Eine effektive Analyse unvollständiger oder stornierter Aufträge ist entscheidend, um finanzielle Verluste zu minimieren.
Selbst ein Auftrag, der als „erfolglos“ abgeschlossen wurde, kann dennoch Zahlungen, erbrachte Leistungen, abgeschriebene Produkte, Mitarbeiterboni und Steuern beinhalten. Der Bericht „Gewinn aus erfolglosen Aufträgen“ hilft Ihnen dabei, die finanziellen Ergebnisse solcher Aufträge separat zu analysieren.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit RO App die finanziellen Ergebnisse von Aufträgen auswerten können, die als erfolglos abgeschlossen wurden.
In dieser Anleitung erfahren Sie:
Wie der Gewinn berechnet und entgangene Einnahmen erfasst werden.
Wie Sie die Einstellungen und Filter des Berichts flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
Wie sich das Aktivieren des Kontrollkästchens für Mehrwertsteuer-Rückerstattungen auf die Finanzkennzahlen auswirkt.
Wie sich die FIFO- und FEFO-Methoden auf die Berechnung der Kosten der verkauften Waren auswirken.
In RO App wird der Gewinn aus einem als erfolglos abgeschlossenen Auftrag anhand der folgenden Formel berechnet:
Gewinn = (Zahlungen) − (Kosten) − (Mitarbeiterprovisionen) − (Steuern).
Zahlungen — tatsächlich eingegangene Gelder für diesen Auftrag.
Kosten — Aufwendungen für die Erbringung von Arbeiten/Diensten und die Kosten für tatsächlich abgeschriebene Produkte.
Mitarbeiterprovisionen — der Gesamtbetrag der Prämien oder Zahlungen an Mitarbeiter für die Erfüllung dieses Auftrags.
Steuern – alle für den Auftrag geltenden Steuerabzüge.
So erstellen Sie den Bericht
Der Bericht „Gewinn aus erfolglosen Aufträgen“ wird auf der Seite „Berichte > Finanzen > Gewinn aus erfolglosen Aufträgen“ für erfolglos abgeschlossene Aufträge erstellt, sortiert nach Abschlussdatum.
Wichtig:
Um auf diesen Bericht zugreifen zu können, muss für Ihre Rolle die entsprechende Berechtigung – Gewinn aus erfolglosen Aufträgen – im Abschnitt Berichte aktiviert sein.
Wenn ein Auftrag zu einem früheren Zeitpunkt abgeschlossen wurde, wird er auf der Grundlage des angegebenen Abschlussdatums und nicht des tatsächlichen Datums in den Bericht aufgenommen.
Zur Erstellung der Berichte werden mehrere Parameter verwendet.
Unter Zeitraum können Sie den Zeitrahmen für den Bericht auswählen: heute, gestern, diese Woche, diesen Monat, letzte Woche, letzter Monat, dieses Jahr, letztes Jahr oder Sie können Daten manuell angeben.
Über Standort können Sie einen, mehrere oder alle Standorte auswählen, sofern mehr als einer vorhanden ist.
Über Auftragstyp können Sie den Gewinn nach verschiedenen Auftragstypen anzeigen. Beispielsweise alle Aufträge mit Ausnahme von Garantie-Aufträgen.
Über Auftragsstatus können Sie auswählen, welche nicht erfolgreichen Status bei der Berechnung der Aufträge berücksichtigt werden sollen.
Wenn Sie das Kontrollkästchen „Erstattungsfähige Einkaufssteuern von Kosten ausschließen“ aktivieren, können Sie den Gewinn ohne erstattbare Steuern anzeigen. Weitere Details zur Funktionsweise dieses Kontrollkästchens finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
Legen Sie die gewünschten Parameter fest und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anwenden“.
Der Bericht wird mit den wichtigsten Daten zu den finanziellen Komponenten der Aufträge erstellt.
Zusätzlich zu den Standardspalten für Kosten, Mitarbeiterprämien, Rabatte und Steuern wurden zwei neue Spalten hinzugefügt: Zahlungen und Offener Betrag.
Zahlungen zeigt die tatsächlich für diese Aufträge eingegangenen Beträge an.
Offener Betrag zeigt die Differenz zwischen den Gesamtkosten des Auftrags und der Höhe der geleisteten Zahlungen – also den Betrag des potenziellen, nicht erzielten (entgangenen) Gewinns.
Sie können die Tabelle nach Spalten sortieren, indem Sie auf den Namen der gewünschten Spalten klicken. Ein positiver Gewinn wird grün angezeigt, ein negativer Gewinn rot. Die Ergebnisse für jede Spalte werden am Ende der Seite angezeigt.
Sie können auch anpassen, welche Spalten in diesem Bericht angezeigt werden. Klicken Sie dazu auf die Tabellenschaltfläche und aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den gewünschten Spalten.
Wie sich die Mehrwertsteuerrückerstattung auf die Gewinnberechnung auswirkt
Wenn Sie steuerpflichtig sind und Mein Unternehmen die Mehrwertsteuer auf Einkäufe erstattet, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Erstattungsfähige Einkaufssteuern von Kosten ausschließen.” Dadurch wird der Betrag der bei der Produktbuchung gezahlten Steuern von den Kosten abgezogen.
Dann wird der Gewinn wie folgt berechnet:
Gewinn = Gesamtbetrag (vom Kunden gezahlt, einschließlich Rabatte) – Kosten ohne erstattungsfähige Steuern – Mitarbeitergehälter – alle Steuern.
Beispiel: Sie haben einen Handy-Akku für 120 € (einschließlich 20 € Mehrwertsteuer) gekauft und ihn für 200 € an einen Kunden verkauft. Das Mitarbeitergehalt beträgt 30 €, die Umsatzsteuer 10 €.
Gewinn, wenn Sie KEIN Steuerzahler sind:
200 (Verkäufe) − 120 (Kosten) − 30 (Gehälter) − 10 (Steuern) = 200 − 120 − 30 − 10 = 40
Gewinn, wenn Sie steuerpflichtig sind und die Mehrwertsteuer erstattet bekommen:
200 (Verkäufe) − (120 − 20) (angepasste Kosten) − 30 (Gehalt) − 10 (Steuern) = 200 − 100 − 30 − 10 = 60
So funktionieren Produktabschreibungen: FIFO, FEFO und Kostenberechnung
Nicht serienmäßige Waren nach der FIFO-Methode (First In, First Out) aus dem Lagerhaus vorgenommen wird und Waren mit Verfallsdatum nach der FEFO-Methode (First Expire, First Out) vorgenommen wird. Wenn Waren aus mehreren Chargen in einem Auftrag vorgenommen werden, wird der Einstandspreis in einem abgeschlossenen Auftrag als Summe der Einstandspreise der Einheiten aus diesen Chargen berechnet.
Beispiel: Wir haben Powerbanks aus zwei Chargen:
1 Einheit zu einem Preis von 200 € (früher erhaltene Charge)
2 Einheiten zu einem Preis von 100 €
Wenn wir 2 Einheiten im Auftrag abschreiben, werden sie wie folgt berücksichtigt:
1 Einheit aus der ersten Charge (200 €),
1 Einheit aus der zweiten Charge (100 €).
Gesamtkosten in einem abgeschlossenen Auftrag = (1*200) + (1*100) = 300 €.
Berichtsexport und erweiterte Analyse
Sie können den Bericht ausdrucken oder als Excel-Datei auf Ihren Computer exportieren. Die Excel-Datei enthält detailliertere Informationen. Klicken Sie auf „Aktionen“ und wählen Sie die gewünschte Aktion aus.
Der exportierte Bericht enthält zusätzliche Spalten, in denen Sie den Preis, die Kosten der Produkte und den Gewinn mit und ohne Mehrwertsteuer separat analysieren können. So sehen Sie nicht nur das finanzielle Gesamtergebnis des Auftrags, sondern können auch nachvollziehen, woraus es sich genau zusammensetzt.
Gewinn exkl. MwSt. = Preis exkl. MwSt. – Kosten exkl. MwSt. – Mitarbeiter-Boni.
Gewinn inkl. MwSt. = Preis inkl. MwSt. – Kosten inkl. MwSt., wobei:
Preis inkl. MwSt. = Preis exkl. MwSt. + auf den Auftrag angewandte Steuern;Kosten inkl. MwSt. = Kosten exkl. MwSt. + MwSt. (auf das Produkt angewandte Steuern).
Tatsächlicher Gewinn = Zahlungen (vom Kunden tatsächlich gezahlte Beträge unter Berücksichtigung des Rabatts) – Kosten (für verwendete Ersatzteile, Arbeit) – Mitarbeiterprovisionen – Auf den Auftrag angewandte Steuern
Dieser Indikator berücksichtigt die rückgestellte Mehrwertsteuer als Reduzierung des Einstandspreises und zeigt das tatsächliche finanzielle Ergebnis des Auftrags.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Gewinn ohne Mehrwertsteuer die Effektivität des Auftrags ohne Berücksichtigung von Steuern, nur unter Berücksichtigung von Preis, Kosten und Boni, zeigt. Der Gewinn inklusive Mehrwertsteuer berücksichtigt Steuern im Preis und in den Kosten für die Finanzberichterstattung. Der tatsächliche Gewinn zeigt, wie viel Geld nach Abzug aller Ausgaben und Mehrwertsteuerrückerstattungen tatsächlich übrig bleibt.