Auf der Seite „Einstellungen > Telefonie“ können Sie im Block „Automatisierung“ eine Automatisierung einrichten, mit der Sie alle Anrufe unter Kontrolle behalten: Das System generiert automatisch Aufgaben und Anfragen für jeden verpassten oder angenommenen Anruf, was Zeit spart und die Arbeit des Teams vereinfacht.
So erstellen Sie automatisch Aufgaben für jeden verpassten Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie Aufgaben für verpasste eingehende Anrufe.
2. Wählen Sie den Verantwortlichen für die Aufgabe aus.
Sie können einen, mehrere oder alle Mitarbeiter zuweisen.
Wenn der Kontakt mit dem verpassten Anruf einen Vorgesetzten hat, wird dieser automatisch zum Verantwortlichen für die Aufgabe.
Wenn der Kontakt nicht in der Datenbank enthalten ist oder keinen Vorgesetzten hat, wählt das System nacheinander Verantwortliche für die Aufgabe aus der Liste der ausgewählten Mitarbeiter aus, wobei berücksichtigt wird, wer Zugriff auf die interne Nummer hat, an die der Anruf getätigt wurde.
Wenn keiner der ausgewählten Mitarbeiter Zugriff hat, ist jeder Mitarbeiter aus der Liste verantwortlich.
3. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe fest. Klicken Sie auf das entsprechende Feld und wählen Sie aus, wie viele Tage, Stunden oder Minuten Sie zur aktuellen Erstellungszeit der Aufgabe hinzufügen möchten.
Beispiel: Sie legen den Wert auf 2 Stunden fest und verpassen einen Anruf am 19.06.2023 um 13:00 Uhr. Die Frist für diese Aufgabe wird auf den 19.06.2023 um 15:00 Uhr festgelegt.
4. Richten Sie die Verbindung der Aufgabe mit Aufträgen und Leads ein.
Erstellen Sie Aufgabe im Auftrag, wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Angenommen, ein solcher Kunde hat offene Aufträge (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Geschlossen/Abgelehnt“). In diesem Fall wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Auftrag verknüpft. Wenn mehrere Aufträge vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Erstelle Aufgabe in Anfrage, wenn Kunde eine offene Anfrage hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Wenn ein solcher Kunde offene Leads hat (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Gewonnen/Verloren“), wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Lead verknüpft. Wenn mehrere Leads vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Die Aufgabe wird ohne Verbindung erstellt, wenn Sie keinen Kunden, keine offenen Aufträge oder Leads finden können.
Klicken Sie unbedingt auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Fertig! Nach jedem verpassten Anruf wird in RO App automatisch eine Aufgabe „Verpasster Anruf“ erstellt. Das Fälligkeitsdatum und der Verantwortliche für diese Aufgabe entsprechen den Angaben in den Einstellungen. Der Autor einer solchen Aufgabe ist der Verantwortliche, den Sie als ersten in der Liste festgelegt haben.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden eingehenden Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfrage für einen angenommenen eingehenden Anruf automatisch erstellen.
2. Bei Bedarf können Sie einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen.
3. Wählen Sie den Anfragenmanager aus.
Sie können einen, mehrere oder alle Mitarbeiter zuweisen.
Wenn der Kontakt aus dem eingegangenen Anruf einen Vorgesetzten hat, wird dieser automatisch zum Anfragenmanager.
Wenn der Kontakt nicht in der Datenbank vorhanden ist oder keinen Manager hat, weist das System nacheinander Manager aus der Liste zu, wobei berücksichtigt wird, wer Zugriff auf die interne Nummer hat, an die der Anruf getätigt wurde.
Wenn keiner der ausgewählten Mitarbeiter Zugriff hat, wird ein beliebiger Mitarbeiter aus der Liste zum Manager der Anfrage.
4. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass automatisch eine Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des eingehenden Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden verpassten Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie Anfragen für beantwortete eingehende Anrufe.
2. Bei Bedarf können Sie einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen.
3. Wählen Sie den Anfragemanager aus.
Sie können einen, mehrere oder alle Mitarbeiter zuweisen.
Wenn der Kontakt aus dem verpassten Anruf einen Manager hat, wird dieser automatisch zum Manager der Anfrage.
Wenn der Kontakt nicht in der Datenbank vorhanden ist oder keinen Manager hat, weist das System nacheinander Manager aus der Liste zu, wobei berücksichtigt wird, wer Zugriff auf die interne Nummer hat, an die der Anruf getätigt wurde.
Wenn keiner der ausgewählten Mitarbeiter Zugriff hat, wird ein beliebiger Mitarbeiter aus der Liste zum Manager der Anfrage.
4. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des verpassten Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Wichtig: Wenn Sie einen Anruf von einem unbekannten Kunden erhalten, der nicht in der Datenbank ist, wird automatisch eine neue Anfrage erstellt. Wenn Sie keinen neuen oder bestehenden Kunden mit dieser Telefonnummer verknüpfen, erstellt das System für jeden weiteren Anruf eine neue Anfrage ohne Informationen zu früheren Gesprächen.
Um dies zu vermeiden, erstellen Sie zunächst einen Kunden oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kunden mit einer bestehenden Anfrage. Dann werden die nächsten Anrufe automatisch mit einem bestehenden Kontakt in der Datenbank verknüpft und das Widget zeigt den gesamten Verlauf der Interaktionen an.
Anfragen, die automatisch aus einem eingehenden oder verpassten Anruf erstellt wurden, werden wie folgt ausgefüllt:
Anfragetyp und Manager, die in den Einstellungen angegeben sind.
Name (wenn der Kunde bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist) und Telefonnummer des Kunden. Wenn der Kunde nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, wird anstelle des Namens „Unbekannter Kunde“ angezeigt.
Im Feld „Beschreibung“ wird für Anfragen, die aus einem verpassten Anruf erstellt wurden, „Verpasst“ angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass automatische Anfragen sowohl für bestehende als auch für unbekannte Kunden erstellt werden.