Die elektronische Rechnungsstellung in Österreich unterliegt den lokalen steuerrechtlichen Vorschriften und ermöglicht es Unternehmen, Rechnungsdaten unter Einhaltung der nationalen Gesetzgebung elektronisch auszutauschen. Eine korrekte Konfiguration stellt sicher, dass Rechnungen im vorgeschriebenen Format erstellt und gemäß den geltenden Vorschriften verarbeitet werden.
In der RO App können Sie die elektronische Rechnungsstellung für Österreich konfigurieren, um konforme Rechnungen zu erstellen und Ihren Rechnungsstellungsprozess in den erforderlichen Workflow für den elektronischen Dokumentenaustausch zu integrieren. In dieser Anleitung wird erläutert, wie Sie die erforderlichen Einstellungen einrichten und Ihr Konto für die Arbeit mit elektronischen Rechnungen in Österreich vorbereiten.
Einrichtung der E-Invoicing-Integration
Schritt 1. Informationen zu den juristischen Personen überprüfen
Stellen Sie vor der Einrichtung der Integration sicher, dass Ihre juristischen Personen alle erforderlichen Informationen enthalten. Das Feld „TIN/USt-IdNr.“ kann je nach den Vorschriften des jeweiligen Landes unterschiedlich bezeichnet sein und ist nun Pflichtfeld; stellen Sie daher sicher, dass es zusammen mit den anderen Daten ausgefüllt ist.
Schritt 2. Integration konfigurieren
1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen > E-Invoicing und klicken Sie auf Konfigurieren.
2. Klicken Sie auf „Integration aktiviert“.
3. Wählen Sie „Live“ oder „Testmodus“.
Im Testmodus werden E-Rechnungen zwar erstellt, jedoch nicht an die Finanzbehörden und Ihre Geschäftspartner gesendet, da dieser Modus hauptsächlich zu Testzwecken dient. Im Live-Modus sind alle Integrationsfunktionen aktiviert, und die Rechnungen werden gemäß den Einstellungen an Ihre Finanzbehörden übermittelt.
4. Wählen Sie die Rechtsträger aus, die für diese Rechnungen angegeben werden sollen. Sie können Alle oder nur bestimmte Rechtsträger auswählen.
Bitte beachten Sie, dass alle oben ausgewählten juristischen Personen:
unter Einstellungen > Allgemein korrekt ausgefüllt sein müssen;
unter Einstellungen > Standorte mit bestimmten Standorten verknüpft sein müssen.
Falls Informationen zu einer juristischen Person aktualisiert wurden, klicken Sie hier in den Integrations-Einstellungen auf die Schaltfläche „Synchronisieren“, um diese für die folgenden Rechnungen zu aktualisieren.
5. Wählen Sie den Status aus, in dem die E-Rechnung erstellt werden soll.
6. Wählen Sie die Zustellart aus: PEPPOL (standardisiertes paneuropäisches Online-System für das öffentliche Beschaffungswesen) oder E-Mail.
Bei Verwendung der Übermittlungsart PEPPOL muss die NIF angegeben werden; bei Verwendung der Übermittlungsart E-Mail muss die E-Mail-Adresse angegeben werden.
7. Als Nächstes müssen Sie die Steuern zuordnen. Wählen Sie in der linken Spalte die Steuercodes für die Steuern aus, die Sie in der RO App verwenden, und wählen Sie in der rechten Spalte die offizielle Bezeichnung des Steuersatzes aus.
Steuern können in der RO App auf der Seite „Einstellungen > Finanzen > Steuern“ festgelegt werden.
8. Der letzte Schritt – Zuordnung der Zahlungsmethoden. Ordnen Sie die Zahlungsmethoden der RO App den standardmäßigen europäischen Zahlungsmethoden für die elektronische Rechnungsstellung zu.
9. Speichern Sie die Einstellungen.
Fertig! Jetzt werden Ihre Rechnungen automatisch im ausgewählten Format an Ihre Finanzbehörden übermittelt.
Rechnung
Sobald die Integration aktiviert ist, wird bei jeder Rechnung neben der Rechnungsnummer das E-Rechnungs-Symbol angezeigt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein kleines Fenster mit folgenden Angaben:
Rechnungsstatus – zeigt an, ob die Rechnung erfolgreich versendet, akzeptiert oder abgelehnt wurde.
Übermittlungsart – gibt an, wie die Rechnung übermittelt wird (z. B. über PEPPOL).
Hinweis: Um eine E-Rechnung über Peppol zu erhalten, muss der Zahler über eine aktive Verbindung zu Peppol mit aktivierter Empfangsfunktion verfügen (überprüfen Sie hier Ihren Geschäftspartner).
Empfehlungen zum Ausfüllen der Kundendaten für eine korrekte Zustellung von E-Rechnungen
über Peppol
Um eine korrekte und fehlerfreie Übermittlung elektronischer Rechnungen über das Peppol-Netzwerk zu gewährleisten, beachten Sie bitte Folgendes:
1. Geben Sie beide Identifikationsnummern an
TIN (Steueridentifikationsnummer)
BRN (Nummer des Unternehmens)
2. Überprüfen Sie das Format der Steuernummer
Überprüfen Sie, wie die Steuernummer des Kunden im System gespeichert ist:
als EU-Umsatzsteuer-Identifikationsnummer mit dem Länderkürzel EL (z. B. EL123456789);
oder als 9-stellige griechische Steuernummer (AFM) ohne Ländervorwahl (z. B. 123456789).
Stellen Sie sicher, dass das Format den Anforderungen Ihrer E-Rechnungskonfiguration und dem ausgewählten Identifikationstyp entspricht. Ein falsches Format kann zu Fehlern beim Versand von E-Rechnungen führen.
Wenn E-Mail als Versandmethode für Rechnungen ausgewählt ist, ist die Angabe der NIF nicht erforderlich. In diesem Fall wird die Rechnung erstellt und direkt an die E-Mail-Adresse des Kunden gesendet, ohne dass zusätzliche Anforderungen hinsichtlich der Steueridentifikation des Empfängers bestehen.
Steueridentifikationsnummer des Zahlers – die Steueridentifikationsnummer des Zahlers.
Steuerberichts-ID – wird angezeigt, wenn die Rechnung in einem Steuerberichtsystem registriert ist; sie ist für Steuerprüfungen relevant oder wenn von den Behörden eine eindeutige Steuerbeleg-ID vergeben wird.
Die E-Rechnung kann folgende Status aufweisen:
Neu – Ausgangsstatus einer ausgestellten Rechnung.
Gesendet – Die Rechnung wurde erfolgreich versendet.
Akzeptiert – Nachdem die Rechnung als akzeptiert markiert wurde.
Registriert – Wenn eine Registrierungsbenachrichtigung eingegangen ist oder die Rechnung manuell als registriert markiert wurde.
Abgelehnt – Wenn eine Ablehnungsbenachrichtigung eingegangen ist oder die Rechnung manuell als abgelehnt markiert wurde.
Geschlossen – Dies ist der Endstatus.
Manuelle Synchronisierung
Sie können eine Rechnung vor der automatischen Synchronisierung manuell synchronisieren, indem Sie die Rechnung öffnen und Aktionen > E-Rechnung senden auswählen.
Nachdem die Rechnung synchronisiert wurde, kann sie nicht mehr bearbeitet werden.
Rechnung exportieren
Um eine Rechnung zu exportieren, klicken Sie auf Aktionen und wählen Sie das gewünschte Format aus. Die gängigsten Optionen sind PDF und PEPPOL BIS 3.0, aber auch andere mit der Genehmigung der lokalen Steuerbehörden zugelassene Formate.