In der RO App können Sie eine einzige Rechnung für mehrere Aufträge erstellen. Nach der Auswahl der Aufträge werden alle darin enthaltenen Produkte und Dienste automatisch in die Rechnung übernommen, sodass Sie mehrere Aufträge in einem einzigen Beleg für eine einzige Zahlung zusammenfassen können.
1. Rufen Sie die Seite Rechnungen auf und klicken Sie auf „+ Rechnung“.
2. Wählen Sie bei Bedarf eine juristische Person aus. Wenn für das Unternehmen eine Standard-Rechtsperson eingerichtet ist, wird diese automatisch eingetragen.
⚠️ Sobald die Rechnung erstellt ist, können Sie die Rechtsperson nicht mehr ändern.
3. Geben Sie den Kunden an. Wenn der Zahler dieselbe Person ist, lassen Sie das Kontrollkästchen „Zahler ist derselbe wie der Kunde“ aktiviert. Wenn der Zahler eine andere Person ist, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen und wählen Sie einen separaten Zahler aus oder legen Sie einen neuen an.
4. Wählen Sie bei Bedarf die Zahlungsart aus und ändern Sie außerdem das Rechnungsdatum und das Zahlungsziel.
5. Wählen Sie bei Bedarf aus, wie Aufträge auf der Rechnung angezeigt werden sollen.
Detailliert — Jedes Produkt und jeder Dienst aus dem Auftrag wird als separate Position in die Rechnung aufgenommen. Die Nummer des Auftrags und der Status werden oberhalb der Positionsliste angezeigt.
Vereinfacht — Jeder ausgewählte Auftrag wird als einzelne Position mit einem Gesamtbetrag in die Rechnung aufgenommen. Die Nummern der Aufträge werden nur zu Identifikationszwecken angezeigt, ohne dass die Produkte und Dienste im Detail aufgeführt werden.
Einzelzeile – Alle ausgewählten Aufträge werden als eine einzige Zeile in die Rechnung aufgenommen. Bei mehreren Aufträgen werden deren Nummern als Kennzeichnungen angezeigt. Bei Bedarf können Sie einen beliebigen Namen für diese Zeile festlegen.
Bitte beachten Sie: Standardmäßig wird in der Rechnung die detaillierte Darstellung der Aufträge verwendet, sofern in den allgemeinen Einstellungen der Rechnung keine andere Option ausgewählt ist. Bei Bedarf können Sie das Anzeigeformat beim Erstellen der Rechnung ändern.
6. Wählen Sie im Feld „Aufträge“ alle Aufträge aus, die Sie in die Rechnung aufnehmen möchten. Das Feld unterstützt die Mehrfachauswahl, sodass Sie mehrere Aufträge gleichzeitig hinzufügen und einen einzigen Zahlungsempfänger für die Rechnung angeben können. Die Aufträge können von verschiedenen Kunden erteilt worden sein. Sobald Sie einen Auftrag ausgewählt haben, werden die Produkte und Dienste aus diesem Auftrag automatisch zur Rechnung hinzugefügt.
Welche Aufträge können zu einer einzigen Rechnung zusammengefasst werden?
Aufträge eines einzelnen Kunden. Wählen Sie alle erforderlichen Aufträge aus – die darin enthaltenen Produkte und Dienste werden in einem einzigen Beleg zusammengefasst, und der Kunde kann alles mit einer einzigen Zahlung begleichen.
Aufträge verschiedener Kunden mit einem gemeinsamen Zahler. Wenn Aufträge von verschiedenen Kunden erteilt wurden, aber einen gemeinsamen Zahler haben (beispielsweise wenn ein Unternehmen für Aufträge bezahlt, die von seinen Mitarbeitenden oder Niederlassungen erteilt wurden), können sie ebenfalls zusammengefasst werden. Die Rechnung wird an den gemeinsamen Zahler ausgestellt und enthält die Produkte und Dienste aus allen ausgewählten Aufträgen. Geben Sie im Feld „Kunde“ einen der Kunden oder den Zahler selbst an.
7. Wenden Sie bei Bedarf einen Rabatt an, fügen Sie einen Kommentar zur Rechnung hinzu und geben Sie den zuständigen Manager an.
8. Klicken Sie auf „Erstellen“.
Sobald die Rechnung erstellt wurde, ist sie auf der Registerkarte „Rechnungen und Zahlungen“ des entsprechenden Auftrags einsehbar.