Коригування балансу дає змогу відредагувати поточний баланс клієнта, постачальника або співробітника без фінансової транзакції в рахунку. Відповідно, такі коригування не відображаються як платежі в рахунках і не впливають на показники у фінансових звітах та Дашборді керівника.
Коригування балансу може знадобитися у кількох випадках:
у результаті округлення на балансі клієнта з'явилася заборгованість у розмірі 3, 5, 10;
ви вели взаєморозрахунки з клієнтом, постачальником або співробітником за допомогою окремого рахунку, внаслідок чого у профілі клієнта відображається некоректна сума на балансі.
У RO App є 3 способи коригування балансу.
Важливо: можливість проводити коригування регулюється окремим правом у налаштуваннях ролі співробітника.
Коригування балансу вручну
Цей спосіб є універсальним і підходить для коригування балансу клієнта незалежно від причини.
вирівняти баланс у нуль після округлень платежів;
"пробачити" борг клієнту без проведення платежу в рахунку;
вказати актуальний баланс постачальника або співробітника, якщо ви не вели взаєморозрахунки за допомогою рахунків.
Крок 1. Перейдіть у профіль клієнта на вкладку “Баланси” та натисніть кнопку “+ Коригування балансу”.
Крок 2. У новому вікні вкажіть суму коригування в однойменному полі та виберіть потрібний перемикач “Ми винні” або “Нам винні”.
Якщо "Клієнт винен нам", то для вирівнювання балансу необхідно встановити перемикач "Ми винні" та написати ту суму, яку клієнт нам заборгував.
Якщо “Ми винні клієнту”, то для вирівнювання балансу встановіть перемикач “Нам винні” та напишіть суму, яку ваша компанія заборгувала клієнту.
Після цього у рядку “Нове значення балансу” сума має змінитись на 0 (нуль).
Крок 3. Обов'язково напишіть “Коментар” та натисніть кнопку “Зберегти”.
Готово! Створене коригування відображається у таблиці з усіма транзакціями, що вплинули на поточний баланс клієнта.
Масове коригування балансу за допомогою Експорту/Імпорту клієнтів
Цей спосіб підійде в тому випадку, якщо після оновлення Фінансів у RO App у вас з'явилося дуже багато заборгованостей за всіма клієнтами і ви хочете "за раз" зробити їм нульовий баланс.
Для цього виконайте такі дії:
Крок 1. Натисніть кнопку "Експорт" на сторінці "Контакти". Після цього на ваш ПК завантажиться Excel-файл.
Крок 2. Відкрийте завантажений файл та внесіть зміни в колонці "Баланс".
Якщо ви розраховані з клієнтом – вкажіть 0 (нуль) у цій колонці. Якщо клієнт винен вам – вкажіть суму боргу зі знаком + (плюс). Якщо ви повинні клієнту (постачальнику) – вкажіть суму боргу зі знаком – (мінус).
Важливо: у колонці “ID клієнта” є унікальний ідентифікатор клієнта, який не можна редагувати. Якщо ви зміните значення в цій колонці, RO App не зможе розпізнати такого клієнта під часу імпорту та створить дубль клієнта.
Крок 3. Завантажте оновлений файл у систему за допомогою кнопки “Імпорт”.
Нагадуємо, що в одному файлі може бути не більше 5000 рядків.
Коли ви вказуєте баланс клієнта таким чином, у профілі клієнта на вкладці "Баланс" автоматично створюється коригування балансу з коментарем "Коригування балансу при імпорті".
Коригування балансу за допомогою віртуального рахунку
Цей спосіб підійде користувачам, які вже вели взаєморозрахунки з постачальниками, клієнтами або співробітниками за допомогою окремих рахунків.
Наприклад, у вас вже є рахунок, який відображає поточний баланс із клієнтом чи постачальником. Якщо в рахунку значення з мінусом – ви винні клієнту, а якщо в рахунку значення з плюсом – клієнт винен вам.
Зверніть увагу, якщо ви використовували рахунки для взаєморозрахунків із співробітниками, тоді там буде зворотне значення. Тобто, якщо в рахунку співробітника значення з мінусом – значить, співробітник винен вам, а якщо значення з плюсом – ми винні співробітнику.
Крок 1. Перейдіть у профіль клієнта на вкладку “Баланси” та натисніть кнопку “+ Коригування балансу”.
Крок 2. Виберіть той рахунок, в якій вели взаєморозрахунки з цим клієнтом.
Після цього поле “Сума коригування” буде заповнено автоматично, а нижче ви побачите нове значення балансу, яке відповідає сумі вибраного рахунку.
Наприклад:
якщо у вибраному рахунку було -5 750, значить ви винні цьому клієнту або постачальнику. Відповідно нове значення балансу стане -5 750;
якщо у вибраному рахунку було 5 750, значить клієнт або постачальник винен вам. Відповідно нове значення балансу стане 5 750.
Зверніть увагу, що для клієнта, який є співробітником, все працює навпаки. Якщо в рахунку співробітника було 20000, значить ми винні 20000, тобто значення балансу стане -20000.
Важливо: після коригування балансу обраний рахунок стане віртуальним! Це означає, що всі платежі в цьому рахунку стануть віртуальними і не відображатимуться у фінансовій звітності. Також для віртуальних рахунків не можна фіскалізувати платежі.
Крок 3. Обов'язково напишіть “Коментар” та натисніть кнопку “Зберегти”.
Готово! Коригування балансу за рахунок існуючого рахунку пройшло успішно. Цей рахунок автоматично став віртуальним і тепер його можна видалити на сторінці “Фінанси > Платежі”.
Зверніть увагу, що для видалення рахунку має бути нульовий баланс. Тобто попередньо необхідно зробити надходження або витрату в рахунку, щоби обнулити баланс рахунку.
Як видалити коригування балансу?
Щоб видалити коригування балансу, виконайте кілька простих кроків.
Крок 1. Відкрийте профіль клієнта та перейдіть на вкладку “Баланси”.
Крок 2. Двічі натисніть на необхідне коригування в таблиці.
Крок 3. Натисніть кнопку видалення та підтвердіть дію.
Готово! Коригування видалено і баланс клієнта автоматично змінився згідно з проведеною операцією.