Navigieren Sie zur Seite Einstellungen > Telefonie und schließen Sie die Einrichtung der VoIP-Telefonie ab.

Sie können Integrationen mit VoIP-Diensten wie UniTalk, Zadarma oder Twilio Voice verbinden.

Bitte beachten Sie, dass Sie vor der Konfiguration und Aktivierung der Integration bereits über ein Benutzerkonto für den VoIP-Dienst verfügen müssen, den Sie verwenden möchten.

Hinweis: Seien Sie vorsichtig, wenn Sie dasselbe VoIP in mehreren CRMs verwenden. Nicht jedes VoIP funktioniert mit mehr als einem System gleichzeitig.

Bei richtiger Konfiguration bietet die VoIP-Telefonie folgende Vorteile.

Verfolgen Sie alle eingehenden/ausgehenden Anrufe

Die „Anrufe”-Tabelle enthält den gesamten Verlauf der Kommunikation mit Kunden. Hier können Sie Datum, Uhrzeit, Art und Dauer des Anrufs, die Kontakte, das Telefon, Anrufaufzeichnungen anhören, diese herunterladen, Transkripte und kurze Zusammenfassungen erstellen. Dank Filter- und Sortierfunktionen lassen sich die gewünschten Anrufe anhand verschiedener Parameter leicht finden.

Dies ist im Wesentlichen Ihr Anrufmanagement-Center: Verlauf, Aufzeichnungen, Transkripte und Schnellsuche an einem Ort.

So optimieren Sie Ihre Kommunikation

Durch die Integration von RO App mit einem VoIP-Dienst können Sie ausgehende Anrufe tätigen, eingehende Anrufe entgegennehmen und verpasste Anrufe aufzeichnen.

Wie tätige ich einen ausgehenden Anruf an einen Kunden?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, einen Kunden aus der RO App anzurufen.

Option 1. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen oder die Telefonnummer des Kunden in der Tabelle „Aufträge“, „Anfragen“ oder „Anrufe“ und klicken Sie auf die Schaltfläche ‚Anrufen‘. Wenn Sie mehrere Telefone haben, wählen Sie das gewünschte aus.

Option 2. Klicken Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ eines Kundenprofils auf das Symbol neben der Telefonnummer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anrufen oder wählen Sie ein Mobilteil aus (wenn mehrere verfügbar sind).

Sobald dies geschehen ist, initiiert RO App einen Anruf über den verbundenen VoIP-Dienst.

Wie nehme ich einen eingehenden Anruf von einem Kunden entgegen?

Wenn Sie einen Anruf erhalten, wird in der unteren rechten Ecke eine Anrufkarte angezeigt.

Hinweis: Damit ein Mitarbeiter die Anrufkarte sehen kann, müssen Sie diesem Mitarbeiter in den Einstellungen für die VoIP-Integration Zugriff auf das Mobilteil gewähren.

Im Folgenden werden die Anruferkarte und ihre grundlegenden Funktionen in RO App kurz vorgestellt.

Ihr Kunde ruft an:

Telefonnummer, die den Anruf erhalten hat.
Kontaktkarte: Name, Position, Organisation, Vorgesetzter, Kontostand und alle im Formulareditor aktivierten Felder. Durch Klicken auf den Namen wird das vollständige Profil geöffnet.
Informationen zum zuletzt geöffneten Dokument:
- Anfragekarte mit den im Anfrageformular aktivierten Feldern;
- Auftragskarte mit den im Auftragsformular aktivierten Feldern;
- Buchung mit Status, Uhrzeit, Techniker und zu zahlendem Betrag.
Eine Schaltfläche zum Anzeigen aller Dokumente desselben Typs wie das zuletzt geöffnete Dokument (wenn es sich beispielsweise um einen Auftrag handelt, wird die Schaltfläche „Alle Aufträge“ angezeigt).
Die Schaltfläche „+ Erstellen“, mit der Sie schnell eine neue Anfrage, Buchung oder Bestellung hinzufügen können.

Anrufe, die mit bestehenden Kunden und Aufträgen verknüpft sind, werden ebenfalls im Kundenprofil unter der Registerkarte „Anrufe“ und im Ereignis-Feed des Auftrags gespeichert, wo sie angehört und heruntergeladen werden können.

Hinweis: Wenn derselbe Kunde mehrere Arbeitsaufträge mit unterschiedlichen Status hat, wird die Anrufaufzeichnung an den letzten nicht erfüllten Arbeitsauftrag angehängt. Wenn alle Arbeitsaufträge desselben Kunden geschlossen sind (Statusgruppen „Geschlossen“ oder ‚Abgebrochen‘), ist die Anrufaufzeichnung nur im Kundenprofil und auf der Seite „Anrufe“ verfügbar.

Anruf eines neuen Kunden:

Telefonnummer, die den Anruf erhalten hat.
Eingehende Telefonnummer.
die Schaltfläche „+ Erstellen“ (klicken Sie darauf, um einen Kontakt, eine Anfrage, eine Buchung oder einen Auftrag zu erstellen).

Bitte beachten Sie, dass Sie, damit ein Anruf von einem unbekannten Kontakt im Auftrag gespeichert wird, auf die Schaltfläche „Neue Bestellung“ klicken, eine Bestellung mit dem Kontakt erstellen und diese vor Beendigung des Anrufs speichern müssen. Sie können sich für + Kunde entscheiden, dann ist die Anrufaufzeichnung nur über das Kundenprofil und auf der Seite Anrufe verfügbar.

Wir empfehlen, ein einfaches Auftragsformular zu konfigurieren, um Aufträge schnell zu erstellen. Denken Sie daran: Sie können den Auftragstyp jederzeit ändern und weitere Informationen zum Gerät und zum Kunden eingeben.

So erstellen Sie automatisch Anfragen bei verpassten Anrufen

Die RO App erstellt automatisch eine Anfrage für jeden verpassten Anruf.

Gehen Sie zur Seite Einstellungen > Telefonie und aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Anfrage für einen verpassten eingehenden Anruf automatisch erstellen“.

Sie können hier sofort einen bestimmten Anfragetyp festlegen und verantwortungsbewusste Manager auswählen. Sie können auch Benachrichtigungen über verpasste Anrufe einrichten, damit Call-Manager Kunden zurückrufen können.

Jede Anfrage, die bei einem verpassten Anruf generiert wird, erfasst die folgenden Verkaufsdaten:

Name (ansonsten „Unbekannter Kunde“)
Telefonnummer
Das Feld „Kommentar“ mit dem Vermerk ‚Verpasst‘

Drücken Sie auf „+“ in der rechten Ecke des Feldes „Kundenname“, um einen neuen Kunden anzulegen.

So beschränken Sie den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf Anrufaufzeichnungen

Sie können den Zugriff auf Anrufaufzeichnungen in den Einstellungen für die Mitarbeiterrollen beschränken.

Die Option „Kann Anrufe sehen“ im Block „Aufträge“ ermöglicht den Zugriff auf Anrufaufzeichnungen im Ereignis-Feed des Auftrags.

Die Option „Kann Anrufe sehen“ im Block „Kunden“ ermöglicht den Zugriff auf Anrufaufzeichnungen im Kundenprofil auf der Registerkarte „Anrufe“.