Wenn Ihr Unternehmen mit internationalen Kunden zusammenarbeitet und Zahlungen in verschiedenen Währungen entgegennimmt, hilft Ihnen der Abschnitt Währungen dabei, Ihre Finanzprozesse flexibel zu konfigurieren.
In diesem Abschnitt können Sie die erforderlichen Währungen hinzufügen, aktuelle Wechselkurse verwalten und deren Verlauf nachverfolgen.
Bitte beachten Sie:
Das Hauptbuch des Unternehmens ist an die Basiswährung gebunden. Sie können diese hier nicht ändern, aber Sie können festlegen, wie sie angezeigt wird, oder zusätzliche Währungen hinzufügen.
Um mit diesem Bereich arbeiten zu können, muss für einen Mitarbeiter die Berechtigung Finanzen im Berechtigungsblock Einstellungen aktiviert sein.
Derzeit unterstützt das System das Anlegen zusätzlicher Währungen, das Anlegen von Finanzkonten in einer anderen Währung als der Basiswährung sowie Einzahlungen auf diese Konten und den Währungsumtausch. Funktionen zur Abwicklung von Zahlungen für Aufträge, Rechnungen oder Verkäufe sowie zur Preisgestaltung für Produkte und Dienste in mehreren Währungen werden in zukünftigen Updates hinzugefügt.
Basiswährung
Auf der Seite Einstellungen > Finanzen wird im Abschnitt Währungen die Basiswährung des Unternehmens festgelegt – dies ist die Währung, die standardmäßig im System verwendet wird.
Sie können die Basiswährung nicht selbst ändern, aber Sie können die Darstellung (Symbol oder Format) anpassen. Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern.
Wenn Sie eine andere Basiswährung festlegen müssen, wenden Sie sich bitte per Chat an den Support.
Zusätzlich zur Basiswährung können Sie weitere Währungen hinzufügen, die in Ihrem Unternehmen verwendet werden sollen.
So fügen Sie eine Währung hinzu
Eine Währung in den Finanzeinstellungen hinzufügen
1. Klicken Sie auf der Seite Einstellungen > Finanzen im Abschnitt Währungen auf + Währung.
2. Wählen Sie die gewünschte Währung aus der Liste aus.
3. Legen Sie fest, wie die Währung im System angezeigt werden soll – das Währungssymbol und dessen Position relativ zum Betrag.
4. Das System füllt den Wechselkurs gegenüber der Basiswährung automatisch aus. Bei Bedarf können Sie den Kurs manuell bearbeiten. Bei der Eingabe des Kurses zeigt das System die Umrechnungsrichtung im Format 1 [zusätzliche Währung] = [Kurs] [Basiswährung] an. Dies hilft sicherzustellen, dass der Kurs in der richtigen Richtung eingegeben wird.
Der Wechselkurs kann bis zu sechs Dezimalstellen haben.
Zur Ermittlung des Wechselkurses nutzt die RO App die Frankfurter API. Bei Bedarf können Sie die Quelle für die Ermittlung des Wechselkurses über die API ändern.
5. Speichern Sie die neue Währung.
Hinzufügen einer Währung beim Anlegen eines Kontos
Wenn Sie ein Konto in einer Währung anlegen, die noch nicht in der Währungstabelle enthalten ist, fügt das System diese automatisch hinzu – mit dem zum Zeitpunkt der Kontoeröffnung aktuellen Wechselkurs.
Nach dem Speichern führt das System Folgendes durch:
Es fügt die Währung zur Tabelle der aktiven Zusatzwährungen hinzu;
es speichert den eingegebenen Wechselkurs als aktuellen Kurs;
es erstellt den ersten Eintrag in der Wechselkurshistorie – mit Datum und Uhrzeit, dem Mitarbeiter, der ihn eingegeben hat, sowie dem Wechselkurswert. Dieser Eintrag ist dauerhaft.
Tabelle Zusatzwährungen
Alle aktiven Währungen werden in der Tabelle Zusatzwährungen gespeichert. Für jede Währung werden angezeigt:
Währungsname;
aktueller Wechselkurs;
Datum und Uhrzeit der letzten Kursänderung.
So bearbeiten Sie eine zusätzliche Währung
1. Öffnen Sie die gewünschte Währung auf der Seite Einstellungen > Finanzen > Währungen durch Doppelklick.
2. Im angezeigten Dialogfeld können Sie Folgendes ändern:
die Darstellung der Währung;
den Wechselkurs.
3. Geben Sie den gewünschten Wert ein und speichern Sie.
Direkt in diesem Dialogfeld sehen Sie den vollständigen Verlauf der Wechselkurse für diese Währung: wann und von wem Änderungen vorgenommen wurden und wie der Wechselkurs jeweils war. Die neuesten Einträge stehen ganz oben.
Was passiert, wenn Sie Änderungen speichern:
Wenn sich der Wechselkurs geändert hat, erscheint ein neuer Eintrag im Verlauf, und dieser Eintrag wird zum aktuellen;
wenn der Wechselkurs derselbe wie zuvor ist, wird kein neuer Eintrag erstellt.
So löschen Sie eine zusätzliche Währung
Öffnen Sie die gewünschte Währung auf der Seite Einstellungen > Finanzen > Währungen durch einen Doppelklick darauf. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“ in der unteren rechten Ecke und bestätigen Sie den Vorgang.
Sie können eine Währung nicht löschen, wenn sie mindestens ein Konto enthält. Löschen Sie zunächst alle Konten in dieser Währung.
Nach dem Löschen verschwindet die Währung nicht vollständig aus dem System – sie wird in der Liste der aktiven Währungen ausgeblendet und steht nicht mehr zur Auswahl. Alle damit verbundenen Daten (Wechselkursverlauf sowie alle Konten und Transaktionen, bei denen diese Währung bereits verwendet wurde) bleiben im System gespeichert.
Um wieder Zugriff auf diese Daten zu erhalten, müssen Sie die Währung wiederherstellen – das heißt, sie wieder zur Liste der aktiven Währungen hinzufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass alte, in dieser Währung erstellte Finanzdokumente korrekt und ohne Datenverlust angezeigt werden.
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