Anrufe sind Kontaktpunkte, die nicht verloren gehen sollten. Die Telefonie in der RO App vereint Anrufe, Automatisierung und Analysen in einer einzigen Benutzeroberfläche. Sehen wir uns an, welche Telefoniefunktionen verfügbar sind und wie man sie in der Praxis nutzt.
Erste Schritte mit der Telefonie
Verbinden Sie zunächst den Telefonieanbieter auf der Seite Einstellungen > Telefonie und richten Sie den Zugriff für Mitarbeiter zum Anhören von Anrufaufzeichnungen ein.
Die RO App unterstützt Integrationen mit Diensten wie Zadarma und Twilio Voice. Vergewissern Sie sich vor der Verbindung, dass Sie bereits ein Konto bei dem ausgewählten Anbieter erstellt haben.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie einen Telefoniedienst für mehrere CRM-Systeme verwenden. Nicht alle Telefoniedienste können gleichzeitig in zwei oder mehr CRM-Systemen funktionieren.
Nach dem Verbinden der Integration müssen Sie auch die VoIP-Anwendung (Softphone) konfigurieren. Dies ist die Anwendung, mit der Mitarbeiter Anrufe tätigen und entgegennehmen.
Verbesserung der Kommunikation mit Kunden
Mit der Telefonie in der RO App können Sie ausgehende Anrufe tätigen sowie eingehende und verpasste Anrufe aufzeichnen.
Bei jedem eingehenden Anruf wird automatisch eine Karte für eingehende Anrufe geöffnet – sowohl für bestehende als auch für neue Kontakte. Darin werden wichtige Informationen angezeigt: Kundendaten, der letzte Auftrag oder die Anfrage und die Option, schnell ein neues Dokument zu erstellen.
Dies hilft dem Manager, den Kontext der Kommunikation sofort zu verstehen, und dem Kunden, sich bekannt und erinnert zu fühlen. Das Ergebnis ist ein höheres Maß an Vertrauen und Loyalität.
Aufgaben und Anfragen automatisch erstellen
Richten Sie die Automatisierung so ein, dass Aufgaben und Anfragen automatisch aus empfangenen und verpassten Anrufen erstellt werden. Wenn die Nummer nicht in der Datenbank enthalten ist, erstellt das System einen Kontakt und fügt ihn zu einer neuen Anfrage hinzu.
Volle Kontrolle über die Anrufhistorie
Alle Anrufe – empfangene, verpasste, eingehende und ausgehende, mit bestehenden Kontakten und unbekannten Kunden – werden in der Anruftabelle gespeichert. Es handelt sich im Grunde genommen um Ihr Anrufkontrollzentrum: Verlauf, Aufzeichnungen, Transkripte und Schnellsuche an einem Ort.
Hier haben Sie Zugriff auf:
Datum, Uhrzeit, Art und Dauer des Anrufs;
Informationen über die Kontakte und den zuständigen Mitarbeiter;
Anhören und Herunterladen von Aufzeichnungen;
Schnellsuche, Filterung und Sortierung.
KI-Anrufanalyse
Sie können Anrufaufzeichnungen manuell transkribieren oder eine automatische Transkription für Anrufe mit einer Dauer von bis zu 20 Minuten einrichten.
Zusätzlich zur textuellen Transkription verwendet das System KI, um Folgendes zu generieren:
eine Zusammenfassung des Gesprächs
eine allgemeine Stimmungsbewertung
eine Liste der wichtigsten Einblicke.
So können Sie sich schnell mit dem Wesentlichen des Gesprächs vertraut machen, ohne die gesamte Aufzeichnung anzuhören, und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit und die Qualität der Arbeit des Managers beurteilen.
Die Telefonie im System ist nicht mehr nur ein Anruf, sondern ein vollwertiges Tool für Kontrolle, Analyse und Verbesserung des Dienstes.