Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre RO App und Ihr Xero-Konto miteinander verbunden sind. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Übertragung von Informationen in beide Richtungen erfolgt und auf dem neuesten Stand gehalten wird.
☝️ In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits über ein aktives Xero-Konto verfügen.
So erfolgt die Übertragung von Rechnungen
Rechnungen und Zahlungen aus der RO App können automatisch und manuell an Xero gesendet werden.
Wenn Sie in der RO App eine Rechnung erstellen und deren Status auf einen in den Integrationseinstellungen konfigurierten Status setzen, wird sie automatisch an Ihr Xero-Konto gesendet. Sie können die Rechnung auch manuell in jedem Status übertragen, wenn sie noch nicht synchronisiert wurde. Klicken Sie dazu auf Aktionen > Rechnung synchronisieren. Dies ist eine einmalige Aktion.
Klicken Sie auf das Xero-Symbol, um:
die Rechnung in Xero durch Klicken auf die Transaktions-ID zu öffnen;
das Erstellungsdatum zu überprüfen;
das Datum der letzten Aktualisierung zu überprüfen;
die Rechnung zu aktualisieren.
Sie können alle synchronisierten Rechnungen auf der Seite „Sales > Invoices“ in Xero einsehen.
Die folgenden Informationen werden von der RO-App zu den Xero-Rechnungen übertragen:
Kunde: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
Rechnungsdatum:
Fälligkeitsdatum der Rechnung;
Produkte und Dienstleistungen: Name des Produkts oder der Dienstleistung, Menge, Preis, Betrag, Steuer (sofern in den Integrationseinstellungen korrekt zugeordnet).
Wenn der Kontakt des Zahlers vom Kontakt des Kunden abweicht, werden nur die Informationen zum Zahler in die Xero-Rechnung übertragen.
Bitte beachten Sie: Die Basiswährung in Ihrem Xero-Konto wird automatisch auf die Währung des ausgewählten Landes eingestellt. Sie können sie für jede Rechnung einzeln in Xero ändern, solange sie sich im Status Draft befindet. Sie können auch mehrere Fremdwährungen zu Ihrem Xero-Konto hinzufügen.
Wie Produkte und Dienstleistungen zwischen den Systemen synchronisiert werden
Wenn Sie bereits alle Produkte und Dienstleistungen in Xero angelegt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zu exportieren und in die RO App zu importieren.
Beachten Sie, dass Sie Produkte und Dienste über die Seiten „Mein Unternehmen > Produkte” und „Mein Unternehmen > Dienste” importieren.
Wenn Sie keine Produkte und Dienstleistungen in Xero angelegt haben, werden diese automatisch dort angelegt, wenn die Übertragung von Rechnungen aus der RO App erfolgt. Nur der Name des Produkts wird von der RO App zu Xero übertragen.
Einstellungen für die Rechnungsnummerierung
Alle von der RO App zu Xero übertragenen Rechnungen werden gemäß den Xero-Einstellungen nummeriert.
So ändern Sie diese Einstellungen:
1. Gehen Sie zu Settings > Invoice Settings.
2. Öffnen Sie Default Settings.
3. Ändern Sie die Nummerierungseinstellungen, indem Sie die Felder „Invoice Prefix“ und „Next Number“ ausfüllen.
Das Feld „Invoice Prefix“ können Sie leer lassen, aber das Feld „Next Number“ ist ein Pflichtfeld. Die nächste Rechnung, die Sie im System erstellen oder die über die Übertragung aus Xero erfolgt, beginnt mit der angegebenen Nummer.
4. Speichern Sie die Änderungen.
Jetzt können Sie die Nummer jedes einzelnen Rechenzweiges ändern, indem Sie die Rechnung öffnen und die Rechnungsnummer so bearbeiten, dass sie mit der in der RO-App übereinstimmt.
So funktionieren Rechenzweige-Aktualisierungen
Sobald eine Rechnung synchronisiert wurde, werden nachfolgende Änderungen an ihren Daten ebenfalls automatisch synchronisiert, nachdem die Aktualisierung gespeichert wurde. Der Synchronisierungsstatus und das Datum werden entsprechend aktualisiert.
Änderungen an der Menge und dem Betrag der hinzugefügten Artikel werden in beide Richtungen synchronisiert.
Wenn Sie Änderungen an einer Rechnung in Xero vornehmen und speichern, wird deren Status in der RO-App automatisch entsprechend Ihren Integrationseinstellungen aktualisiert. Dasselbe gilt, wenn eine Rechnung storniert wird – ihr Status in der RO-App ändert sich entsprechend.
☝️ Stellen Sie sicher, dass die Statusübertragung-Regeln korrekt konfiguriert sind, damit sie ohne Einschränkungen zwischen den beiden Anwendungen übertragen werden können.
Die folgenden Aktualisierungen werden nur synchronisiert, wenn sie in der RO App vorgenommen werden:
Artikelname
Artikelliste (hinzugefügte oder entfernte Artikel)
Kunde
Rechnungsdatum
Fälligkeitsdatum der Rechnung
Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Kontakt-/Zahlerprofilen, Produkt-/Dienstleistungs-/Arbeitsprofilen oder Rechtspersonenprofilen nicht automatisch übertragen werden, es sei denn, die Aktualisierungen werden direkt in der Rechnung vorgenommen.
Wenn Sie beispielsweise den Kunden auf der Rechnung ändern, wird diese Aktualisierung erfolgreich mit Xero synchronisiert. Wenn Sie jedoch nur die Telefonnummer des Kunden im Kundenprofil ändern, wird diese Änderung nicht synchronisiert.
So erfolgen die Übertragungen von Zahlungen
Wenn Sie in der RO App eine Zahlung für eine synchronisierte Rechnung erstellen, fügt das System automatisch eine passende Zahlung zur entsprechenden Xero-Rechnung hinzu, wobei der Betrag und das Datum beibehalten werden.
Das Gleiche gilt auch umgekehrt: Wenn ein Benutzer in Xero eine Zahlung für eine synchronisierte Rechnung erstellt, fügt das System automatisch die entsprechende Zahlung in der RO App hinzu. Alle diese Zahlungen werden dem in den Integrationseinstellungen definierten Konto gutgeschrieben.
Stellen Sie sicher, dass die Zahlung den gesamten Betrag der Rechnung in einer einzigen Transaktion abdeckt, damit sie korrekt mit der RO App synchronisiert wird und alle damit verbundenen Statusänderungen ausgelöst werden. Wenn der Gesamtbetrag durch mehrere Teilzahlungen beglichen wird, wird die Zahlung nicht synchronisiert und der Rechnungsstatus bleibt unverändert.
Zahlungsänderungen oder -löschungen werden nicht zwischen den Systemen übertragen.