Buchung aus einer Datei mithilfe von Zuordnung
Der Buchungsprozess kann erheblich beschleunigt und vereinfacht werden, indem Produkte mithilfe von Zuordnung schnell und einfach über eine Excel-Datei importiert werden.
☝ Diese Methode eignet sich:
Wenn Sie Produkte von einem Lieferanten in einer XLSX-/XLS-/CSV-Datei erhalten.
Für den automatischen Abgleich der Lieferantendaten mit Ihren Produkten.
Wenn Sie nicht nur bestehende Produkte buchen, sondern auch neue anlegen müssen.
Die Vorteile sind:
Schnelle Buchung ohne manuelle Eingabe.
Minimierung von Fehlern und doppelten Produkten.
Automatische Aktualisierung von Preisen, Barcodes und Bilanzen auf Basis der Lieferantendaten.
Klicken Sie im Buchungsbeleg auf die Schaltfläche Importieren, und laden Sie die Datei von Ihrem PC hoch.
Bitte beachten Sie, dass alle Werte in der Tabelle im Textformat vorliegen müssen. Wenn die Daten in der Tabelle auf ein anderes Format eingestellt sind, können bei Buchungen von Produkten doppelte Datensätze erstellt werden.
Nach dem Hochladen der Datei müssen Sie die Zuordnungen zwischen den Systemfeldern und den Spaltennamen in der Excel-Datei festlegen.
Produktkategorie ist ein Pflichtfeld. Für Produkte, die zur gleichen Kategorie gehören, können Sie den Standardwert verwenden. Beim Importieren müssen Sie die gesamte Kette von Kategorien angeben – von der übergeordneten Kategorie bis zur Kategorie der letzten Ebene.
Wenn Sie beispielsweise eine Kategorie Alle Produkte > Zubehör > Hüllen haben, müssen Sie diese Kategorie beim Import vollständig in der Spalte „Kategorie” der Datei angeben.
Produktname ist ein Pflichtfeld.
Produktcode – eine eindeutige Kennung des Produkts.
Produktartikel ist eine eindeutige Nummer oder Bezeichnung des Produkts.
Wichtig: Nur eines der Felder ist obligatorisch – „Produktname“, „Produktcode“ oder „Produkt-SKU“, je nachdem, welcher dieser Werte in Meinem Unternehmen als eindeutige Produktkennung verwendet wird.
Menge ist für nicht serialisierte Waren erforderlich. Bei serialisierten Waren werden, wenn die Anzahl der Einheiten die Anzahl der angegebenen Seriennummern überschreitet, die fehlenden Nummern automatisch generiert. Wenn die Anzahl der Einheiten geringer ist als die Anzahl der angegebenen Seriennummern, wird nur die Anzahl der Seriennummern gebucht, die der tatsächlichen Anzahl der Einheiten entspricht.
Seriennummern sind für serienmäßige Waren erforderlich. In diesem Fall entspricht die Menge der Waren der Anzahl der durch Kommas getrennten Seriennummern (maximal 20).
Der Kaufpreis ist ein Pflichtfeld, das die Kosten der Waren angibt. Er wird zur Berechnung des Gewinns verwendet, und aus diesem Preis werden die Margen gebildet.
Die Lieferantengarantie (Wert) ist eine Menge (Anzahl).
Lieferantengarantie (Laufzeit) ist eine Maßeinheit: Tage oder Monate.
Die Spalten „Lieferantengarantie (Wert)“ und „Lieferantengarantie (Laufzeit)“ sind optional, aber wenn Sie die Garantie ausfüllen, müssen beide ausgefüllt werden.
Preise sind keine Pflichtfelder. Hier können Sie die Arten der Produktpreise aus der Importtabelle entsprechend den im System auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte > Produkte erstellten Preisen sofort ausfüllen.
Mit dieser Buchungsmethode können Sie neue Produkte hochladen und erstellen.
Es wird eine neue Produktkarte erstellt und mit den Daten gefüllt, die beim Laden der Tabelle abgeglichen wurden. Wenn die in der Datei angegebene Kategorie im System nicht vorhanden ist, wird sie erstellt.
Bitte beachten Sie, dass die Datei für die Buchung von Waren bis zu 250 Zeilen enthalten kann!
Das System ordnet Produkte anhand ihrer eindeutigen Kennung zu. Wenn ein solches Produkt bereits vorhanden ist, können Sie das Feld „Kategorie” leer lassen – bei der Buchung wird es seiner Kategorie hinzugefügt.
Nach der ersten Buchung werden die Importvergleiche vom Lieferanten gespeichert. Das heißt, bei der nächsten Buchung werden die Daten automatisch ausgefüllt, wenn Sie diesen Lieferanten auswählen.
Nachdem alle Werte verglichen wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren.
Nachdem Sie Produkte zur Buchungstabelle hinzugefügt haben (manuell oder über eine Datei), klicken Sie auf die Schaltfläche Erstellen.
Bei Bedarf können Sie den fertigen Buchungsbeleg bearbeiten. Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Buchungsbelegs finden Sie in diesem Artikel.
Buchung bestehender Produkte aus einer Datei
☝ Diese Methode eignet sich:
Wenn Sie Produkte von einem Lieferanten in einer XLSX-/XLS-/CSV-Datei erhalten.
Wenn Sie die Menge von Produkten massenhaft aktualisieren, ohne neue Artikel anzulegen.
Wenn die Produkte bereits im System vorhanden sind, aber auf neue Lagerhäuser verteilt werden müssen.
Die Vorteile sind:
Reduzierung von Fehlern – eliminiert das Risiko manueller Dateneingaben.
Flexibilität der Einstellungen – Sie können Seriennummern, Garantie und Verkaufspreise angeben.
Sie können Ihre Buchungsroutine erheblich beschleunigen, indem Sie eine Excel-Datei mit allen Buchungsdaten importieren. Navigieren Sie zum Buchungsbeleg, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren und dann auf die Schaltfläche Vorlage importieren. Dadurch wird die Dateivorlage auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Beachten Sie: Sie können nur bekannte Produkte über den Dateiimport in Ihre Lagerhäuser buchen. Geben Sie die neuen Produkte manuell ein oder importieren Sie Ihre Produkte auf der Seite Mein Unternehmen > Produkte.
Beachten Sie, dass die Buchung von Produkten über eine Excel-Datei nur möglich ist, wenn die eindeutige Kennung des Produkts der Name ist. Weitere Informationen zum Einrichten einer eindeutigen Produktkennung finden Sie in diesem Artikel.
Diese Datei enthält keine Spalten für Code, SKU, Barcode und Seriennummer, da das System diese vor der Buchung über die Produktimportfunktion erhält.
Die folgenden Tabellenfelder finden Sie in Ihrer Excel-Datei:
Einzigartige Produktkennung ist der Wert für die Eindeutigkeit des Produkts (Name, Code, Artikel oder nicht angegeben), die Spalte ist erforderlich. Weitere Informationen zum Definieren einer eindeutigen Kennung finden Sie in diesem Artikel.
Wichtig: Wenn Sie keine eindeutige Produktkennung definiert haben (in den Einstellungen als „nicht angegeben“ gekennzeichnet), müssen Sie die ID des Produkts verwenden (die Produkt-ID finden Sie beim Exportieren von Produkten auf der Seite „Mein Unternehmen – Produkte“).
Menge. Dies ist ein Pflichtfeld für nicht serielle Produkte.
Seriennummern. Dies ist ein Pflichtfeld für serielle Produkte. Das System fügt so viele Produkte hinzu, wie Sie in diesem Feld Seriennummern eingeben (maximal 20 Seriennummern).
Lieferantengarantie (Wert). Dies ist ein optionales Feld für den Wert der Lieferantengarantiezeit.
Lieferantengarantie (Zeitraum). Dies ist ein optionales Feld für die Einheit der Lieferantengarantiezeit (Tag oder Monat).
Hinweis: Die Spalten „Lieferantengarantie“ sind optional. Wenn Sie jedoch die Lieferantengarantie hinzufügen möchten, sollten Sie beide Felder ausfüllen.
Das Verfallsdatum ist das endgültige Verfallsdatum für das Produkt. Das Verfallsdatum wird in einer separaten Spalte im Lager in der Bilanztabelle angezeigt.
Wenn Sie eine Charge eines Produkts mit unterschiedlichen Verfallsdaten erhalten, sollte jede Gruppe mit einem separaten Verfallsdatum mit einem separaten Lieferschein erfasst werden.
Kaufpreis. Dies ist ein Pflichtfeld für die Berechnung des Gewinns und des Preisaufschlags.
Felder für den Verkaufspreis. Dies sind optionale Felder für Verkaufspreise. Das System verwendet diese Werte für die Verkaufspreise im Produktprofil.
Die Felder für den Verkaufspreis sind nicht erforderlich. Wenn keine Daten vorhanden sind, lassen Sie die Zelle einfach leer und löschen Sie die Spaltennamen, damit für die Produkte kein Preis von Null gilt.
Denken Sie daran: Stellen Sie sicher, dass die Namen Ihrer Spalten für den Verkaufspreis mit den Namen der Preisaufschläge auf der Seite Einstellungen > Preise und Rabatte übereinstimmen. Andernfalls kann RO App diese Werte nicht als Preise identifizieren.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, fügen Sie Ihre Excel-Datei an und klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren, um die Datei in das System hochzuladen.
Beachten Sie: Ihre Excel-Datei für die Produktbuchung sollte bis zu 250 Zeilen mit Daten enthalten.
Wenn Sie eine Datei im alten Format importieren, die keine Spalte „Ablaufverfolgung“ enthält, tritt beim Import ein Fehler auf. Dies liegt daran, dass diese Eigenschaft für bestehende Produkte noch nicht festgelegt werden kann.
Um diesen Fehler zu vermeiden, fügen Sie in der Importdatei vor den Preisspalten eine Spalte mit dem Namen „Ablaufverfolgung“ hinzu und lassen Sie diese leer. Dies ist eine vorübergehende Lösung, bis ein Update veröffentlicht wird, mit dem Sie Ablaufdaten nicht nur für neue, sondern auch für bestehende Produkte festlegen können.
Sobald Sie die Tabelle mit Ihren Produkten ausgefüllt haben – entweder manuell oder über den Excel-Datei-Import – klicken Sie auf die Schaltfläche Buchen.
Bei Bedarf können Sie das fertige Buchungsdokument bearbeiten. Weitere Informationen zum Bearbeiten eines Buchungsdokuments finden Sie in diesem Artikel.