборі способу надсилання “Email” ви зможете обрати email-адресу, з якої надсилатимуться оповіщення — з адреси RO App (gateway@roapp.email), або, якщо у вас увімкнена email інтеграція, то з однієї з адрес, підключених в інтеграції, при умові, що у вас є доступ до їх використання. Якщо у вас не підключено жодної email адреси, ви зможете перейти на сторінку підключення напряму з вікна вибору.
4. Спершу намагатися надіслати через останній чат контакту — позначте чекбокс, щоб система спробувала надіслати оповіщення в останній відкритий чат із клієнтом. Якщо такого чату немає, оповіщення буде відправлене обраним вище способом — SMS або Email.
У WhatsApp від Twilio чат залишається відкритим протягом 24 годин після останнього повідомлення клієнта.
В Instagram — протягом 7 днів після останнього повідомлення клієнта.
Важливо: використовуйте цю функцію лише для важливих оповіщень. Надмірна кількість повідомлень може призвести до блокування номера або акаунту, на який створено канал у чатах.
Оповіщення, успішно надіслані в чат, відображаються не лише в самому чаті, а й у стрічці подій замовлення та контакта. Щоб відкрити цей чат, натисніть на назву каналу в стрічці подій.
5. Надсилати о — вкажіть, о котрій годині надсилати оповіщення. Час буде відповідати часовій зоні вашої компанії.
6. Надсилати до події — поставте галочку, щоб надіслати оповіщення заздалегідь, та вкажіть, за скільки днів до події його надіслати.
8. Збережіть налаштування.
Готово! Тепер контакту буде надсилатись оповіщення, яке також відображатиметься у стрічці подій контакта.