RO App побудований навколо кількох типів документів. Кожен з них — для конкретного моменту в роботі з клієнтом. Розберемося, в чому різниця і як вони пов'язані між собою.
Звернення — фіксуємо перший контакт
Звернення — це будь-яка взаємодія потенційного клієнта з вашою компанією: дзвінок, заявка з сайту, візит до офісу. Головна мета цього документа — не втратити жодного запиту.
Звернення можна створити вручну, автоматично з вхідного або пропущеного дзвінка (якщо підключена телефонія), або прямо з чату чи профілю клієнта.
Після обробки звернення конвертується у замовлення або продаж. По зверненнях є чотири звіти: загальний список, конверсія, ефективність співробітників і закриті без результату.
Корисно для: медичних клінік, салонів краси, освітніх центрів, сервісних центрів, інтернет-магазинів.
Запис — плануємо час і ресурси
Запис — для бізнесів, де клієнти приходять у конкретний час до конкретного фахівця. Він показує зайнятість майстрів та ресурсів (наприклад, підйомників або боксів на СТО) і допомагає уникати накладок.
Ключова особливість, якої немає в інших документах: клієнт може сам створити запис через форму онлайн-запису на вашому сайті.
Запис конвертується у кошторис, замовлення або продаж. Окремих звітів наразі немає.
Корисно для: салонів краси та SPA, медичних центрів, СТО, майстерень, ветклінік, юридичних і дизайнерських послуг.
Кошторис — погоджуємо вартість до початку роботи
Кошторис — це попередня калькуляція. Потрібен там, де ціна нефіксована і залежить від складності, обсягу або деталей. Клієнт бачить весь обсяг і вартість — і тільки після його погодження відкривається замовлення.
Конвертується виключно у замовлення. Звіти — ті самі, що й для замовлень, просто потрібно вибрати тип документа «кошторис».
Корисно для: ремонту техніки, будівництва та оздоблення, автосервісів, поліграфії, ательє.
Замовлення — основний і найповніший документ
Замовлення — це серце системи. Один пристрій або виріб — одне замовлення. Документ багатоетапний: від діагностики та оцінки до оплати та закриття.
Головна перевага над продажем: замовлення підтримує складні та змішані схеми оплати — частину готівкою, частину карткою, передплату, часткову оплату. Якщо вам потрібна гнучкість у фінансах, це ваш документ.
Замовлення не конвертується в інші документи — це кінцева точка. Має найбагатшу звітність у системі.
Корисно для: будь-яких сервісних бізнесів з багатоетапним процесом.
Продаж — швидко, просто, тут і зараз
Продаж створений для максимально швидкого оформлення операції. Мінімум кліків, жодних зайвих полів.
Але за цю швидкість є ціна: продаж не підтримує змішані оплати, передплати та часткові оплати. Якщо схема розрахунку складніша за «клієнт платить повну суму одразу» — використовуйте замовлення.
Продаж теж не конвертується далі. Звітність — окремий блок по продажах.
Корисно для: роздрібних магазинів, торгових точок, будь-якого простого продажу з каси.
Рахунок — фіксуємо домовленість про оплату
Рахунок — це не транзакція, а домовленість. Він не змінює залишки на складі, але впливає на залишки на фінансових рахунках (касах), оскільки за рахунки можна приймати оплати.
Зручний у B2B або коли потрібно відправити документ клієнту до факту оплати. Окремих звітів немає, але рух коштів відслідковується у фінансових звітах.
Як документи пов'язані між собою
Більшість документів — це не ізольовані інструменти, а частини одного ланцюжка:
Звернення конвертується у: Замовлення, Продаж
Запис конвертується у: Кошторис, Замовлення, Продаж
Кошторис конвертується лише у замовлення
Замовлення — не конвертується ні в який інший документ
Продаж — не конвертується ні в який інший документ
Рахунок — не конвертується ні в який інший документ
Таким чином, клієнт може пройти весь шлях від першого дзвінка до закритої угоди в одній системі — і жоден крок не загубиться.