Wir haben die Logik für die automatische Kontakterstellung in der RO App Telefonie aktualisiert. Kontakte können jetzt entweder nur für eingehende Anrufe oder für alle Anrufe erstellt werden – abhängig von den Automatisierungseinstellungen.
Neue Einstellung für Anrufautomatisierungen
Bisher konnten Kontakte unabhängig von der Anrufrichtung automatisch erstellt werden. Dadurch konnten nach ausgehenden Anrufen unnötige Kontakte in Ihrer Datenbank entstehen, und es war schwieriger, die benötigte Nummer schnell in der Kontaktliste zu finden.
In den Einstellungen der Anrufautomatisierungen ist neben der Option "Kontakte für Anrufe erstellen" ein neues Feld "Richtung" mit zwei Optionen hinzugekommen:
"Alle"
"Eingehend"
Bei neuen Automatisierungen ist standardmäßig "Eingehend" ausgewählt. Das hilft, unnötige Kontakte aus ausgehenden Anrufen zu vermeiden, wenn Ihr Team diese nicht benötigt.
Wenn Sie das bisherige Verhalten beibehalten möchten, können Sie "Alle" auswählen – dann werden Kontakte sowohl für eingehende als auch für ausgehende Anrufe erstellt.
Wenn Ihr Unternehmen bereits vor diesem Update eine aktive Anrufautomatisierung hatte, wurde für diese automatisch "Eingehend" eingestellt. Wenn Sie möchten, dass auch für ausgehende Anrufe Kontakte erstellt werden, öffnen Sie die Automatisierungseinstellungen und wählen Sie "Alle".
Bitte beachten Sie: Diese Einstellung wirkt sich nur auf die Kontakterstellung aus. Andere Automatisierungsaktionen, wie die Erstellung von Anfragen oder Aufgaben, funktionieren wie bisher.
Übersichtlichere Namen für automatisch erstellte Kontakte
Wir haben außerdem das Namensschema für automatisch erstellte Kontakte aktualisiert. Die Telefonnummer steht jetzt am Anfang des Kontaktnamens.
Zum Beispiel wird aus:
Automatischer Kontakt binotel +380 (66) 612 73 21
nun folgender Kontakt erstellt:
+380 (66) 612 73 21 Automatischer Kontakt binotel
Dadurch lassen sich Kontakte in der Liste einfacher überblicken und schneller anhand der Telefonnummer finden.
Das neue Format gilt nur für neu automatisch erstellte Kontakte. Bereits vorhandene Kontakte werden nicht umbenannt.
Automatische Zuweisung des Kontaktverantwortlichen
RO App weist automatisch erstellten Kontakten nun, sofern möglich, auch einen Verantwortlichen zu.
Der Verantwortliche wird abhängig von der Anrufrichtung bestimmt:
Wenn der ausgehende Anruf über die RO App Oberfläche getätigt wird, wird der Nutzer, der den Anruf initiiert hat, zum Verantwortlichen des Kontakts;
in allen anderen Fällen – wenn ein eingehender Anruf angenommen oder verpasst wurde, oder wenn ein ausgehender Anruf außerhalb der RO App Oberfläche getätigt wurde – wird der Verantwortliche unter den Mitarbeitern ausgewählt, die Zugriff auf die entsprechende Durchwahl haben.
Hat kein Mitarbeiter Zugriff auf die entsprechende Durchwahl, wird der Kontakt ohne Verantwortlichen erstellt.
Löst ein Anruf mehrere Automatisierungen aus, verwendet RO App denselben zuständigen Mitarbeiter für alle zugehörigen Aktionen: den Kontaktverantwortlichen, den Aufgabenverantwortlichen und den Verantwortlichen für die Anfrage.
Wofür das nützlich ist
Dieses Update hilft Ihnen, Ihre Kontaktdatenbank übersichtlicher zu halten, besonders wenn Ihr Team viele ausgehende Anrufe tätigt. Sie können unnötige automatisch erstellte Kontakte vermeiden, Kunden schneller anhand der Telefonnummer finden und sofort sehen, wer für die weitere Bearbeitung zuständig ist.
Das ist besonders nützlich für Servicezentren, Autowerkstätten, Vertriebsteams und alle Teams, die die Telefonie in RO App aktiv nutzen.
Weitere Informationen zur Anrufautomatisierung finden Sie im Artikel So richten Sie die Anrufautomatisierung ein.
Bei Fragen, Anregungen oder Kommentaren zu diesem Update wenden Sie sich bitte über den Support-Chat an uns.