Wenn Sie eine umfangreiche Produktliste eines Lieferanten haben, müssen Sie nicht jedes Produkt manuell zum Auftrag hinzufügen. Sie können die Produkte schnell als Liste hochladen, indem Sie sie über .xlsx-, .xls- oder .csv-Dateien importieren.

Das System überprüft Ihre Datei automatisch: Es findet bereits in Ihrer Datenbank vorhandene Produkte oder schlägt Ihnen direkt während des Imports vor, neue Produkte anzulegen.

Geben Sie dem System an, welche Spalten in Ihrer Datei welchem Feld entspricht. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Felder.

Produktname – Dies ist der Name des Produkts.

Code – Die Produktkennung. Sie können diese beispielsweise verwenden, um ein Produkt gemäß Ihren internen Regeln zu kennzeichnen.

SKU – Dies ist die Produktkennung. Sie wird in der Regel als numerischer oder alphabetischer Code angegeben und kann beispielsweise mit dem Produktcode des Herstellers oder Lieferanten übereinstimmen.

Barcode — eine Produktkennung, die gemäß den internationalen Formaten EAN-13, EAN-8, UPC-A und Code128 angegeben wird.

Produktkategorie — Unterkategorien werden durch das Symbol > getrennt.

Beispiel: Zubehör > Micro-SD.

Geben Sie die Kategorie „Alle Produkte“ nicht an – sie wird automatisch gesetzt. Wenn die angegebene Kategorie im Katalog nicht vorhanden ist, wird sie automatisch angelegt.

Sie können auch einen Standardwert für alle Produkte festlegen.

Maßeinheit – Sie müssen für jedes Produkt die Maßeinheit angeben. Sie können auch einen Standardwert für alle Produkte festlegen.

Wichtig: Derzeit können Sie im Importdokument nur Maßeinheiten in englischer Sprache angeben. Wir arbeiten aktiv daran, die Möglichkeit zum Importieren von Produkten mit Maßeinheiten in anderen Sprachen hinzuzufügen.

Produkttyp – ein Feld zur Angabe des Produkttyps. Wählen Sie die Spalten in der Importdatei aus, die den Wert für den Produkttyp jedes Artikels enthält. Sie können auch einen Standardwert auswählen, der auf alle Artikel angewendet wird.

Menge – die Menge des zu erteilenden Auftrags. Sie darf nicht geringer sein als die Menge des bereits gebuchten Produkts.

Einkaufspreis – die Kosten des Produkts. Der Standardwert ist 0. Der Standardwert wird auf Zeilen angewendet, in denen in der Datei kein Preis angegeben ist.

Kommentar – ein optionaler Kommentar zur Produktposition in der Bestellung.

Kommentartyp – legt die Sichtbarkeit des Kommentars fest: öffentlich oder privat.

Sie können einen einzigen Standardwert für den gesamten Import festlegen.

Sie müssen immer die Menge angeben.

Pflichtfelder für die Suche nach einem Produkt im Katalog – Produktname, Code, SKU, Barcode. Das System verwendet diese Felder, um zu prüfen, ob ein solches Produkt bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist.

Abgesehen von der Menge ist nur eines dieser drei Felder – Produktname, Produktcode oder Produkt-SKU – erforderlich, je nachdem, welchen dieser Werte Mein Unternehmen als eindeutige Produktkennung verwendet. Die übrigen Felder sind nur erforderlich, wenn Sie das Produkt genauer identifizieren möchten, beispielsweise wenn mehrere ähnliche Artikel im Katalog vorhanden sind.

Erforderliche Felder für die Erstellung eines neuen Produkts – Produktname, Kategorie, Maßeinheit, Produkttyp.

Diese Felder werden nur verwendet, wenn das Produkt anhand der vorherigen Felder nicht gefunden werden kann und das System eine neue Produktkarte im Katalog anlegt. Wenn das Produkt bereits in der Datenbank vorhanden ist, gelten diese Felder nicht dafür.

Nachdem Sie die Felder zugeordnet haben, klicken Sie auf Importieren. Das System verarbeitet jede Zeile der Datei und entscheidet, wie damit verfahren werden soll:

✅ Produkt gefunden

Der Artikel wird zur Bestellung hinzugefügt. Ist er bereits im Beleg vorhanden, wird die Zeile aktualisiert; es wird kein Duplikat erstellt.

🆕 Produkt nicht gefunden

Im Katalog wird automatisch eine neue Produktkarte angelegt und dem Beleg eine Position hinzugefügt. Sie müssen über die Berechtigung zum Anlegen von Produkten verfügen.

❌ Fehler

Die Zeile wird übersprungen und als Fehler markiert – falls erforderliche Daten fehlen oder ein Konflikt aufgetreten ist.

Der Import schützt Bestellungen zuverlässig vor versehentlichen Fehlern. Wenn Sie einige der Produkte bereits im Inventar aufgenommen haben, lässt das System nicht zu, dass Sie diese Positionen löschen oder deren Menge unter den bereits vorgenommenen Buchungen senken – Sie können die Menge lediglich erhöhen.

Zudem fügt der Import Produkte nur zur aktuellen Bestellung hinzu und ändert keine Produktkarten in Ihrem Katalog. Die Namen, Kategorien oder Typen bestehender Produkte bleiben unverändert, und es wird nichts versehentlich überschrieben.