Mit der Integration von RO App und QuickBooks können Sie Ihre Rechnungen, Produkte, Dienste und Zahlungen ganz einfach zwischen beiden Systemen synchronisieren. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre RO App- und QuickBooks-Konten miteinander verbunden sind. In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Übertragung von Informationen in beide Richtungen erfolgt und auf dem neuesten Stand gehalten wird.

☝️ In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass Sie bereits über ein aktives QuickBooks-Konto verfügen.

Rechnungen und Zahlungen aus der RO App können automatisch und manuell an Quickbooks gesendet werden.

Wenn Sie in der RO App eine Rechnung erstellen und deren Status auf einen in den Integrationseinstellungen konfigurierten Status setzen, wird sie automatisch an Ihr QuickBooks-Konto gesendet. Sie können die Rechnung auch manuell in jedem Status übertragen, wenn sie noch nicht synchronisiert wurde. Klicken Sie dazu auf Aktionen > Rechnung synchronisieren. Dies ist eine einmalige Aktion.

Der Synchronisierungsstatus sowie das Datum der letzten Aktualisierung werden oben auf der Rechenzettel-Seite neben der Rechnungsnummer angezeigt. Klicken Sie auf das QuickBooks-Symbol, um die Rechnung in QuickBooks zu öffnen.

Sie können alle synchronisierten Rechnungen auf der Seite „Sales > Invoices“ in QuickBooks einsehen.

Die folgenden Informationen werden von der RO-App in die QuickBooks-Rechnungen übermittelt:

Wenn in der RO App-Rechnung der Zahler mit dem Kunden übereinstimmt, wird die Adresse des Kunden in das Feld „Bill to“ in der QuickBooks-Rechnung übertragen. Wenn der Zahler ein anderer Kontakt ist, enthält das Feld „Bill to“ den Namen des Kunden und die Adresse des Zahlers.

Produkte und Dienste werden anhand ihres Namens gesucht, da dieser als eindeutige Kennung dient.

Wenn Sie bereits alle Produkte und Dienste in Quickbooks angelegt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zu exportieren und in die RO App zu importieren.

Beachten Sie, dass Sie Produkte und Dienste über die Seiten Mein Unternehmen > Produkte und Mein Unternehmen > Dienste importieren können.

Wenn Sie keine Produkte und Dienste in Quickbooks angelegt haben, werden diese dort automatisch angelegt, wenn Sie Rechnungen aus der RO App übertragen. Nur der Name und die Beschreibung des Produkts werden von der RO App zu QuickBooks übermittelt.

Wichtig: Die maximale Länge des produkt-/dienstleistungsnamens in Quickbooks sollte 100 Zeichen nicht überschreiten. Quickbooks akzeptiert die Anfrage nicht, wenn Sie eine Rechnung mit einem produkt- oder dienstleistungsnamen übertragung, der die folgenden Zeichen enthält: / oder :

QuickBooks verfügt über ein Standardnummerierungssystem, bei dem jede erstellte oder übertragene Rechnung fortlaufend nummeriert wird, beginnend mit 1001.

Leider gibt es keine Einstellungen, mit denen die Übertragung von Dokumenten aus der RO-App nach QuickBooks erfolgen kann, ohne dass ihre Nummerierung gespeichert wird. Sie können jedoch die Einstellungen in QuickBooks so anpassen, dass Sie die Nummern der Rechnungen selbst bearbeiten können.

So können Sie die Nummern der Rechnungen für jedes übertragene Dokument anpassen:

1. Gehen Sie zu Settings > Account and Settings.

2. Öffnen Sie den Abschnitt Sales.

3. Aktivieren Sie Custom transaction numbers und klicken Sie auf Done, um die Einstellung zu speichern.

Jetzt hat jedes neue Dokument, das im Rahmen der Übertragung von der RO-App zu QuickBooks erfolgt, keine Nummer mehr, aber Sie können es in eine beliebige Nummer ändern, einschließlich der Anpassung an die Rechnungsnummer in der RO-App.

Öffnen Sie dazu einfach die Rechnung, bearbeiten Sie das Feld Invoice No. und speichern Sie die Rechnung.

Sobald eine Rechnung synchronisiert wurde, werden nachfolgende Änderungen an ihren Daten ebenfalls automatisch synchronisiert, nachdem die Aktualisierung gespeichert wurde. Der Synchronisierungsstatus und das Datum werden entsprechend aktualisiert.

Änderungen an der Menge und dem Betrag hinzugefügter Artikel werden in beide Richtungen synchronisiert.

Wenn Sie in QuickBooks Änderungen an einer Rechnung vornehmen und speichern, wird deren Status in der RO-App automatisch entsprechend Ihren Integrationseinstellungen aktualisiert. Dasselbe gilt, wenn eine Rechnung storniert wird – ihr Status in der RO-App ändert sich entsprechend.

☝️ Stellen Sie sicher, dass die Regeln der Status-Übertragung korrekt konfiguriert sind, damit sie ohne Einschränkungen zwischen einander wechseln können.

Die folgenden Aktualisierungen werden nur synchronisiert, wenn sie in der RO-App vorgenommen werden:

Bitte beachten Sie, dass Änderungen an Kontakt-/Zahlerprofilen, Produkt-/Dienstleistungs-/Arbeitsprofilen oder Rechtspersonenprofilen nicht automatisch übertragen werden, es sei denn, die Aktualisierungen werden direkt in der Rechnung vorgenommen.

Wenn Sie beispielsweise den Kunden auf der Rechnung ändern, wird diese Aktualisierung erfolgreich mit QuickBooks synchronisiert. Wenn Sie jedoch nur die Telefonnummer des Kunden im Kundenprofil ändern, wird diese Änderung nicht synchronisiert.

Wenn Sie in der RO App eine Zahlung für eine synchronisierte Rechnung erstellen, fügt das System automatisch eine entsprechende Zahlung zur entsprechenden QuickBooks-Rechnung als „Undeposited Funds” hinzu, wobei der gleiche Betrag und das gleiche Datum beibehalten werden.

Das Gleiche gilt auch umgekehrt: Wenn ein Benutzer in QuickBooks eine Zahlung für eine synchronisierte Rechnung erstellt, fügt das System automatisch die entsprechende Zahlung in der RO App hinzu. Alle diese Zahlungen werden dem in den Integrationseinstellungen definierten Konto gutgeschrieben.

Stellen Sie sicher, dass die Zahlung den gesamten Rechenbetrag in einer einzigen Transaktion abdeckt, damit sie korrekt mit der RO App synchronisiert wird und alle damit verbundenen Statusänderungen ausgelöst werden. Wenn der Gesamtbetrag durch mehrere Teilzahlungen beglichen wird, wird die Zahlung nicht synchronisiert und der Rechnungsstatus bleibt unverändert.

Zahlungsänderungen oder -löschungen werden nicht zwischen den Systemen übertragen.