Bestellung: Was ist das und warum brauchen Sie sie?
Jeder Beschaffungsprozess beginnt nicht mit den Buchungen, sondern mit der Planung – in dieser Phase wird die Bestellung erstellt. Sie hilft dabei, Einkäufe zu organisieren und unter Kontrolle zu halten. Dies verringert das Fehlerrisiko bei den Buchungen, macht den Beschaffungsprozess transparent und vereinfacht die Planung des Inventars.
Eine Bestellung ist die Vorstufe zur Buchung. Mit dieser Funktion können Sie:
geplante Lieferungen erfassen und deren Ausführung verfolgen;
die Bestandsauffüllung bis zur erforderlichen Bestandsmengen planen;
sehen, welche Produkte bereits bestellt wurden und von welchem Lieferanten;
die Übertragung von Daten zu Produkten und Chargen (Mengen, Verbrauchsdaten usw.) automatisch in den Buchungsbeleg;
die Historie von Bestellungen und der Kommunikation mit Lieferanten speichern.
Die Bestellung ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer großen Auswahl an Produkten, regelmäßigen Lieferungen und hohen Anforderungen an die Buchhaltung. Auch die Planung und Transparenz der Abrechnungen mit Lieferanten sind wichtige Faktoren. Dies gilt in erster Linie für den Einzel- und Großhandel, den Vertrieb, Dienstleistungsunternehmen, die Fertigung, das Bauwesen und die Logistik, wo es notwendig ist, Inventare zu planen und Lieferunterbrechungen zu vermeiden.
Diese Funktion ist auch in medizinischen und veterinärmedizinischen Zentren, Schönheitssalons und Labors nützlich, wo es wichtig ist, das Inventar zu kontrollieren und sicherzustellen, dass eine breite Palette von Produkten rechtzeitig verfügbar ist.
Beispiele für die Verwendung von Bestellungen
Ein Elektrofachgeschäft überwacht seinen Lagerbestand
Der Manager sieht, dass der Kabelbestand kritisch niedrig ist (150 m). Auf der Inventar-Seite klickt er auf „+ Bestellung” und das System ruft automatisch den letzten Lieferanten und die empfohlene Menge auf. Der Manager erstellt dann ein Dokument, exportiert es als PDF und sendet es an den Lieferanten.
Apotheke füllt Inventar automatisch auf
Am Ende jedes Tages identifiziert das System Medikamente mit kritisch niedrigen Inventar-Niveaus. Der Einkäufer prüft die Angebote, erstellt einen Auftrag zur Genehmigung und sendet ihn nach der Bestätigung an den Lieferanten.
Der Ingenieur passt die Auftragsabwicklung schnell an
Während der Reparatur sieht der Ingenieur, dass der Lieferant den Liefertermin um 3 Tage verschoben hat. Er verschiebt die Ausführung dieses Auftrags und übernimmt sofort eine andere Aufgabe, um den Arbeitsrhythmus aufrechtzuerhalten.
Der Einkäufer überwacht Lieferungen und plant Wareneingänge
Der Einkäufer sieht in den Bestellungen nicht nur eine Liste der Produkte, sondern auch den aktuellen Status der Lieferung: was bereits im Inventar ist und was noch erwartet wird. Selbst bei Teillieferungen zeigt das System den Fortschritt für jeden Artikel an. Dies ermöglicht Ihnen:
den Lieferplan rechtzeitig mit dem Lieferanten abzustimmen;
Nachbestellungen von Produkten zu vermeiden, wenn diese bereits unterwegs sind.
Der Buchhalter überwacht Zahlungen und vermeidet Doppelbuchungen
Zahlungen sind möglicherweise bereits in den Bestellungen erfasst, sodass das System Doppelbuchungen bei den Buchungen verhindert. Dies ermöglicht es dem Buchhalter, für jede Charge schrittweise zu bezahlen und eine transparente Historie einzusehen: eine Bestellung – mehrere Lieferungen – mehrere Zahlungen, ohne Fehler oder unnötige Kosten.
So erstellen Sie eine Bestellung
Bitte beachten Sie: Um eine Bestellung zu erstellen, muss die Berechtigung „Bestellungen erstellen” aktiviert sein.
1. Wählen Sie auf der Seite „Inventar > Bestellungen” den gewünschten Ort aus und klicken Sie auf „+ Bestellung”.
2. Füllen Sie auf der Registerkarte Allgemein die erforderlichen Felder aus:
Datum und Uhrzeit der Dokumenterstellung – belassen Sie den aktuellen Wert oder wählen Sie das gewünschte Datum in der Vergangenheit aus.
Wählen Sie einen Lieferanten aus oder erstellen Sie einen neuen. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld.
Bitte beachten Sie: Um Lieferanten anzuzeigen und anzugeben, muss die Berechtigung „Lieferanten anzeigen” aktiviert sein.
Geben Sie die Nummer und das Datum des Lieferscheins an.
Geben Sie das Lieferdatum für die Produkte in diesem Auftrag ein.
Geben Sie das Lagerhaus an, an das die Lieferung erfolgen soll. Für den ausgewählten Ort werden nur Lagerhäuser mit aktivierter Buchungsberechtigung angezeigt.
3. Wechseln Sie zur Registerkarte „Produkte“:
Fügen Sie vorhandene Produkte hinzu oder erstellen Sie.
Geben Sie die Menge und den Preis für die hinzugefügten Produkte an. Standardmäßig ist der Preis 0. Um die Gesamtkosten der Bestellung an den Lieferanten im System anzuzeigen und eine Zahlung auf dieser Grundlage zu ermöglichen, geben Sie die aktuellen Daten für jeden Artikel ein.
Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar zum Produkt hinzu. Wählen Sie beim Hinzufügen den Kommentartyp — öffentlich oder privat. Ein privater Kommentar ist nur im System sichtbar und für die interne Nutzung bestimmt. Ein öffentlicher Kommentar wird beim Drucken des Lieferantenauftrags angezeigt.
4. Klicken Sie auf Erstellen, um den Auftrag zu speichern und zur Liste der Bestellungen zurückzukehren, oder auf Erstellen und öffnen, um sofort weiter daran zu arbeiten.
Die Seriennummer des erstellten Dokuments wird auf der Grundlage der Dokumentnummernvorlage für diesen Ort generiert. Derzeit haben alle hier erstellten Dokumente den Status „Entwurf“. In Zukunft können Sie die Status von Lieferantenbestellungen auf die gleiche Weise wie die Status anderer Dokumente konfigurieren.
Die Bestellsumme – also die Gesamtkosten der bestellten Produkte – wird unten rechts im Dokument angezeigt.
Die Produkttabelle auf der Registerkarte „Produkte“ enthält den Produktnamen, den Preis, die Gesamtsumme und die bestellte Menge sowie die bereits durchgeführten Buchungen.
Unterhalb der Tabelle wird Folgendes angezeigt:
Bestellte Menge
Gebuchte Menge
Gesamtbetrag der Bestellung (inklusive Steuern)
Wenn im Dokument unterschiedliche Maßeinheiten verwendet werden, werden diese in separaten Zeilen angezeigt, damit klar ersichtlich ist, wie viel von jedem Artikel gebucht wurde.
Alle Bestellungen werden in der Bestellungstabelle angezeigt.
Darüber hinaus können sie eingesehen werden:
im Produktprofil auf der Registerkarte „Bestellungen“ – hier werden alle Dokumente angezeigt, in denen dieses Produkt hinzugefügt wurde;
im Produktbearbeitungsdialogfeld in der Bestellung/dem Kostenvoranschlag – hier werden alle Bestellungen angezeigt, in denen dieses Produkt enthalten ist (mit Ausnahme derjenigen mit den Status „Geschlossen“ und „Erfolglos geschlossen“).
So können Sie leicht überprüfen, wie viele Einheiten des Produkts bestellt wurden und in welcher Phase sich die Lieferung befindet.
Weitere Möglichkeiten, eine Bestellung zu erstellen
Sie können auch eine neue Bestellung auf den Seiten „Kundenrückstände“ und „Produkte zum Nachbestellen“ und sogar direkt aus einem Auftrag heraus erstellen.
Bestellung, Bestellverwaltung, Supply-Chain-Automatisierung, Bestandsführung, Einkaufsplanung, Bestandsauffüllung, Lagerlogistik, Vermeidung von Lieferengpässen, Einkaufsoptimierung, Sendungsverfolgung, Lieferantenmanagement, Bestandsmanagement-Software, Wareneingang, Bestellvorlagen.