Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungsplattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen, Ausgaben und Finanzberichten unterstützt. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, die RO-App mithilfe der neuen 2-Wege-Integration ganz einfach mit Xero zu verbinden. Nach der Einrichtung werden Ihre Rechnungen und Zahlungen ohne zusätzlichen Aufwand im Hintergrund synchronisiert.

Wenn Sie bereits die alte Xero-Integration aktiviert haben, deaktivieren Sie diese, bevor Sie die neue einrichten.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen, suchen Sie Xero (2-way) im Abschnitt Rechnung und klicken Sie auf Konfigurieren.

2. Klicken Sie auf Mit Xero (2-way) verbinden.

3. Melden Sie sich im Popup-Fenster bei Ihrem Xero-Konto an und erteilen Sie alle erforderlichen Berechtigungen.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Integration aktivieren.

Sie können jeweils nur eine Verbindung zu einem Konto in Xero herstellen. Dieses Konto wird für alle Vorgänge in diesem Unternehmen verwendet, sodass sich nicht jeder Mitarbeiter in sein eigenes Konto einloggen muss.

Um dasselbe Konto erneut zu verbinden oder ein anderes Xero-Konto zu verbinden, klicken Sie auf Erneut mit Xero verbinden.

Nachdem das Konto verbunden ist, konfigurieren wir, wie die Integration in der RO App funktionieren soll.

1. Wählen Sie den Status, der den automatischen Versand von Rechnungen an Ihr Xero-Konto auslöst. Dies funktioniert für alle Orte.

❗ Wenn der Status nicht in den Einstellungen angegeben ist, wird die Rechnung nur versendet, wenn Sie im Menü „Aktionen“ der Rechnung auf „Mit Xero synchronisieren“ klicken.

2. Wählen Sie das Konto aus, auf das die in Xero erstellten Zahlungen eingezahlt werden sollen. Es werden nur Zahlungen aus bereits synchronisierten Rechnungen gutgeschrieben.

3. Geben Sie den Xero-Kontocode (bis zu 10 Zeichen) an, unter dem Zahlungen, die in der RO-App in synchronisierten Rechnungen getätigt wurden, hinzugefügt werden sollen. Alle Konten können auf der Seite „Accounting > Chart of accounts“ gefunden und eingerichtet werden.

Wählen Sie in der Spalte „Steuercode in der RO-App“ die passende Steuer aus dem RO-App-System aus. Sie können Steuern hinzufügen und anpassen auf der Seite „Einstellungen > Finanzen“.

Geben Sie in der Spalte „Steuercode in Xero (2-way)” den Steuernamen (Tax Rate Display Name) aus dem Xero-System ein. Den Steuernamen finden Sie in Ihrem persönlichen Profil auf der Seite „Tax > Tax settings > Manual tax rates”.

Sie können Steuern auf der Seite „Tax > Tax settings > Manual tax rates“ in Ihrem Xero-Konto einrichten. Um benutzerdefinierte Steuern hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „+ New Tax Rate“, geben Sie die Informationen ein und klicken Sie auf „Save“.

Bitte stellen Sie sicher, dass Sie jede Steuer als separate Ein-Komponenten-Steuer hinzufügen, damit die Eins-zu-Eins-Steuerzuordnung korrekt funktioniert.

Wenn Sie mehr als eine Steuer verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Steuer hinzufügen“ und passen Sie die Zuordnung an.

☝ Wichtig: Damit die Integration korrekt funktioniert, benötigen Sie einen Standardkontenplan „Verkäufe“ mit dem Code 200. Dieser Account wird automatisch allen Produkten und Dienstleistungen in Rechnungen zugewiesen.

Konfigurieren Sie die Statuszuordnung zwischen Rechnungsaktualisierungen in Xero und Status in der RO-App.

Hier sind die verfügbaren Ereignisse:

Weisen Sie jedem Status den entsprechenden Rechnungsstatus in der RO-App zu. Wenn sich danach der Status einer synchronisierten Rechnung in Xero ändert, ändert sich auch die entsprechende Rechnung in der RO-App automatisch zu dem Status, den Sie hier festgelegt haben.

Wenn beispielsweise eine Xero-Rechnung storniert wird, ändert sich der Status dieser Rechnung in der RO-App zu „Canceled”.

☝️ Stellen Sie sicher, dass die Status-Übertragung-Regeln korrekt konfiguriert sind, damit sie ohne Einschränkungen zwischen den einzelnen Status wechseln können. Andernfalls funktioniert die Zuordnung nicht ordnungsgemäß.

Speichern Sie die Einstellungen.

Fertig! Jetzt ist Ihre Xero-Integration konfiguriert.

Als Nächstes erfahren wir, wie sie funktioniert und welche Informationen übertragen werden.

🔎 So funktioniert die bidirektionale Xero-Integration