Що таке кредит-нота
Кредит-нота — це документ, за допомогою якого компанія надає клієнту або платнику кредит на певну суму. Її можна використати, щоб виправити помилку в рахунку, надати додаткову знижку після виставлення рахунка або компенсувати вартість товарів чи послуг.
Кредит-нота не змінює ціни та позиції в оригінальному рахунку. Вона зменшує суму, яку потрібно сплатити за рахунком, або збільшує баланс платника, якщо документ створено без прив’язки до рахунка.
Коли її використовують:
Знижки та бонуси. Наприклад, знижка за обсяг закупівель або компенсація за прострочену доставку.
Помилки в рахунку. Завищена ціна, кількість або сума, яку треба виправити.
Неякісний товар чи послуга. Часткова компенсація без повернення товару.
Скасування замовлення після виставлення рахунку.
В RO App можна створити кредит-ноту двома способами:
безпосередньо в розділі кредит-нот — без прив’язки до рахунка;
з відкритого рахунка — з автоматичною прив’язкою до нього.
Створення кредит-ноти без рахунка
Використовуйте цей спосіб, якщо потрібно надати кредит клієнту або платнику без прив’язки до конкретного рахунка.
Перейдіть до розділу Рахунки → Кредит-ноти.
Натисніть + Кредит-нота.
Виберіть юридичну особу, клієнта та платника.
Якщо клієнт і платник — одна особа, увімкніть опцію Платник той самий, що клієнт.Заповніть поля Спосіб оплати, Дата виставлення, Термін оплати, Менеджер і Коментар.
У блоці Послуги та товари додайте потрібні позиції та вкажіть для кожної:
Ціна — сума кредиту за одну одиницю товару або послуги;
Кількість — кількість одиниць, за які надається кредит.
Натисніть Створити.
Після створення кредит-нота з’явиться в загальній таблиці кредит-нот.
Зверніть увагу: У формі створення кредит-ноти без рахунка немає поля для вибору рахунка. Тому після створення прив’язати такий документ до рахунка неможливо.
Створення кредит-ноти з рахунка
Використовуйте цей спосіб, якщо потрібно зменшити суму до сплати за конкретним рахунком.
Відкрийте потрібний рахунок.
У меню Дії виберіть Кредит-нота.
Перевірте дані у формі створення кредит-ноти.
Система автоматично заповнює частину полів:Рахунок — відображається посилання на оригінальний рахунок;
Юридична особа, Клієнт і Платник — дані переносяться з рахунка, а поля недоступні для редагування;
Послуги та товари — переносяться всі позиції рахунка зі збереженням початкового способу відображення позицій замовлення;
Ціна — для кожної позиції встановлюється її поточна ціна в рахунку.
Перевірте позиції та вкажіть суму кредиту:
залиште початкову ціну, якщо потрібно надати кредит на повну вартість одиниці;
змініть ціну, якщо потрібно надати кредит лише на частину вартості;
вкажіть кількість одиниць, за які надається кредит.
Натисніть Створити.
Після створення кредит-нота з’явиться в загальній таблиці кредит-нот.
Важливо: Створити кредит-ноту не можна для рахунків, що перебувають у групах статусів Оплачені або Скасовані.
Статуси кредит-ноти
Кредит-нота має два статуси: Чернетка та Випущено. Від статусу залежить, чи можна редагувати документ і чи впливає він на суму до сплати.
Чернетка
Чернетка — це ще не підтверджена кредит-нота, яка не впливає на розрахунки з клієнтом.
Поки документ перебуває в цьому статусі, ви можете:
редагувати його дані;
додавати, змінювати або видаляти позиції;
змінювати суми;
видалити кредит-ноту.
Зверніть увагу: Поки кредит-нота має статус Чернетка, залишок до сплати за рахунком і баланс платника не змінюються.
Випущено
Статус Випущено означає, що кредит-ноту остаточно оформлено та суму враховано в розрахунках.
Залежно від способу створення кредит-ноти:
якщо створено з рахунка, зменшується залишок до сплати за цим рахунком;
якщо створено без рахунка, сума зараховується на баланс платника.
Після випуску кредит-ноту не можна редагувати. Зокрема, змінювати позиції, суми, номер документа та прив’язку до рахунка або змінювати спосіб її створення.
Скасовано
Статус Скасовано означає, що виставлену кредит-ноту анульовано, і вона більше не впливає на розрахунки з клієнтом.
Що відбувається після скасування:
якщо кредит-ноту було створено з рахунка, залишок до сплати за цим рахунком повертається до попереднього значення (збільшується на суму скасованої кредит-ноти);
якщо кредит-ноту було створено без рахунка, сума віднімається з балансу платника.
Часті запитання
Чи можна прив'язати рахунок до вже створеної кредит-ноти без рахунка? Ні. Після створення рахунок не можна приєднати, від'єднати чи замінити.
Чи зміниться сума рахунка після випуску кредит-ноти? Ні. Загальна сума та позиції рахунка залишаються незмінними, зменшується лише залишок до сплати.
Чи можна змінити юридичну особу або клієнта в кредит-ноті, створеній з рахунка? Ні, ці поля заблоковані для редагування.
Як повернути гроші клієнту? Окремою фінансовою транзакцією. Credit Note лише фіксує кредит.