Status dienen dazu, einen Arbeitsablauf mit Aufgaben zu erstellen.
Sie können Status anlegen, bearbeiten und löschen. Dazu benötigen Sie die entsprechenden Zugriffsrechte für den Bereich „Einstellungen > Status“ im RO App-System.
Mithilfe von Status für Aufgaben können Sie einen schrittweisen Arbeitsablauf für Mitarbeitende erstellen: von der Zuweisung einer Aufgabe bis hin zu deren Überprüfung und Abschluss.
Einen neuen Status erstellen
Schritt 1. Klicken Sie auf der Seite „Einstellungen > Status > Aufgaben“ auf die Schaltfläche „+ Status“.
Schritt 2. Geben Sie den Namen des Status ein und konfigurieren Sie ihn. Wir empfehlen, prägnante Namen zu verwenden, um die visuelle Darstellung in der Tabelle der Aufgaben zu verbessern.
Sie können Emojis im Statusnamen verwenden. Windows-Benutzer drücken dazu die Tasten „Win + . (Punkt)“ und wählen ein Emoji aus. Wenn Sie das richtige Emoji nicht finden können oder Mozilla Firefox oder Edge verwenden, besuchen Sie die Website emojipedia: Kopieren Sie einfach das gewünschte Emoji und fügen Sie es ein.
Hinweis: Das Ändern der Statusfarben wird derzeit nicht unterstützt.
„Kommentar“ beim Wechsel in diesen Status erforderlich – Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, damit ein Teammitglied die Aufgabe nicht ohne Kommentar in diesen Status versetzen kann. Der Kommentar wird im Aktivitätsprotokoll der Aufgabe angezeigt.
Status ist verfügbar – Verwenden Sie die Kontrollkästchen, um die Mitarbeitenden-Rollen auszuwählen, die Aufgaben in diesem Status anzeigen und diesen Status setzen dürfen.
Status, aus denen in diesen Status gewechselt werden kann – Markieren Sie die Status, aus denen Aufgaben in den von Ihnen erstellten Status verschoben werden können.
Beispielsweise kann eine Aufgabe nur aus dem Status „In Bearbeitung“ in den Status „In Prüfung“ verschoben werden.
Status, in den dieser Status geändert werden kann – Markieren Sie die Status, in die Aufgaben aus dem von Ihnen erstellten Status verschoben werden können.
Beispielsweise kann eine Aufgabe nur aus dem Status „In Prüfung“ in die Status „Abgeschlossen“ und „In Bearbeitung“ verschoben werden.
Schritt 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“. Fertig – der neue Status wurde hinzugefügt und erscheint in der Liste.
Status bearbeiten und löschen
Um einen Status zu bearbeiten, rufen Sie die Seite „Einstellungen > Status > Aufgaben“ auf. Doppelklicken Sie auf den gewünschten Status, nehmen Sie Ihre Änderungen vor und speichern Sie diese.
Wichtig: Beim Bearbeiten eines Status ist der Bereich zur Auswahl der Status, die in diesen Status übergehen können, nicht verfügbar.
Wenn Sie beispielsweise möchten, dass ein bestehender Status (A) von einem anderen Status (B) aus zugewiesen werden kann, müssen Sie den Status (B) selbst bearbeiten.
Um einen Status zu löschen, doppelklicken Sie auf der Seite „Einstellungen > Status > Aufgaben“ auf den gewünschten Status und klicken Sie auf die Schaltfläche „Löschen“.
Bitte beachten Sie, dass zum Löschen eines Aufgabenstatus Folgendes gilt:
Es dürfen sich keine Aufgaben in diesem Status befinden;
mindestens ein weiterer Status muss in der Statusgruppe verbleiben.
Wie verwendet man Aufgabenstatus in der RO App?
Verwenden Sie Aufgabenstatus, um einen Workflow für Ihr Team zur Erledigung von Aufgaben zu erstellen: von der Erstellung bis zur Ergebnisüberprüfung.
Regeln für den Übergang zwischen Status
Durch die Konfiguration von Regeln für den Übergang zwischen Status können Sie einen spezifischen Geschäftsprozess für Aufgaben definieren. Die Regeln werden im Statusbearbeitungsfenster auf der Seite „Einstellungen > Status > Aufgaben“ im Abschnitt „Status, zu denen dieser Status wechseln kann“ konfiguriert.
Standardmäßig können alle Status – mit Ausnahme derjenigen in der Gruppe „Abgeschlossen“ – zu jedem anderen Status wechseln.
Manchmal kann es vorkommen, dass Mitarbeitende eine Aufgabe versehentlich in den falschen Status verschieben und dadurch den gesamten Arbeitsablauf stören. Übergangsregeln helfen, solche Fehler zu vermeiden.
Beispielsweise kann ein Mitarbeitender vom Status „Neu“ nur in den Status „In Bearbeitung“ oder „Ausstehend“ wechseln, und vom Status „In Prüfung“ kann er in den Status „Abgeschlossen“ oder zurück in den Status „In Bearbeitung“ wechseln.
Dadurch entsteht eine übergreifende Statusfolge: Es gelten zwar Einschränkungen, aber in bestimmten Fällen kann ein Mitarbeitender wählen, in welchen konkreten Status er die Aufgabe verschieben möchte.
Um das Fehlerrisiko vollständig auszuschließen, konfigurieren Sie die Regeln so, dass eine separate Statusfolge erstellt wird, die mit keiner anderen verknüpft ist. Erstellen Sie dazu in jeder Gruppe neue Status und legen Sie Regeln für den Übergang von einem zum anderen fest.
Beispiel: „Neu 1 > In Bearbeitung 1 > In Prüfung 1 > Abgeschlossen 1“.
Um diese Abfolge einzurichten, öffnen Sie den Status „Neu 1“ und legen Sie fest, dass von diesem Status nur ein Übergang zu „In Bearbeitung 1“ möglich ist. Legen Sie dann im Status „In Bearbeitung 1“ fest, dass von diesem Status nur ein Übergang zu „In Prüfung 1“ möglich ist, und so weiter.