Auf der Seite „Einstellungen > Telefonie“ können Sie im Block „Automatisierung“ eine Automatisierung einrichten, mit der Sie alle Anrufe unter Kontrolle behalten: Das System generiert automatisch Aufgaben und Anfragen für jeden verpassten oder angenommenen Anruf, was Zeit spart und die Arbeit des Teams vereinfacht.
So erstellen Sie automatisch Aufgaben für jeden verpassten Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie Aufgaben für verpasste eingehende Anrufe.
2. Weisen Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter zu.
Wählen Sie bei Bedarf mehrere Mitarbeiter aus, indem Sie auf + Bearbeiter klicken. Wenn Sie mehrere Mitarbeiter angegeben haben, können Sie eine Aufgabentyp auswählen:
Eine Aufgabe für alle wird für alle angegebenen Mitarbeiter erstellt. Nachdem einer von ihnen die Aufgabe erledigt hat, verschwindet sie aus den Listen der anderen Mitarbeiter und bleibt demjenigen zugewiesen, der sie erledigt hat.
Eine Aufgabe für jeden Einzelnen wird für jeden der angegebenen Mitarbeiter erstellt.
3. Legen Sie ein Fälligkeitsdatum für die Aufgabe fest. Klicken Sie auf das entsprechende Feld und wählen Sie aus, wie viele Tage, Stunden oder Minuten Sie zur aktuellen Erstellungszeit der Aufgabe hinzufügen möchten.
Beispiel: Sie legen den Wert auf 2 Stunden fest und verpassen einen Anruf am 19.06.2023 um 13:00 Uhr. Die Frist für diese Aufgabe wird auf den 19.06.2023 um 15:00 Uhr festgelegt.
4. Richten Sie die Verbindung der Aufgabe mit Aufträgen und Leads ein.
Erstellen Sie Aufgabe im Auftrag, wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Angenommen, ein solcher Kunde hat offene Aufträge (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Geschlossen/Abgelehnt“). In diesem Fall wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Auftrag verknüpft. Wenn mehrere Aufträge vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Erstelle Aufgabe in Anfrage, wenn Kunde eine offene Anfrage hat – Kunden werden anhand ihrer Telefonnummern gesucht (wenn Sie mehrere Kunden mit derselben Telefonnummer haben, wird derjenige ausgewählt, der später als alle anderen erstellt wurde). Wenn ein solcher Kunde offene Leads hat (im Status einer beliebigen Gruppe außer „Gewonnen/Verloren“), wird die erstellte Aufgabe automatisch mit einem solchen Lead verknüpft. Wenn mehrere Leads vorhanden sind, wird derjenige ausgewählt, der später als die anderen erstellt wurde.
Die Aufgabe wird ohne Verbindung erstellt, wenn Sie keinen Kunden, keine offenen Aufträge oder Leads finden können.
Klicken Sie unbedingt auf Speichern, um die Einstellungen zu übernehmen.
Fertig! Nach jedem verpassten Anruf wird in RO App automatisch eine Aufgabe „Verpasster Anruf“ erstellt. Das Fälligkeitsdatum und der Verantwortliche für diese Aufgabe entsprechen den Angaben in den Einstellungen. Der Autor einer solchen Aufgabe ist der Verantwortliche, den Sie als ersten in der Liste festgelegt haben.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden eingehenden Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Anfrage für einen angenommenen eingehenden Anruf automatisch erstellen.
2. Sie können einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen und bei Bedarf sofort einen Manager zuweisen. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Mitarbeiter Anfragen rechtzeitig bearbeiten.
3. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass automatisch eine Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des eingehenden Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Automatisches Erstellen einer Anfrage für jeden verpassten Anruf
1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erstellen Sie Anfragen für beantwortete eingehende Anrufe.
2. Sie können einen bestimmten Typ für solche Anfragen auswählen und bei Bedarf sofort einen Manager zuweisen. Sie können auch Benachrichtigungen einrichten, damit Mitarbeiter Anfragen rechtzeitig bearbeiten.
3. Richten Sie Regeln für das Erstellen von Anfragen ein.
Erstellen Sie eine Anfrage, auch wenn ein Kunde einen offenen Auftrag hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde einen offenen Auftrag hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Aufträge hat. Der Kunde wird anhand seiner Telefonnummer gesucht.
Erstellen Sie eine Anfrage auch dann, wenn ein Kunde eine offene Anfrage hat. Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie möchten, dass eine automatische Anfrage erstellt wird, auch wenn der Kunde eine offene Anfrage hat. Andernfalls wird die Anfrage nicht erstellt, solange der Kunde offene Anfragen hat. Die Kundensuche erfolgt anhand der Telefonnummer.
Bitte beachten Sie, dass, wenn Sie beide Einstellungen aktiviert haben und der Kunde zum Zeitpunkt des verpassten Anrufs einen offenen Auftrag und eine offene Anfrage hat, eine automatische Anfrage erstellt wird.
Wichtig: Wenn Sie einen Anruf von einem unbekannten Kunden erhalten, der nicht in der Datenbank ist, wird automatisch eine neue Anfrage erstellt. Wenn Sie keinen neuen oder bestehenden Kunden mit dieser Telefonnummer verknüpfen, erstellt das System für jeden weiteren Anruf eine neue Anfrage ohne Informationen zu früheren Gesprächen.
Um dies zu vermeiden, erstellen Sie zunächst einen Kunden oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kunden mit einer bestehenden Anfrage. Dann werden die nächsten Anrufe automatisch mit einem bestehenden Kontakt in der Datenbank verknüpft und das Widget zeigt den gesamten Verlauf der Interaktionen an.
Anfragen, die automatisch aus einem eingehenden oder verpassten Anruf erstellt wurden, werden wie folgt ausgefüllt:
Anfragetyp und Manager, die in den Einstellungen angegeben sind.
Name (wenn der Kunde bereits in Ihrer Datenbank vorhanden ist) und Telefonnummer des Kunden. Wenn der Kunde nicht in Ihrer Datenbank vorhanden ist, wird anstelle des Namens „Unbekannter Kunde“ angezeigt.
Im Feld „Beschreibung“ wird für Anfragen, die aus einem verpassten Anruf erstellt wurden, „Verpasst“ angezeigt.
Bitte beachten Sie, dass automatische Anfragen sowohl für bestehende als auch für unbekannte Kunden erstellt werden.