Demnächst ändert sich in RO App die Logik für die Arbeit mit Aufträgen in Status der Gruppe „Abgegeben“. So lassen sich reale Geschäftsprozesse genauer abbilden und unnötige Aktionen beim Schließen unvollständiger oder stornierter Aufträge vermeiden.
Dieses Update ist hilfreich für Unternehmen, die mit Situationen konfrontiert sind, in denen ein Auftrag geschlossen werden muss, ohne dass die Arbeit tatsächlich abgeschlossen wurde:
Der Kunde hat die Reparatur abgelehnt
Der Kunde hat die Annahme des Produkts abgelehnt
Der Auftrag wurde storniert
Die benötigten Teile wurden nicht erhalten
Der Kunde hat das Gerät, die Ausrüstung oder das Anlagegut nicht abgeholt
Die Arbeiten wurden aus anderen Gründen nicht abgeschlossen
Derzeit müssen Mitarbeiter zum Schließen solcher Aufträge häufig zusätzliche Aktionen ausführen, die die tatsächliche Situation nicht widerspiegeln, zum Beispiel:
Produkte abbuchen, die tatsächlich nicht verwendet wurden,
eine Zahlung annehmen, die tatsächlich nicht existierte,
Artikel löschen oder ihren Preis auf null setzen.
Was sich ändert
Nach der Veröffentlichung des Updates können Aufträge in einen Status der Gruppe „Abgegeben“ verschoben werden, auch wenn:
nicht abgebuchte Produkte im Auftrag verbleiben;
einige Produkte abgebucht wurden und andere nicht;
der Auftrag vollständig oder teilweise unbezahlt ist.
Das bedeutet, dass Sie Artikelpreise nicht mehr auf null setzen oder Artikel vollständig löschen müssen, und die Interaktionshistorie mit dem Kunden zu einem unvollständigen oder stornierten Auftrag bleibt erhalten.
Außerdem werden Aufträge, die als abgegeben geschlossen wurden, nicht mehr im Bericht „Aufträge Gewinn“ berücksichtigt.
Wir empfehlen, Ihre aktuellen Geschäftsprozesse für nicht erfolgreich abgeschlossene Aufträge vorab zu überprüfen, sie bei Bedarf anzupassen und Ihre Mitarbeiter zu informieren.
Die aktuelle Logik für Status der Gruppe „Geschlossen“ bleibt unverändert. Wie bisher erlaubt das System nicht, einen Auftrag erfolgreich zu schließen, ohne alle hinzugefügten Produkte abzubuchen oder ohne vollständige Zahlung.
Wie es funktioniert
Nicht abgebuchte Produkte
Beim Verschieben eines Auftrags in einen Status der Gruppe „Abgegeben“ verlangt das System nicht mehr, dass alle hinzugefügten Produkte abgebucht werden. Das bedeutet:
nicht abgebuchte Produkte bleiben im Auftrag als Teil der Dokumenthistorie erhalten;
Produkte, die bereits abgebucht wurden, bleiben abgebucht;
die Lagerbewegung der Produkte spiegelt die tatsächliche Situation wider.
So können Sie die Historie stornierter Aufträge mit der vollständigen Liste von Dienstleistungen und Produkten beibehalten. Das Dokument spiegelt außerdem die tatsächliche Bewegung der Produkte wider.
Unbezahlte Beträge
Wenn beim Schließen eines nicht erfolgreich abgeschlossenen Auftrags ein unbezahlter Betrag verbleibt:
Das System öffnet das Fenster zur Zahlungsannahme nicht mehr.
Der unbezahlte Restbetrag wird automatisch storniert, damit der Auftrag ohne Schuld geschlossen werden kann. Diese Anpassung ist rein technisch und wird in Finanzkonten nicht als tatsächlicher Geldeingang oder Geldabgang angezeigt.
Das bedeutet, dass Sie keine Zahlung mehr für einen Auftrag erfassen müssen, der tatsächlich nicht abgeschlossen wurde. So lassen sich künstliche Forderungen für Aufträge vermeiden, für die tatsächlich keine Zahlungen geleistet wurden.
Anwendungsfälle für verschiedene Unternehmen
1. Ein Kunde lehnt nach der Diagnose eine Autoreparatur ab.
Ein Techniker hat die Diagnose durchgeführt und ein Manager hat Teile für die zukünftige Reparatur hinzugefügt, aber der Kunde hat entschieden, das Auto nicht reparieren zu lassen. Derzeit müssen zum Schließen eines solchen Auftrags als nicht erfolgreich Produkte abgebucht, Dienstleistungspreise geändert und weitere zusätzliche Aktionen durchgeführt werden.
Nach dem Update kann der Auftrag einfach in den Status „Abgegeben“ verschoben werden, und die nicht verwendeten Teile bleiben im Inventar.
2. Ein Gerät gilt als wirtschaftlich nicht reparierbar.
Nach der Diagnose stellte sich heraus, dass die Reparatur wirtschaftlich nicht sinnvoll ist. Für den vorläufigen Kostenvoranschlag waren bereits ein Display, ein Akku und andere Komponenten zum Auftrag hinzugefügt worden.
Nach dem Update können Sie einen solchen Auftrag als nicht erfolgreich schließen, ohne unnötige Inventar- oder Zahlungsvorgänge durchzuführen.
3. Ein Auftrag wird nach einer Produktreservierung storniert.
Ein Manager hat einen Auftrag erstellt, Produkte hinzugefügt und ihn für den Versand vorbereitet, aber der Käufer hat den Kauf abgelehnt oder den Auftrag nicht bestätigt.
Nach dem Update kann ein solcher Auftrag geschlossen werden, ohne künstliche Abbuchungen oder Zahlungen für einen Verkauf zu erstellen, der tatsächlich nicht stattgefunden hat.
4. Ein Kunde storniert einen Vor-Ort-Termin nach der Genehmigung der Installation.
Ein Installationsunternehmen hat einen Auftrag vorbereitet und Ausrüstung sowie Materialien hinzugefügt, aber der Kunde hat seine Meinung vor Beginn der Arbeiten geändert.
Nach dem Update kann der Auftrag als unvollständig geschlossen werden, ohne Ausrüstung abzubuchen, die tatsächlich nie verwendet wurde, und ohne eine Zahlung anzunehmen, die tatsächlich nicht existierte.
Was mit Berichten passiert
Wir haben außerdem sichergestellt, dass die neue Logik Berichte und Analysen nicht verfälscht.
Nach der Veröffentlichung des Updates werden Aufträge mit dem Status Abgegeben nicht mehr im Bericht „Aufträge Gewinn“ berücksichtigt. Gleichzeitig fügen wir einen neuen Bericht für Aufträge hinzu, die als abgegeben geschlossen wurden, damit Sie den entgangenen Gewinn einfach einsehen können.
Unbezahlte Beträge aus nicht erfolgreich abgeschlossenen Aufträgen werden in Finanzberichten nicht als tatsächliche Zahlungen angezeigt.