Das Schließen eines Auftrags ist erforderlich, um die Bearbeitung des Auftrags abzuschließen und die korrekten Finanzberichte und Analysen zu erhalten.
Bitte beachten Sie, dass Sie Finanzdaten und Gegenparteien in geschlossenen Aufträgen nicht bearbeiten können. Die folgenden Aktionen sind in geschlossenen Aufträgen deaktiviert:
Bearbeiten der Daten zu Kunden, Zahlern, Managern und Technikern
Bearbeiten der Menge, Kosten, des Preises oder des Rabatts für ein Produkt oder eine Dienstleistung
Erstellen von Zahlungen
Dadurch werden Fehler und Verwechslungen bei der Gehaltsabrechnung berechnung und in Bilanzen vermieden. Wenn Sie in einem geschlossenen Arbeitsauftrag unter den aufgeführten Einschränkungen etwas ändern müssen, setzen Sie ihn in den Status „offen“, bearbeiten Sie ihn und schließen Sie ihn wieder. Dieser Arbeitsauftrag wird in der Gehaltsabrechnung berechnung und Berichterstattung für den aktuellen Zeitraum erfasst.
Wichtig: Um einen geschlossenen Auftrag in einen anderen Status übertragen zu können, müssen Sie die Regeln für den Wechsel zwischen den Status konfigurieren.
Darüber hinaus können Sie die Funktion „Rückwirkender Auftragabschluss“ aktivieren, mit der Sie die Genauigkeit von Finanzberichten gewährleisten und Änderungen des Abschlussdatums transparent und kontrollierbar machen können. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen „Vergangenes Schließdatum aktivieren“ in den Status-Einstellungen.
☝ Diese Funktion ist nur verfügbar:
für die Statusgruppen „Erfolgreich abgeschlossen“ und „Nicht erfolgreich abgeschlossen“;
in den Preisplänen „Business“ und „Enterprise“.
Aufträge können erfolgreich abgeschlossen werden, wenn Ihr Unternehmen alle erforderlichen Dienste und Materialien für den Kunden bereitgestellt hat, oder erfolglos, wenn der Kunde Ihre Dienste aus irgendeinem Grund ablehnt. Hierfür verfügt das System über zwei verschiedene Gruppen von Status: Geschlossen und Abgelehnt.
Wir empfehlen, mehrere Status in der Gruppe „Abgelehnt“ mit den Namen der häufigsten Ablehnungsgründe (zu teuer, Qualität, Bedingungen usw.) zu erstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie den Status festlegen, der dem Ablehnungsgrund entspricht. Anschließend können Sie die Statistik der erfolglosen Aufträge auf der Seite „Mein Unternehmen > Dashboard“ einsehen.
Bei der Übertragung eines Auftrags in einen Status aus den Gruppen „Geschlossen“ wird automatisch das Zahlungsfenster geöffnet, wenn die Kosten der zum Auftrag hinzugefügten Produkte und Dienste höher als 0 sind. Wenn die Kosten der Produkte und Dienste 0 sind oder sie gar nicht zum Auftrag hinzugefügt wurden, wird das Zahlungsfenster nicht geöffnet.
Erfolgreicher Abschluss eines Auftrags
Befolgen Sie einige einfache Schritte, um Ihren Auftrag erfolgreich abzuschließen.
Schritt 1. Ändern Sie den Status des Auftrags in einen der verfügbaren Status in der Gruppe Geschlossen.
Schritt 2. Wenn die Funktion zum Schließen des Auftrags nach dem vergangenen Datum für diesen Status aktiviert ist, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie das aktuelle Abschlussdatum beibehalten oder ein neues auswählen können.
Schritt 3. Das Zahlungsfenster für den Auftrag wird automatisch geöffnet. Geben Sie die Zahlungsmethode und den Kassierer an.
Bitte beachten Sie, dass die Liste der verfügbaren Kassen von der ausgewählten Zahlungsmethode (Bargeld / bargeldlos) abhängt. Wenn Sie als Zahlungsmethode Bargeld auswählen, enthält die Liste nur Kassen, die für Bargeld-Zahlungen verfügbar sind. Wenn Sie als Zahlungsmethode Bargeldlos auswählen, enthält die Liste nur Kassen, die für Bargeldlose Zahlungen verfügbar sind. Dasselbe gilt für die Zahlungsmethode Karte.
Wenn für das angegebene Konto Zahlungen vor Ort aktiviert sind, können Sie eine Zahlung manuell erstellen oder auf „Akzeptieren“ klicken. Daraufhin öffnet sich ein Zahlungsfenster, in dem der Kunde die Aufträge mit einer der folgenden Methoden bezahlen kann:
QR-Code: Der Kunde scannt den Code mit seinem Smartphone.
Terminal: Der Kunde bezahlt über das POS-Terminal.
Tap to Pay: Der Kunde hält seine Karte oder sein Gerät an Ihr Smartphone.
Wenn Sie die Zahlungsmethode Auf Rechnung auswählen, wird der Gesamtbetrag des Auftrags vom Guthaben des Kunden abgebucht. Sie sehen die Schuld auf der Seite Finanzen > Bilanzen oder im Kundenprofil (Registerkarte Guthaben).
Wichtig: Um eine Zahlung gegen eine Schuld zu buchen, müssen Sie in den Einstellungen der Mitarbeiterrolle die Zugriffsberechtigung „Kann Zahlungen aufgrund der Kundenbilanz vornehmen“ aktivieren.
Schritt 4. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu und wählen Sie eine andere Kasse aus.
Wichtig: Für den Abschluss des Auftrags wird die Provision an den Mitarbeiter gezahlt, der den Status des Auftrags auf „abgeschlossen“ gesetzt hat, und nicht an die Kasse!
Schritt 5. Wählen Sie das zu druckende Dokument aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern.
Fertig! Der Auftrag ist abgeschlossen und die Zahlung wurde an die Kasse geleistet oder vom Kundenkonto abgebucht.
Wenn der Arbeitsauftrag Arbeiten und Materialien enthält, für die der Fachmann ein Gehalt erhalten muss, der Kunde jedoch die Zahlung verweigert, können Sie eine Zahlung an eine separate Kasse, z. B. „Verluste“, vornehmen. Passen Sie anschließend bei Bedarf den Saldo des Kunden an, wenn Sie vermerken möchten, dass er Ihnen etwas schuldet.
Fertig! Der Auftrag wurde erfolglos abgeschlossen und wird in der Statistik des Manager-Dashboards angezeigt.
Es kommt vor, dass der Dienst „Diagnose“ im Auftrag ausgeführt wurde, der Kunde jedoch den Kauf weiterer Dienste verweigert.
In diesem Fall müssen Sie einen separaten Status in der Gruppe Geschlossen erstellen (z. B. Nach Diagnose geschlossen) und den Auftrag in diesen Status übertragen. So schließen Sie den Auftrag erfolgreich ab, da die ursprüngliche Dienstleistung erbracht wurde und ein solcher Auftrag als erfolgreich gilt. Gleichzeitig wissen Sie, dass der Kunde eine weitere Zusammenarbeit mit Ihnen abgelehnt hat, und können solche Aufträge mit einem Filter zur weiteren Bearbeitung auswählen, wobei der Saldo eines solchen Kunden korrekt angezeigt wird.
Schließung eines erfolglosen Auftrags
Diese Option zum Schließen eines Auftrags eignet sich, wenn der Kunde Ihre Dienste abgelehnt hat. Sie müssen den Auftrag jedoch nicht löschen, sondern lediglich in den Status „erfolglos“ übertragen.
1. Ändern Sie den Status des Auftrags in einen beliebigen anderen Status aus der Gruppe „Abgelehnt“.
2. Es öffnet sich ein Bestätigungsfenster, wenn der Auftrag Folgendes enthält:
Produkte, die noch nicht abgeschrieben wurden (einschließlich teilweise abgeschriebener Produkte);
einen ausstehenden Betrag (die Differenz zwischen dem Gesamtbetrag des Auftrags und der tatsächlichen Zahlung);
eingegangene Zahlungen oder Vorauszahlungen.
Nach Bestätigung der Aktion ändert sich der Status des Auftrags. Wenn Sie das Fenster schließen, wird die Aktion abgebrochen und der Status bleibt unverändert.
3. Wenn die Funktion zum Schließen des Auftrags nach dem vergangenen Datum für diesen Status aktiviert ist, erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie das aktuelle Abschlussdatum beibehalten oder ein neues auswählen können.
Sobald ein Arbeitsauftrag den Status „Abgegeben“ erhält, wird die Bearbeitung des Arbeitsauftrags beendet, und das Zahlungsfenster wird nicht angezeigt, da keine Zahlung abgebucht wird. Gleichzeitig werden die damit verbundenen Prozesse automatisch angepasst:
Produkte
Wenn Produkte noch nicht aus dem Inventar ausgebucht wurden, erscheinen sie lediglich in der Auftragshistorie und haben keinen Einfluss auf die aktuellen Lagerbestände.
Wenn die Produkte bereits ausgebucht wurden, bleiben sie ausgebucht, und die Informationen zu den Lagervorgängen werden im System gespeichert.
Finanzielle Abrechnungen
Wenn auf einem Auftrag ein Restbetrag verbleibt, storniert das System diesen automatisch, um den Beleg ohne ausstehenden Saldo abzuschließen. Diese Anpassung ist rein technischer Natur und spiegelt sich nicht als tatsächlicher Zahlungseingang oder -abgang auf den Konten wider.
Bonusabgrenzungen
Wenn in den Abrechnungsregeln Boni für Produkte, Dienstleistungen oder den Status eines Arbeitsauftrags konfiguriert sind, werden diese gemäß den Standardregeln des Systems berechnet.
Berichterstattung
Abgegebene Arbeitsaufträge werden im Bericht „Gewinn aus Arbeitsaufträgen“ nicht angezeigt. Zur Analyse solcher Aufträge steht ein separater Bericht mit dem Titel „Gewinn aus erfolglosen Aufträgen“ zur Verfügung.