QuickBooks Online ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Finanzen zu verwalten, Ausgaben zu verfolgen, Rechnungen zu versenden und Berichte in Echtzeit zu erstellen.

Durch die Integration Ihres QuickBooks-Kontos in die RO App bleiben Ihre Finanzdaten ohne manuelle Eingaben stets korrekt und aktuell. Nach der Verbindung werden Rechnungen und Zahlungen automatisch zwischen den beiden Systemen synchronisiert, was Zeit spart und Fehler reduziert. Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr QuickBooks-Konto zu verbinden und die Integration in der RO App zu konfigurieren.

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Integrationen, suchen Sie QuickBooks Online (2-way) im Abschnitt Rechnung und klicken Sie auf Konfigurieren.

2. Klicken Sie auf Mit QuickBooks Online (2-way) verbinden.

3. Melden Sie sich im Popup-Fenster bei Ihrem QuickBooks-Konto an und erteilen Sie alle erforderlichen Berechtigungen.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Integration aktivieren.

Sie können jeweils nur eine Verbindung zu einem Konto in Quickbooks herstellen. Dieses Konto wird für alle Vorgänge in diesem Unternehmen verwendet, sodass sich nicht jeder Mitarbeiter in sein eigenes Konto einloggen muss.

Um dasselbe Konto erneut zu verbinden oder ein anderes QuickBooks-Konto zu verbinden, klicken Sie auf „Erneut mit QuickBooks Online (2-way) verbinden”.

Nachdem das Konto verbunden ist, konfigurieren wir, wie die Integration in der RO App funktionieren soll.

1. Wählen Sie die Status aus, die den automatischen Versand von Rechnungen an Ihr QuickBooks-Konto auslösen. Dies funktioniert für alle Orte.

❗ Wenn der Status nicht in den Einstellungen angegeben ist, wird die Rechnung nur versendet, wenn Sie im Menü „Aktionen“ der Rechnung auf „Mit Quickbooks synchronisieren“ klicken.

2. Wählen Sie das Konto aus, auf das die in QuickBooks erstellten Zahlungen eingezahlt werden sollen. Es werden nur Zahlungen aus bereits synchronisierten Rechnungen gutgeschrieben.

Wählen Sie in der Spalte „Steuercode in der RO-App“ die entsprechende Steuer aus dem RO-App-System aus. Sie können Steuern hinzufügen und anpassen auf der Seite Einstellungen > Finanzen.

Geben Sie in der Spalte „Steuercode (oder Steuername) in QuickBooks Online (2-way)“ den Steuercode (Namen) aus dem Quickbooks-System ein. Den Steuercode (Namen) finden Sie in Ihrem persönlichen Profil auf der Seite „Steuern“.

Wenn Sie mehr als eine Steuer verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche „+ Steuer hinzufügen“ und passen Sie die Zuordnung an.

Sie können Steuern auf der Seite “Sales tax > Sales tax Einstellungen“ in Ihrem QuickBooks-Konto einrichten. Um benutzerdefinierte Steuern hinzuzufügen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche „Add agency“ und dann auf „Add custom rate“.

Konfigurieren Sie die Zuordnung von Ereignissen zwischen Rechnungsaktualisierungen in QuickBooks und Status in der RO App.

Es stehen drei Ereignisse zur Verfügung:

Weisen Sie jedem Ereignis den entsprechenden Rechnungsstatus in der RO App zu. Wenn danach ein bestimmtes Ereignis in einer synchronisierten Rechnung in QuickBooks auftritt, ändert sich die entsprechende Rechnung in der RO App automatisch zu dem Status, den Sie hier festgelegt haben.

Wenn beispielsweise die Informationen auf der QuickBooks-Rechnung aktualisiert werden, ändert sich der Status dieser Rechnung in der RO-App in „In Bearbeitung (bearbeitet)“.

☝️ Stellen Sie sicher, dass die Statusübertragung-Regeln korrekt konfiguriert sind, d. h. richten Sie die Status so ein, dass sie ohne Einschränkungen zwischen einander wechseln können, da die Zuordnung sonst nicht ordnungsgemäß funktioniert.

Speichern Sie die Einstellungen. Fertig! Jetzt ist Ihre QuickBooks-Integration konfiguriert.

Als Nächstes erfahren wir, wie sie funktioniert und welche Informationen übertragen werden.

🔎 So funktioniert die bidirektionale QuickBooks-Integration