Die Zahl der Nutzer RO App wächst weiter, ebenso wie die Vielfalt der Unternehmen, die Bestellungen, Verkäufe und Lagerbestände verwalten müssen. Dies führte zu einer häufigen Kundenanforderung – der Möglichkeit, das Verfallsdatum von Produkten zu verfolgen. Dies ermöglicht einen anderen Ansatz für die Lagerverwaltung und trägt dazu bei, dass Artikel vor Ablauf ihres Verfallsdatums verkauft werden. Und wenn es nötig ist – wird es umgesetzt!
Sie können jetzt die Verfallsdatumsverfolgung beim Erstellen neuer Produkte aktivieren (die Unterstützung für bestehende Produkte wird in Kürze verfügbar sein). Mit dieser Funktion können Sie:
Geben Sie bei Lagerbuchungen die Verfallsdaten für Produktchargen ein.
Siehe Verfallsdaten in Lagerbestands- und anderen Tabellen.
Sortieren Sie Seriennummern nach Ablaufdatum, wenn Sie Produkte zu Bestellungen, Verkäufen oder Abschreibungen hinzufügen.
Nicht serielle Produkte nach der FEFO-Methode (First Expire, First Out) aus dem Lagerbestand abziehen.
Verfallsdaten in gedruckten Dokumenten anzeigen.
Schauen wir uns einmal genauer an, wie die Ablaufverfolgung in RO App funktioniert.
Aktivieren der Verfallsdatumsverfolgung für ein Produkt
Die Verfallsdatumsverfolgung wird ähnlich wie die Seriennummernverfolgung pro Produkt konfiguriert. Wie bereits erwähnt, kann diese Funktion derzeit nur beim Anlegen eines neuen Produkts aktiviert werden.
Gehen Sie dazu zu „Mein Unternehmen > Produkte“, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Produkt“ und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Verfallsdatumsverfolgung aktivieren“. Die entsprechende Spalte wurde auch zur Produktimportvorlage hinzugefügt.
Sobald die Verfallsverfolgung aktiviert ist, kann sie für dieses Produkt nicht mehr deaktiviert werden. Bei Bedarf können Sie den gesamten Produktbestand abschreiben, das Produkt löschen und ein neues Produkt ohne Verfallsverfolgung erstellen.
Eingabe von Verfallsdaten bei der Produktbuchung
Wenn für ein Produkt die Verfallsdatenverfolgung aktiviert ist, erscheint beim Einlagern ein neues Pflichtfeld „Verfallsdatum“. Dieses Datum gilt für die gesamte Charge.
Nach dem Hinzufügen werden das Ablaufdatum und der Ablaufzeitraum in der Posting-Tabelle und später im Produktprofil und anderen Tabellen angezeigt.
Anzeige der Ablaufdauer in Tabellen
Im Produktprofil unter der Registerkarte „Sendungen“ sehen Sie die Verfallsdauer (Differenz zwischen dem aktuellen Datum und dem Verfallsdatum) und das genaue Verfallsdatum für jede Charge.
An anderen Stellen – beispielsweise in den Lagerbeständen oder beim Hinzufügen des Produkts zu Bestellungen, Verkäufen oder Abschreibungen – zeigt das System das nächstgelegene Verfallsdatum an (d. h. das Datum, das dem aktuellen Datum am nächsten liegt).
Serienprodukte nach Verfallsdatum sortieren
Bisher konnten Sie beim manuellen Hinzufügen von Serienprodukten zu Bestellungen, Verkäufen oder Abschreibungen diese nach Lieferantengarantie oder Lagerplatz sortieren (sofern die Adressspeicherung aktiviert war). Wenn für ein Serienprodukt die Verfallsdatumsverfolgung aktiviert ist, können Sie nun auch nach Verfallsdatum sortieren, um Artikel mit der kürzesten Haltbarkeit zu priorisieren.
Darüber hinaus können Serienprodukte nun nach Buchungsdatum sortiert werden, sodass Sie nach dem FIFO-Prinzip (First In, First Out) vorgehen oder die zuletzt eingegangenen Artikel verkaufen können.
Abzug von nicht serienmäßigen Produkten nach Ablauf der Haltbarkeitsdauer
Bisher wurden nicht serienmäßige Produkte immer nach dem FIFO-Verfahren von Bestellungen und Verkäufen abgezogen – das System wählte automatisch die älteste Charge aus. Wenn nun die Verfallsverfolgung für ein Produkt aktiviert ist, verwendet RO App stattdessen das FEFO-Verfahren: Produkte werden nach dem frühesten Verfallsdatum und nicht nach dem frühesten Buchungsdatum abgezogen.
Ablaufdatum in gedruckten Dokumenten
Eine neue Variable {Produktverfallsdatum} ist jetzt in Vorlagen für Kostenvoranschläge, Bestellungen, Verkäufe und Produktetiketten verfügbar. Fügen Sie diese Variable hinzu, wenn Sie das „Verfallsdatum“ in Ihren gedruckten Dokumenten anzeigen möchten.
Bei nicht-seriellen Produkten mit mehreren Verfallsdaten zeigt die Variable das früheste Verfallsdatum an.
Verfallsdatenverfolgung beim Import und Export von Produkten
Eine neue Spalte „Verfallsdatum“ wurde zu den Exporten für Buchungen, Produktlisten (Mein Unternehmen > Produkte) und Lagerbestände hinzugefügt. Bei Lagerbeständen wird im Export das früheste Verfallsdatum angezeigt, wenn mehrere Chargen unterschiedliche Verfallsdaten haben.
Sie können beim Importieren neuer Produkte oder beim Importieren von Lagerbuchungen auch Verfallsdaten angeben.
Ablaufverfolgung in der öffentlichen API
Um die Ablaufverfolgung in der öffentlichen API der RO App zu unterstützen, haben wir folgende Änderungen vorgenommen:
Die Endpunkte „Get Products“ und „Get Product by ID“ geben nun „is_enable_expiration_tracking“ (boolescher Wert) zurück, um anzuzeigen, ob die Ablaufverfolgung aktiviert ist.
Der Endpunkt „Produkt erstellen“ akzeptiert ein optionales Feld „is_enable_expiration_tracking“ (boolescher Wert).
Die Endpunkte „Get Stock“, „Get Postings“ und „Get Order Items“ enthalten nun ein Feld „expiration_date“ (ISO 8601 UTC-Datum).
Für Produkte mit aktivierter Verfallsdatenverfolgung erfordert der Endpunkt „Create Posting“ den Parameter „expiration_date“ (ISO 8601 UTC-Datum).
Die Antwort „Get Sales“ enthält nun ein neues Feld: expiration_date (int, UTC-Zeitstempel).
Die API-Dokumentation können Sie hier einsehen.
Was kommt als Nächstes?
Wir arbeiten bereits daran, die Verfallsverfolgung für bestehende Produkte zu ermöglichen. Danach werden wir Warnmeldungen und Benachrichtigungen für bevorstehende Verfallsdaten sowie einen speziellen Bericht hinzufügen.
Wenn Sie Fragen, Anregungen oder Kommentare zu diesem Update haben, wenden Sie sich bitte an unseren Support-Chat. Ihr Feedback spielt eine wichtige Rolle bei der Gestaltung der Zukunft dieser Funktion.