Bestellung: Was ist das und warum brauchen Sie sie?

Die Funktion „Bestellung” hilft Ihnen dabei, die Einkäufe Ihres Unternehmens zu organisieren und zu kontrollieren. Sie reduziert das Risiko von Fehlern bei der Buchung von Produkten, macht den Lieferprozess transparent und ermöglicht Ihnen eine effektivere Planung Ihrer Inventar-Operationen.

Dies ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Produkten, regelmäßigen Lieferungen und hohen Anforderungen an die Buchhaltung (Einzelhandel, Vertrieb, Dienst, Fertigung).

Eine Bestellung ist die Vorstufe zur Buchung. Mit dieser Funktion können Sie:

geplante Lieferungen erfassen und deren Ausführung verfolgen;
die Bestandsauffüllung bis zur erforderlichen Bestandsmengen planen;
sehen, welche Produkte bereits bestellt wurden und von welchem Lieferanten;
die Übertragung von Daten zu Produkten und Chargen (Mengen, Verbrauchsdaten usw.) automatisch in den Buchungsbeleg;
die Historie von Bestellungen und der Kommunikation mit Lieferanten speichern.

Die Bestellung ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer großen Auswahl an Produkten, regelmäßigen Lieferungen und hohen Anforderungen an die Buchhaltung. Auch die Planung und Transparenz der Abrechnungen mit Lieferanten sind wichtige Faktoren. Dies gilt in erster Linie für den Einzel- und Großhandel, den Vertrieb, Dienstleistungsunternehmen, die Fertigung, das Bauwesen und die Logistik, wo es notwendig ist, Inventare zu planen und Lieferunterbrechungen zu vermeiden.

Diese Funktion ist auch in medizinischen und veterinärmedizinischen Zentren, Schönheitssalons und Labors nützlich, wo es wichtig ist, das Inventar zu kontrollieren und sicherzustellen, dass eine breite Palette von Produkten rechtzeitig verfügbar ist.

Beispiele für die Verwendung von Bestellungen

Ein Elektrofachgeschäft überwacht seinen Lagerbestand

Der Manager sieht, dass der Kabelbestand kritisch niedrig ist (150 m). Auf der Inventar-Seite klickt er auf „+ Bestellung” und das System ruft automatisch den letzten Lieferanten und die empfohlene Menge auf. Der Manager erstellt dann ein Dokument, exportiert es als PDF und sendet es an den Lieferanten.

Apotheke füllt Inventar automatisch auf

Am Ende jedes Tages identifiziert das System Medikamente mit kritisch niedrigen Inventar-Niveaus. Der Einkäufer prüft die Angebote, erstellt einen Auftrag zur Genehmigung und sendet ihn nach der Bestätigung an den Lieferanten.

Der Ingenieur passt die Auftragsabwicklung schnell an

Während der Reparatur sieht der Ingenieur, dass der Lieferant den Liefertermin um 3 Tage verschoben hat. Er verschiebt die Ausführung dieses Auftrags und übernimmt sofort eine andere Aufgabe, um den Arbeitsrhythmus aufrechtzuerhalten.

So erstellen Sie eine Bestellung

Bitte beachten Sie: Um eine Bestellung zu erstellen, muss die Berechtigung „Bestellungen erstellen” aktiviert sein.

1. Wählen Sie auf der Seite „Inventar > Bestellungen” den gewünschten Ort aus und klicken Sie auf „+ Bestellung”.

2. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

Datum und Uhrzeit der Dokumenterstellung – belassen Sie den aktuellen Wert oder wählen Sie das gewünschte Datum in der Vergangenheit aus.

Wählen Sie einen Lieferanten aus oder erstellen Sie einen neuen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.

Bitte beachten Sie: Um Lieferanten anzuzeigen und anzugeben, muss die Berechtigung „Lieferanten anzeigen” aktiviert sein.

Geben Sie das Lieferdatum für die Produkte in diesem Auftrag ein.

Geben Sie die Nummer und das Datum des Lieferscheins an.

Geben Sie das Lagerhaus an, an das die Lieferung erfolgen soll. Für den ausgewählten Ort werden nur Lagerhäuser mit aktivierter Buchungsberechtigung angezeigt.

Fügen Sie vorhandene Produkte hinzu oder erstellen Sie.

Geben Sie die Menge und den Preis für die hinzugefügten Produkte an. Standardmäßig ist der Preis 0. Um die Gesamtkosten der Bestellung an den Lieferanten im System anzuzeigen und eine Zahlung auf dieser Grundlage zu ermöglichen, geben Sie die aktuellen Daten für jeden Artikel ein.

Klicken Sie auf Erstellen.

Die Seriennummer des erstellten Dokuments wird auf der Grundlage der Dokumentnummernvorlage für diesen Ort generiert. Derzeit haben alle hier erstellten Dokumente den Status „Entwurf“ und befinden sich am Ort in der Bestellungstabelle. In Zukunft können Sie die Status von Lieferantenbestellungen auf die gleiche Weise wie die Status anderer Dokumente konfigurieren.

So bearbeiten Sie eine Bestellung

Um Daten in einem Bestelldokument ändern zu können, stellen Sie sicher, dass für Ihre Benutzerrolle das Recht „Bestellungen bearbeiten können“ aktiviert ist.

Um ein Dokument zu bearbeiten, öffnen Sie die gewünschte Bestellung, nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor und klicken Sie auf „Speichern”. Folgende Angaben können im Dokument geändert werden:

Status – kann sowohl direkt in der Bestellung als auch in der Lieferantenbestellungstabelle geändert werden, ohne ein bestimmtes Dokument zu öffnen;
Lieferant;
Nummer und Datum des Lieferscheins;
Liefertermin und Lagerhaus;
Produktliste (Menge und Preis);
Zahlungen hinzufügen.

Hinzufügen einer Zahlung zu einer Bestellung

Um eine Zahlung zu einer Bestellung hinzuzufügen, wählen Sie deren Art (Zahlung an Lieferanten oder Rückerstattung vom Lieferanten) und geben Sie die Details ein: Betrag, Zahlungsmethode und Kasse. Bei Bedarf können Sie Kommentare und Tags hinzufügen, den zuständigen Mitarbeiter oder den Cashflow-Artikel ändern, falls Sie diese verwenden.

Klicken Sie auf Erstellen – alle erstellten Zahlungen werden im Block „Zahlungen” angezeigt.

Erstellen einer Buchung auf Basis einer Bestellung

Wenn Sie den Status einer Bestellung auf „Gebucht” ändern, können Sie sofort eine Buchung erstellen.

Die folgenden Daten werden automatisch aus dem Bestellbeleg in die Buchung übertragen:

Lieferant;
Nummer und Datum des Lieferscheins;
Liste der Produkte (mit Menge und Preis);
Auslieferungslager.

Wenn in Ihrem Unternehmen Lagerplatzorte aktiviert sind, geben Sie unbedingt die Zellen für die Buchung an. Geben Sie für Produkte mit Verfallsdatum oder Seriennummer das Verfallsdatum und/oder die Seriennummern entsprechend an.

☝️ Wichtig: Wenn Sie der Bestellung eine Zahlung hinzugefügt haben und daraus einen Buchungsbeleg erstellen, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen „Von Konto bezahlen“ im Buchungsbeleg nicht aktiviert ist, um Doppelzahlungen zu vermeiden.

Füllen Sie die restlichen erforderlichen Felder im Buchungsbeleg aus und klicken Sie auf „Erstellen”.

Sie können den erstellten Buchungsbeleg öffnen, indem Sie auf seine Nummer im Lieferantenbestellungs-Feed klicken.

Zusätzliche Aktionen

Klicken Sie in der erstellten Bestellung auf Aktionen und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

1. Duplizieren. Damit können Sie alle Daten in eine neue Bestellung kopieren – Erstellungsdatum und -uhrzeit, Lieferant, Lieferdatum, Rechnung, Lager und die Liste der hinzugefügten Produkte.

Nehmen Sie gegebenenfalls Änderungen vor und speichern Sie die neue Bestellung.

2. Autfrag drucken.

Ereignis-Feed

Auf der rechten Seite des Bestellungsdialogfelds befindet sich ein Ereignis-Feed für dieses Dokument, der ähnlich wie der Ereignis-Feed für Aufträge, Kostenvoranschläge usw. funktioniert und die Aktionen der Mitarbeiter anzeigt.

Ereignisse können nicht aus dem Feed gelöscht werden, sodass Sie alles sehen können, was mit der Bestellung passiert ist.

Die folgenden Ereignisse werden hier aufgezeichnet:

Datum und Uhrzeit der Dokumenterstellung;
Änderung des Dokumentstatus;
Einstellungen oder Ändern eines Lieferanten;
Änderung der Produktmenge;
Erstellen einer Buchung aus diesem Bestellungsbeleg.

Wenn Sie mit der Maus über ein Ereignis fahren, werden Datum, Uhrzeit und Name des Mitarbeiters angezeigt, der diese Aktion durchgeführt hat.

Im Ereignis-Feed der Bestellung können Sie folgende Aktionen durchführen:

1. Eine Aufgabe erstellen, ein Foto oder eine Datei hinzufügen. Klicken Sie dazu unten auf das Symbol „+“ und wählen Sie die gewünschte Aktion aus:

Foto aufnehmen – ermöglicht es Ihnen, mit Ihrer Webcam ein Foto aufzunehmen
Datei anhängen – ermöglicht es Ihnen, ein Bild oder Dokument von Ihrem PC hinzuzufügen
Aufgabe erstellen – ermöglicht es Ihnen, eine Aufgabe zu erstellen, die mit dieser Bestellung verknüpft wird

Wichtig: Die Dateigröße kann bis zu 5 MB betragen, Format: JPG oder PNG.

2. Fügen Sie einen öffentlichen oder privaten Kommentar hinzu. Dazu beginnen Sie einfach unten im Ereignis-Feed mit der Eingabe.

Standardmäßig sind Kommentare öffentlich, aber bei Bedarf können Sie auf das Augensymbol klicken, um den Kommentar privat zu machen.

Öffentliche Kommentare sind für alle Mitarbeiter sichtbar, die Zugriff auf die Bestellung beim Lieferanten haben. Private Kommentare können nur von dem Mitarbeiter gesehen werden, der sie geschrieben hat, unabhängig von den Zugriffsrechten. Der Einfachheit halber sind private Kommentare gelb hervorgehoben.

💡 Durch Drücken der Eingabetaste wird der Kommentar gesendet, während durch Drücken von Umschalt + Eingabetaste zur nächsten Zeile gewechselt wird.

Um einen Kommentar zu löschen, klicken Sie auf das Papierkorbsymbol daneben. Der Kommentar verschwindet nicht, sondern wird durchgestrichen, sodass Sie den vollständigen Verlauf behalten und auch veraltete Einträge anzeigen können.

Oben befindet sich ein Schalter, mit dem Sie „Alle Ereignisse” oder nur „Kommentare” anzeigen können.

Bei Bedarf können Sie den Ereignis-Feed ausblenden und erweitern. Klicken Sie dazu auf die Ausblendungszeile.

So löschen Sie eine Bestellung

Um eine Bestellung löschen zu können, muss die Berechtigung „Bestellungen löschen” aktiviert sein.

Um eine Bestellung für einen Lieferanten zu löschen, öffnen Sie das gewünschte Dokument und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen” in der unteren rechten Ecke. Das Löschen mehrerer Dokumente auf einmal ist über Gruppenaktionen in der Bestellungstabelle möglich.