E-Rechnung ist der Austausch von Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das von Buchhaltungssystemen automatisch verarbeitet werden kann. Es basiert auf EU-weiten Standards, die darauf abzielen, die Rechnungsstellung schneller, transparenter und grenzüberschreitend einheitlich zu gestalten.
Bei RO App wissen wir, wie anspruchsvoll es sein kann, mit sich ständig ändernden Anforderungen Schritt zu halten. Deshalb führen wir eine E-Invoicing-Integration ein, mit der Sie konforme Rechnungen erstellen, diese automatisch registrieren und an Ihre Geschäftspartner über das PEPPOL-Netzwerk übermitteln können.
Diese Integration ist ab dem Business-Abonnement verfügbar.
Einrichtung der E-Invoicing-Integration
Schritt 1. Angaben zu juristischen Personen prüfen
Bevor Sie die Integration einrichten, stellen Sie sicher, dass alle juristischen Personen vollständig und korrekt angelegt sind. Das Feld Steuer-ID / USt-IdNr. kann je nach Land unterschiedlich benannt sein und ist nun verpflichtend. Bitte überprüfen Sie, dass dieses sowie alle weiteren erforderlichen Felder ausgefüllt sind.
Schritt 2. Integration konfigurieren
1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Integrationen > E-Invoicing und klicken Sie auf Konfigurieren.
2. Aktivieren Sie die Option Integration aktiviert.
3. Wählen Sie den Modus Live oder Testing.
Im Testing-Modus werden elektronische Rechnungen erstellt, jedoch nicht an Steuerbehörden oder Geschäftspartner gesendet. Dieser Modus dient ausschließlich zu Testzwecken.
Im Live-Modus stehen alle Funktionen zur Verfügung und Rechnungen werden gemäß den gewählten Einstellungen an die zuständigen Stellen übermittelt.
4. Wählen Sie die juristischen Personen, die für diese Rechnungen verwendet werden sollen. Sie können Alle oder nur bestimmte auswählen.
Bitte beachten Sie, dass alle ausgewählten juristischen Personen:
korrekt unter Einstellungen > Allgemein gepflegt sein müssen;
bestimmten Standorten unter Einstellungen > Standorte zugeordnet sein müssen.
5. Wenn Informationen zu einer juristischen Person geändert wurden, klicken Sie in den Integrationseinstellungen auf Synchronisieren, um die Daten für zukünftige Rechnungen zu aktualisieren.
Wählen Sie den Status, in dem die E-Rechnung erstellt werden soll.
6. Wählen Sie die Übertragungsmethode: PEPPOL (standardisiertes Pan-European Public Procurement Online) oder E-Mail.
7. Als Nächstes erfolgt das Steuer-Mapping. Wählen Sie in der linken Spalte die in RO App verwendeten Steuercodes und in der rechten Spalte die offiziellen Steuersatzbezeichnungen des jeweiligen Landes.
Die Steuereinstellungen finden Sie unter Einstellungen > Finanzen > Steuern.
8. Der letzte Schritt ist das Mapping der Zahlungsmethoden. Ordnen Sie die Zahlungsmethoden aus RO App den standardisierten europäischen E-Invoicing-Zahlungsmethoden zu.
9. Speichern Sie die Einstellungen.
Fertig! Ihre Rechnungen werden nun automatisch im gewählten Format übertragen.
Rechnung
Nach Aktivierung der Integration wird neben jeder Rechnungsnummer ein E-Invoicing-Symbol angezeigt. Beim Klick darauf öffnet sich ein kleines Fenster mit folgenden Informationen:
Rechnungsstatus – zeigt an, ob die Rechnung erfolgreich gesendet, akzeptiert oder abgelehnt wurde.
Übertragungsmethode – gibt an, wie die Rechnung versendet wurde (z. B. über PEPPOL).
Hinweis: Um eine E-Rechnung über Peppol zu erhalten, muss der Zahler über eine aktive Verbindung zu Peppol mit aktiviertem Empfang verfügen (überprüfen Sie Ihre Gegenpartei hier).
Steuer-ID des Zahlungspflichtigen – die steuerliche Identifikationsnummer des Zahlers.
Steuerbericht-ID – wird angezeigt, wenn die Rechnung in einem Steuersystem registriert wurde; relevant für Prüfungen oder eindeutige Dokumentenkennungen.
Eine E-Rechnung kann folgende Status haben:
Neu — Anfangsstatus einer ausgestellten Rechnung.
Gesendet — die Rechnung wurde erfolgreich versendet.
Akzeptiert — die Rechnung wurde als akzeptiert markiert.
Registriert — eine Registrierungsbestätigung wurde empfangen oder manuell gesetzt.
Abgelehnt — eine Ablehnungsbenachrichtigung wurde empfangen oder manuell gesetzt.
Geschlossen — endgültiger Status.
Manuelle Synchronisierung
Sie können eine Rechnung vor der automatischen Synchronisierung manuell übertragen, indem Sie die Rechnung öffnen und Aktionen > E-Rechnung senden auswählen.
Nach der Synchronisierung kann die Rechnung nicht mehr bearbeitet werden.
Rechnungen exportieren
Um eine Rechnung zu exportieren, klicken Sie auf Aktionen und wählen das gewünschte Format aus. Die gängigsten Formate sind PDF und PEPPOL BIS 3.0, es können jedoch auch weitere, landesspezifische Formate verfügbar sein.